Informazione e trasparenza

Titolo Identific

ativo attività

Descrizione/Obiettivi Risultati previsti HR FR Indicatore

Aggiornamento della linea guida per l’identità visiva di Frontex.

COM-1 L’attuale identità visiva introdotta nel 2012 funziona bene. Le sue forme, i suoi colori e i suoi elementi visivi sono in linea con i messaggi di Frontex e con il concetto di gestione integrata delle frontiere. Frontex viene mostrata come un’entità moderna che assiste i viaggiatori regolari nell’attraversamento veloce delle frontiere (ponti, elementi visivi sovrapposti) pur essendo severa verso coloro che non rispettano la legge.

Dal lancio dell’identità visiva nel 2012, sono state raccolte importanti opinioni dagli utenti e sono stati individuati alcuni problemi funzionali.

Nell’ottica di una possibile nuova definizione del mandato e del cambio del nome completo di Frontex, tale aggiornamento risulta necessario.

Nuova linea guida per l’identità visiva di Frontex.

Politica per l’identità visiva di Frontex.

Supporto grafico alla produzione di oggetti (ad es. bandiere, targhe) secondo le nuove linee guida.

Nell’era dei media online, della comunicazione visiva e multimediale, Frontex deve produrre contenuti che possono essere (ri)modificati, (ri)distribuiti e (re)indirizzati secondo le diverse necessità informative dei pubblici specifici e della moltitudine di canali usati.

Frontex deve creare una rete di autori, redattori e correttori che provvedano alle necessità di comunicazione delle diverse entità di Frontex.

Al fine di illustrare il lavoro di Frontex e delle autorità di frontiera negli Stati membri, Frontex svilupperà una rete di fornitori di foto e video all’interno delle autorità di guardia di frontiera e

Rete di autori, redattori e correttori.

Rete di fornitori di foto e video.

Quadro contrattuale per la ripresa, la regia, la registrazione audio e la post-produzione.

Supporto alla comunicazione per il personale di Frontex

5,1* 300 000 Contenuti interessanti ai fini della

comunicazione on-line prodotti con l’uso di reti e contratti esistenti.

Personale e portatori di interesse di Frontex che usano senza interruzione il sistema di gestione

multimediale LENS.

costiera nazionali. Saranno coinvolti anche gli esperti di comunicazione di Frontex.

Deve essere creato un quadro contrattuale per la produzione di film, la registrazione audio e la post-produzione.

Occorre realizzare e mantenere un sistema di gestione multimediale LENS che faciliti il processo di produzione di foto e video.

nella redazione, nella produzione video, nel design grafico e nella produzione di pubblicazioni.

Livello di soddisfazione del personale di Frontex che ha ricevuto il supporto alla comunicazione.

Comunicazione on-line multilingue

COM-3

Frontex, in qualità di agenzia dell’UE, viene incoraggiata a rendere disponibili le informazioni sul suo ruolo e sulle sue attività in tutte le lingue ufficiali dell’UE.

Nel 2017 Frontex introdurrà mini siti web sul proprio sito web in nove lingue UE con informazioni generali su Frontex, suddivise in blocchi tematici.

Sulla base delle statistiche relative alla

distribuzione linguistica dei visitatori del sito, nei prossimi anni potrebbero essere introdotte altre lingue.

I video di Frontex sono tradotti, con sottotitoli disponibili in nove lingue UE. Questa pratica continuerà e la produzione dei sottotitoli sarà compresa nel processo di produzione video complessivo.

Versioni in nove lingue dei mini siti web di Frontex.

Tutti i film pubblicati on-line tradotti in 9 lingue dell’UE.

0,3 325 000 Cinque mini siti web disponibili on-line Film disponibili on-line con versioni in 8 lingue (sottotitoli)

Comunicazione on-line COM-4 La condivisione delle informazioni con il proprio pubblico è fondamentale nell’ottica di adempiere al proprio impegno verso la responsabilità e la trasparenza di Frontex. Frontex comunica quotidianamente con i propri interlocutori, fornendo informazioni pertinenti e tempestive sulle proprie attività e decisioni che possono interessarli.

Sebbene i metodi di comunicazione tradizionali come la stampa continuino a essere importanti, oggi le parti interessate si aspettano che le informazioni siano disponibili in formati on-line più

Documentazione di gara per il nuovo sistema di gestione dei contenuti, l’hosting e i servizi di monitoraggio.

Strategia di

comunicazione digitale

1,0 Gara per il nuovo

sistema di gestione dei contenuti, l’hosting e i servizi di monitoraggio conclusa.

Strategia per la comunicazione digitale preparata e utilizzata per le attività di

adatti, come i siti web e gli strumenti di social media. Le tendenze osservabili globalmente, tra cui il maggiore utilizzo di internet, l’uso dei social media e le componenti demografiche online in continuo mutamento, indicano che anche le parti interessate di Frontex cercano informazioni in tempo reale sui social media e usano i podcast, i blog e i feed RSS.

Il ruolo delle comunicazioni si è evoluto e continua a progredire con la crescita esponenziale dei social media e il continuo avanzare delle tecnologie da mobile e la crescente disponibilità del Wi-Fi significano che il pubblico ora ha la possibilità di accedere, personalizzare e inoltrare le

informazioni in ogni modo, luogo e momento lo desideri. Le persone possono scegliere di ricevere informazioni e aggiornamenti istantanei sugli argomenti che ritengono utili e interessanti.

L’uso dei social media ai fini del coinvolgimento e della condivisione delle informazioni deve essere parte integrante di tutti i piani di comunicazione dei principali progetti dell’Agenzia.

Nel 2017 Frontex lancerà una procedura di gara per il nuovo sistema di gestione dei contenuti per l’hosting e per i servizi di monitoraggio del sito web.

Sarà creata una nuova strategia di comunicazione digitale per facilitare la comunicazione online sulle piattaforme usate da Frontex (siti web Frontex, piattaforme web dell’UE, social media e piattaforme per la condivisione dei contenuti).

comunicazione quotidiane.

Comunicazione interna COM-5

Frontex deve assicurare che i propri dipendenti abbiano accesso alle informazioni necessarie, così che siano ben informati, senza essere

Soluzione intranet dotata di contenuti di qualità.

5,2* 150 000 Soluzione intranet dotata di contenuti di qualità realizzata e usata dal personale di Frontex.

sovraccaricati, e siano a conoscenza del processo decisionale dell’Agenzia.

La comunicazione interna è uno strumento volto a favorire una cultura del coinvolgimento in cui le persone sono impegnate a raggiungere i risultati aziendali, aiutando a migliorare la motivazione, la collaborazione, la produttività e le prestazioni.

In Frontex, un’agenzia europea multiculturale il cui personale proviene da paesi diversi e con bagagli culturali diversi, la comunicazione è fondamentale per creare un’organizzazione collaborativa di successo. Tale organizzazione incoraggerà l’uso efficiente delle risorse, contribuirà a eliminare i compartimenti stagni dell’attuale cultura e a promuovere il

raggiungimento degli obiettivi fissati.

Una comunicazione interna efficiente è fondamentale per supportare il cambiamento organizzativo, aiutando a ottenere l’approvazione e ad affrontare le resistenze. Nel 2017 e negli anni successivi Frontex subirà modifiche in seguito al cambiamento del proprio mandato.

Frontex deve creare piattaforme moderne di comunicazione interna (ad es. soluzione intranet moderna) e dotarle di contenuti di qualità.

Con l’aumento del personale, Frontex si

concentrerà anche sulla formazione di base per i nuovi arrivati e su eventi interni che creeranno una forte cultura della condivisione orizzontale delle informazioni (team building, giornate interne, riunioni durante il pranzo)

I cambiamenti del 2017 richiederanno anche l’organizzazione di corsi di formazione per le diverse categorie di personale, ivi compresa la formazione sulla comunicazione durante il

Eventi che aiutino a costruire la cultura della condivisione orizzontale delle informazioni.

Corsi di formazione sulla comunicazione.

Predisposizione di programmi potenziati di formazione di base per i nuovi arrivati;

livello di soddisfazione.

Organizzazione di eventi che aiutino a costruire la cultura della condivisione orizzontale delle informazioni; livello di soddisfazione.

Organizzazione di corsi di formazione sulla comunicazione; livello di soddisfazione

cambiamento e le competenze di scrittura e presentazione in inglese.