Archivi d’impresa in Italia

La normativa italiana sulla gestione degli archivi storici pubblici prevede una divisione in tre tipologie: corrente, di deposito e in separata sezione. Per quanto riguarda gli archivi privati, per semplificazione, si adotta la suddivisione degli archivi pubblici.

Per la gestione di un archivio corrente della Pubblica Amministrazione dobbiamo sottolineare come la situazione sia differente rispetto a un qualsiasi altro archivio. Al di là della documentazione obbligatoria, all’interno degli archivi d’impresa sono presenti una serie di documenti, non solo in forma cartacea, ma veri e propri materiali che permettono di conservare e divulgare la memoria e il patrimonio storico dell’azienda. Un’azienda non può mantenere ogni traccia della propria produzione e operato ma è costretta a eliminare alcuni elementi ritenuti irrilevanti. Per facilitare questa attività è possibile utilizzare dei massimari, cioè degli elenchi che indicano quali elementi possono essere scartati e quali no (Bonfiglio-Dosio, 2003).

Realizzare un archivio storico aziendale non è però un’operazione facile da realizzare soprattutto per le realtà private che devono cercare di andare oltre alla semplice conservazione fiscale e contabile. Per fare in modo che la memoria non venga perduta, i proprietari e gli imprenditori devono essere consapevoli di essere attori dello sviluppo del territorio, testimoni culturali e aggregatori sociali.

La normativa pubblica ha uniformato la modulistica a disposizione degli imprenditori e ha contribuito all’utilizzo di forme di registrazione della memoria e di strutturazione degli archivi, senza però compromettere la creatività dei singoli nel personalizzare i propri spazi.

Spesso quando si parla di archivio d’impresa, soprattutto nelle piccole e medie imprese, è presente una famiglia alle spalle. In Italia, famiglia, impresa, cultura, comunità e territorio vanno di pari passo e uno non può essere presente senza l’altro. All’interno degli archivi di queste imprese a conduzione familiare ci sono diverse documentazioni più personali legate alle situazioni biologiche e giuridiche dei singoli soggetti come possono essere battesimi, matrimonio, ecc. e legate ai rapporti interpersonali come per esempio le liti.

Una importante distinzione è tra “archivi economici” e “archivi d’impresa”. I primi vengono creati da soggetti di natura pubblica o privata che agiscono per sostenere e

controllare le produttività; i secondi vengono prodotti da soggetti giuridici di natura privata. Nella maggior parte dei casi troviamo la seconda tipologia e per questo sono presenti tutte le problematiche legali, gestionali e archivistiche degli archivi economici, ma in più c’è una scarsa sensibilità culturale che si offre ai documenti imprenditoriali (Montemaggi e Severino, 2007).

Gli archivi pubblici e statali presentano delle regole ben precise da seguire per quanto riguarda l’organizzazione dell’archivio e altre forme documentali, mentre quelli privati non hanno altrettante indicazioni specifiche. In base alla normativa sugli archivi (D. Lgs 22 gennaio 2004, art. 41. e 42, il Codice dei beni culturali e del paesaggio), infatti, nel caso di uffici statali o enti pubblici sono presenti determinati obblighi di legge e sono facilmente identificabili mentre gli archivi privati sono presenti solo se viene dichiarato “di notevole interesse storico” e sono liberi di scegliere come organizzare il patrimonio storico e la memoria. Tra gli obblighi che i privati sono tenuti a rispettare troviamo il fatto che gli archivi possono essere modificati ma devono mantenere la loro organicità; che lo scarto di documenti degli archivi deve essere approvato dal sovraintendente; la posizione fisica non può essere modificata senza l’autorizzazione del ministero; l’obbligo di ordinare e redigere un inventario dell’archivio.

Una problematica legata alla conservazione della memoria è data dal rapporto tra l’archivio e il suo produttore. Mantenere un rapporto pulito e sincero tra questi due elementi è difficile quando sono presenti fusioni, cessioni di parti di azienda o di marchio, intrecci tra controllate e partecipate e condivisione di servizi gestionali e informativi (Bonfiglio-Dosio, 2003).

Biagio Longo, in rappresentanza di Ferpi – Federazione Relazioni Pubbliche Italiana sostiene che: “La stragrande maggioranza delle aziende non comunica la propria memoria, ma ‘pulisce tutto’ eliminando i suoi archivi: spesso sembra non ci sia la possibilità di organizzarli, ma manca anche la competenza per farlo. Fra l’altro, oggi noi come comunicatori non siamo chiamati solo a raccontare del materiale raccolto e catalogato. Il discorso attuale è come posizionare il valore della cultura di impresa nel mondo di oggi, industriale e finanziario, dove regna la volatilità, anche nella memoria. Il recupero della memoria è un volano o un fardello? Se un’azienda italiana viene comprata dai russi, o dai cinesi, la memoria storica a chi deve parlare? Chi sono i dipendenti cui rivolgersi? Altro esempio: una fusione paritaria tra due aziende che cosa provoca, quando dobbiamo costruire un concept per il recupero di tutto quello che hanno comunicato negli anni? Come mettere a disposizione e trasformare la memoria di organismi societari

storici, negli assets culturali delle società sopravvenute? Il concetto di “heritage” è bellissimo. E, anche sulla base della mia esperienza aziendale, posso dire che proprio questo può essere il valore aggiunto su cui innestare la comunicazione corrente, in tutte le sue articolazioni. Ogni strategia di comunicazione si deve assolutamente inserire in questa sfida. Anche se non è per niente facile, resta il fatto che da qui dobbiamo passare, e perciò è proprio qui che occorre apportare la nostra capacità innovativa. La mia percezione è assolutamente positiva. L'affinamento cui sono arrivate le esperienze di storytelling e la presenza di alcune iniziative davvero eccellenti, fa ben sperare sul futuro”.

“La questione degli archivi è tutta del nostro secolo” disse Cesare Guasti, uno studioso di storia e archivi nel 1870. Tutto iniziò con la rivoluzione francese la quale aprì le porte agli archivi per disperderne i documenti. In parte ci riuscì, ma da quel momento in poi gli archivi non chiusero più le porte. L’amministrazione archivistica italiana, in quegli anni ha cominciato a sviluppare e ad essere sempre più presente, andando a conservare delle carte degli antichi Stati e dello Stato unitario presso gli Archivi di Stato di ciascuna provincia e presso l’archivio Centrale dello Stato. Nel 2011 la spesa complessiva era di 110.585.143 euro, tra queste troviamo le spese di funzionamento (euro 109.043.924), le spese per il personale (euro 97.476.675), le spese per l’affitto delle sedi (euro 7.353.470), le spese per l’acquisto di beni e servizi (euro 4.213.779). Da questi dati vediamo che lo stato spende nel settore archivistico per interventi e investimenti poco meno dell’1,4% cioè euro 1.541.219. c’è da dire però che una parte delle spese per l’acquisto di beni e servizi viene utilizzato per gli interventi e gli investimenti. A questi c’è da aggiungere euro 600.000.000 per realizzare il sistema archivistico nazionale (SAN). Si arriverebbe in totale al 3% circa delle spese totali. (Paolini e Severino, 2014). Il portale archivi d’impresa ha lo scopo di salvaguardare e promuovere la conoscenza degli archivi storici d’impresa pubblici e privati in Italia. Ideato nel 2009, viene presentato ufficialmente nel 2011 è un punto di accesso al sistema archivistico italiano e ha lo scopo di far conoscere, a soggetti non specialisti, tutte le risorse archivistiche a livello nazionale.1

Queste risorse sembrano in crescita rispetto al passato, basta pensare che fino agli anni Ottanta del Novecento solo una parte del patrimonio archivistico italiano veniva custodito fuori dal sistema istituzionale degli Archivi di Stato. Dalla metà degli anni Ottanta, le

maggiori imprese italiane sia pubbliche che private hanno iniziato a sviluppare questa idea della conservazione e della valorizzazione. Tra le prime aziende troviamo Eni, Fiati, Banca d’Italia e Sip, successivamente diventata parte dell’archivio di Telecom Italia. Queste grandi imprese hanno sviluppato e conservato la propria memoria grazie alla loro ricchezza culturale. Con le privatizzazioni degli anni Novanta si sono facilitati sempre più i processi, migliorando le prospettive di conservazione e valorizzazione del patrimonio archivistico delle imprese. Successivamente alle attività di censimento svolte dalle Soprintendenze, molte più piccole e medie imprese sono state incluse nella sensibilità culturale grazie alle loro tradizioni familiari. Al 2011 si registrano 1.158 archivi di imprese e gruppi2_{. Dal sito dell’associazione Museimpresa, nata nel 2001,}

vediamo che ben 15 archivi su 48 appartengono a grandi realtà Italiane. Nella seguente tabella possiamo vedere l’elenco degli archivi presenti in Italia.

Tabella 1. Archivi d’impresa in Italia

ARCHIVIO CATEGORIA REGIONE

Archivio storico Barilla Cibo e benessere Emilia Romagna

Archivio Storico e Museo Birra Peroni Cibo e benessere Lazio

Casa Martini (Martini&Rossi) Cibo e benessere Piemonte

Archivi/Galleria delle aziende Guzzini Design Marche

Archivio Storico La Marzocco Design Toscana

Molteni Museum Design Lombardia

Associazione Archivio Storico Olivetti Design Piemonte

Fondazione Ansaldo (Finmeccanica) Economia e società Liguria

Fondazione AEM Economia e società Lombardia

Archivio Storico Fiocchi Economia e società Lombardia

Museo Storico del Banco di Napoli Economia e società Campania

Museo del Mutuo Soccorso Economia e società Lazio

Archivio Storico Fondazione Fiera Milano Economia e società Lombardia Archivio Storico Cartiere Miliani Fabiano Economia e società Marche Archivio Storico del Gruppo Intesa Sanpaolo Economia e società Lombardia

Archivio e Museo Storico Reale Mutua Economia e società Piemonte

Archivio Storico del Gruppo Sisal Economia e società Lombardia

Archivio Nazionale Cinema Impresa Economia e società Piemonte

Fondazione Isec Economia e società Lombardia

Fondazione Fila Museum Moda Piemonte

Collezione Storica e Archivi Rubelli Moda Veneto

CasaZegna (Ermenegildo Zegna) Moda Piemonte

Fondazione Museo Augusta Motori Lombardia

Archivio Storico Magneti Marelli Motori Lombardia

Museo e Archivio Storico Piaggio Motori Toscana

Fondazione Pirelli Motori Lombardia

Archivio e Museo Storico Same Motori Lombardia

Archivio Storico Bracco Ricerca e innovazione Lombardia

Archivio Storico Eni Ricerca e innovazione Lazio

Archivio Storico e Museo Italgas Ricerca e innovazione Piemonte

Fondazione Dalmine (Tenaris) Ricerca e innovazione Lombardia

Fonte: Nostra produzione da www.museimpresa.it