Contributo paesi ass
2.12. Corporate Governance
Titolo Identificativo attività
Descrizione/Obiettivi Risultati previsti HR FR Indicatore
Fornitura di servizi finanziari e societari
FIN-1 Assicurare i servizi ordinari e la continuità Fornitura di servizi finanziari e societari
44* Livello di soddisfazione
Tempestività Miglioramento e sviluppo
della gestione del bilancio
FIN-2 Introdurre la gestione basata sulle attività (ABM) per completare il processo di formazione del bilancio basato sulle attività (ABB) con l’obiettivo di migliorare la gestione delle prestazioni e della qualità per allineare i prodotti e servizi di Frontex alle esigenze delle parti interessate;
Miglioramento e sviluppo della gestione del bilancio
0,2 Livello di soddisfazione
Tempestività finanziamento/contrattuali con gli Stati membri per l’impiego di attrezzature tecniche, infine ottenere maggiori servizi (Art.13)
Revisione degli strumenti di finanziamento usati
dall’Agenzia -
contratti/sovvenzioni/ri mborsi spese
0,5 Livello di soddisfazione
Tempestività
Identificazione di altre fonti finanziarie per le attività di Frontex
FIN-4 Individuare il potenziale di finanziamento esterno per le attività coordinate da Frontex, ma anche i loro limiti.
Esplorare e individuare un meccanismo efficiente su come creare sinergie e collegare le reti e i programmi finanziati dall’Unione nel campo dei rimpatri. (Art. 26,27)
Identificazione di altre fonti finanziarie per le attività di Frontex
0,5 Livello di soddisfazione
Tempestività
Automazione dei processi finanziari e di
FIN-5 Sviluppare una piattaforma/sistema IT che migliorerà/ottimizzerà e offrirà meccanismi di
Automazione dei processi finanziari e di
0,3 Livello di soddisfazione Tempestività
approvvigionamento, ivi compresa l’integrazione con le parti interessate esterne
monitoraggio e controllo migliori per le nostre relazioni finanziarie con gli Stati membri.
Valutazione e introduzione di uno strumento per la gestione degli approvvigionamenti/contratti
approvvigionamento, ivi soddisfare le proprie necessità. Fornire supporto logistico e la gestione delle strutture alle EURTF e agli uffici di collegamento negli Stati membri e nei paesi terzi.
Revisione delle necessità attuali e future riguardanti i locali e le
infrastrutture.
0,5 Livello di soddisfazione Tempestività
Titolo Identificativo attività
Descrizione/Obiettivi Risultati previsti HR FR Indicatore
Procedure di selezione e assunzione, gestione
del personale,
formazione e sviluppo del personale
HRS-1 Sostegno alle procedure di selezione e assunzione, applicazione dello statuto dei funzionari e del RAA, elaborazione di politiche sul personale (norme e migliori prassi dell’UE), assistenza ai dirigenti e al personale di Frontex in tutte le questioni legate alle risorse umane:
stanziamenti di bilancio assegnati al titolo 1, questioni legate allo sviluppo del personale;
formazione dei dipendenti di Frontex, esercizio di valutazione annuale; procedura di riclassificazione; diritti del personale di Frontex (compresi END e SMT).
33* 0 Livello di soddisfazione
Garanzia di una protezione adeguata dalle minacce per il
personale, le
informazioni, gli edifici e le attrezzature Frontex
HRS-3 Misure di sicurezza e per l’incolumità poste in essere conformemente al quadro normativo generale per la sicurezza interna e coerentemente con le norme e le migliori prassi dell’UE. Tali misure comprendono l’attuazione delle norme applicabili, comprese le norme sulle informazioni classificate UE, nonché i contatti con i servizi di sicurezza dell’UE e degli Stati membri.
17* 0 Tempo di risposta
Titolo Identificativo attività
Descrizione/Obiettivi Risultati previsti HR FR Indicatore
Mantenimento delle prestazioni, della disponibilità e della sicurezza dei servizi TIC
ICT-2 Attività volte a garantire la disponibilità di gestione dei progetti e gli analisti dell’attività.
ICT-4 Sviluppare le capacità interne relative all’analisi dell’attività e tecnica, all’impresa e all’architettura del sistema e alla gestione delle informazioni e dei dati per mantenere le conoscenze, migliorare lo sviluppo della strategia e del governo TIC.
Fornire il documento sull’architettura tecnica per il consolidamento dei sistemi TIC al fine di fornire componenti comuni, ridurre il numero di sistemi; ridurre la sovrapposizione di funzionalità e i costi di manutenzione.
Documentazione sull’architettura dell’impresa e tecnica
Nuova strategia IT Nuova IT Architettura tecnica per la piattaforma operativa
3* 400 000 Indice di allineamento
Coordinamento tecnico, dell’approvvigionament o e dei contratti per l’evoluzione dei sistemi sia operativi che non operativi
ICT-5 Coordinamento tecnico degli sviluppi realizzato in collaborazione con altre unità, coordinamento delle procedure e delle richieste di approvvigionamento al fine di garantire l’acquisizione tempestiva di licenze, l’erogazione del supporto, la manutenzione e le attività di sviluppo per:
- i sistemi operativi su misura, FOSS, FMM, attrezzature della sala operativa, soluzione GIS, ambiente di business intelligence;
- la gestione delle risorse digitali;
- applicazioni su misura nell’area amministrativa.
delle soluzioni IT, la gestione di SLA
8* 1 600 000 Livello qualitativo;
indice di allineamento
Intranet / spazio di lavoro My Frontex
ICT-6 Ulteriore sviluppo dello spazio di lavoro My Frontex (strumenti di collaborazione basati su
Fornitura di moduli postazione Intranet/
myFrontex
1,5 800.000 Livello di soddisfazione
Internet) e sistema di gestione documentale basato su record (RDBMS).
Miglioramento della collaborazione, della gestione di documenti e
conoscenze Implementazione della
capacità di continuità operativa TIC
ICT-7 Prosecuzione dell’implementazione e della gestione della capacità di continuità operativa delle TIC (piano di recupero in caso di disastro e relativa infrastruttura) compresi installazione, gestione, miglioramento, prova e manutenzione dei principali servizi TIC nel sito relativo ai piani di recupero in caso di disastro (DRS).
Capacità disponibile nel sito relativo ai piani di
recupero in caso di disastro per i sistemi
base come l’autenticazione, l’e-mail, i server file (prime
fasi), l’installazione dei sistemi principali in
preparazione
1,5 625 000 Livello di soddisfazione
Attuazione della gestione dell’identità e degli accessi
ICT-8 Prosecuzione dell’implementazione e della gestione della capacità di continuità operativa delle TIC (piano di recupero in caso di disastro e relativa infrastruttura) compresi installazione, gestione, miglioramento, prova e manutenzione dei principali servizi TIC nel sito relativo ai piani di recupero in caso di disastro (DRS).
Realizzazione dell’architettura
principale del sistema, definizione della documentazione per le interfacce e le applicazioni aziendali.
1,5 110 000 Indice di allineamento
Adattamento
dell’infrastruttura di rete e di servizio nel piano aggiuntivo dell’edificio, come conseguenza del cambiamento del regolamento e del conseguente aumento del numero del personale
ICT-9 Piano adattato alle necessità degli utenti, ivi compreso il cablaggio alle postazioni di lavoro, l’installazione del wifi, il collegamento del sistema di distribuzione del piano al centro dati, l’installazione di dispositivi multifunzione e di videoconferenza
Utente in grado di usare tutte le soluzioni TIC nei piani aggiuntivi dello
stesso edificio
0,5 440 000
Titolo Identificativo attività
Descrizione/Obiettivi Risultati previsti HR FR Indicatore
Contenzioso e
precontenzioso
LAU-1 LAU rappresenta Frontex dinanzi ai tribunali UE e nazionali. Inoltre, ha un ruolo importante nella fase di pre-contenzioso interna e nel recupero degli importi finanziari dovuti.
2* 0 Livello qualitativo
Pareri giuridici e consulenza riguardanti le attività fondamentali (OPD, CBD)
LAU-2 LAU fornisce supporto ai portatori di interessi su questioni legate alle attività fondamentali (OPD, CBD). Con le crisi che interessano il Mediterraneo, questa attività è divenuta ancora più importante.
Avvertenza: la ricostruzione di I&T influisce in misura significativa sul carico di lavoro di LAU (due persone di Comunicazione incaricate di questioni legate al PAD ai sensi della decisione del CdA n. 3/2014 sono state assegnate ad altre entità interne e non svolgeranno attività relative al PAD). Il personale addetto alle attività fondamentali non svolge sempre le proprie mansioni ai sensi della stessa decisione del CdA (come segnalato più volte nella matrice dei
Meccanismo di reclamo LAU-4 Progettazione LAU del meccanismo di reclamo TBC 0
Attuazione del
regolamento della guardia costiera e di frontiera europea
LAU-5 LAU fornisce consulenza legale e pratica sull’interpretazione e l’attuazione del nuovo regolamento LAU lascia che HoUs realizzi le istruzioni sui dettagli dei compiti derivanti dal regolamento.
3* 0
Processo decisionale LAU-6 LAU controlla la legalità del processo decisionale interno.
0,5 0 Numero di decisioni
impugnate con esito positivo
Supporto generico a Consulenza legale alle
risorse umane
LAU-8 Funzionario legale dedicato alle questioni in materia di risorse umane
TBC 0
Titolo Identificativo attività
Descrizione/Obiettivi Risultati previsti HR FR Indicatore
Mantenimento di un sistema centralizzato di gestione documentale
CGD Attività volte a garantire il pieno funzionamento del sistema centralizzato di gestione documentale
I documenti sono amministrati e messi a disposizione a livello centrale
2 Livello di soddisfazione
Titolo Identificativo attività
Descrizione/Obiettivi Risultati previsti HR FR Indicatore
Favorire la funzione di valutazione aziendale
CG/CTL-1 Le valutazioni interne (intermedie, ex ante ed ex post) sono commissionate e coordinate da un’entità centrale con il coinvolgimento di esperti interni ed esterni.
Relazioni di valutazione e piani d’azione consegnati
0,6 100 000 Numero di
raccomandazioni accettate
Gestione della
continuità operativa in Frontex
CG/CTL-3 Mantenimento e adeguamento della gestione della continuità operativa in Frontex; risposta efficace alle minacce; la BCM protegge i principali interessi operativi di Frontex in conformità con la strategia adottata.
I piani dei valichi di frontiera, di gestione delle crisi e di piani di recupero in caso di disastri sono convalidati e testati.
0,4 0 Indice di allineamento
Titolo Identificativo attività
Descrizione/Obiettivi Risultati previsti HR FR Indicatore
Rafforzamento dei controlli antifrode di Frontex
CG/QM-2 Coerentemente con le raccomandazioni dell’OLAF per tutte le agenzie dell’UE e con gli orientamenti della Commissione, i controlli sulle potenziali frodi saranno rafforzati.
Piano d’azione attuato 0,9 0 Conseguimento degli obiettivi - indice
Miglioramento dei processi
CG/QM-3 Miglioramento dei processi attraverso il rafforzamento della gestione dei processi
Processi operativi convalidati e affinati
1,1 0 Livello di soddisfazione
Entrate