Descrizione/Obiettivi
Collegamento all’ID dell’attività
Risultati previsti Indicatore
Fornire servizi finanziari e di approvvigionamento
FIN-1 FIN-3 FIN-5
Garanzia della conformità con il quadro giuridico e normativo.
Tutte le transazioni vengono inserite tempestivamente in ABAC; le entrate vengono raccolte tempestivamente; l’iniziazione
finanziaria viene supportata nelle aree complesse; tutti gli impegni e i pagamenti sono verificati; le procedure di approvvigionamento vengono sostenute ed elaborate; le verifiche e i controlli vengono svolti; viene potenziato un ambiente di sostegno finanziario efficiente.
Livello di soddisfazione
Fornire servizi di viaggi istituzionali FIN-1
Garanzia di una gestione efficiente dei viaggi istituzionali, ivi compresi gli aspetti finanziari della pianificazione, della gestione e del rimborso dei costi di missione a personale e SMT.
Livello di soddisfazione
Fornire supporto istituzionale vario FIN-1
FIN-6
Sono garantiti il sostegno amministrativo per riunioni e conferenze, la supervisione dell’accoglienza, la biblioteca, forniture d’ufficio, la
Livello di soddisfazione
Coordinare il bilancio dell’Agenzia FIN-2 FIN-4
gestione delle strutture, i servizi per il personale espatriato, il sostegno ad hoc per altre questioni amministrative.
È garantita la funzione di funzionario contabile. La pianificazione, il monitoraggio, il coordinamento e le relazioni sul bilancio preventivo e votato sono eseguiti in modo efficiente.
Livello di soddisfazione
Aggiornare e allineare il quadro normativo al fine di sostenere
adeguatamente l’attuazione delle attività di Frontex. LAU-2 Il quadro normativo attuale consente a Frontex di svolgere le proprie attività in modo efficace.
Indice di
conformità Pubblicazione di un catalogo dei servizi con le attività definite
nella funzione "Helpdesk legale" e assegnazione interna di ciascuna funzione per assicurare una risposta veloce.
LAU-5
Assicurare una risposta più rapida alle richieste di sostegno legale.
Livello di utilizzo
Sostenere il meccanismo di reclamo. LAU -4 Monitoraggio e garanzia del rispetto dei diritti fondamentali in tutte le attività dell’Agenzia in conformità con il nuovo regolamento.
Indice di
conformità Fornire le funzionalità di un "Ufficio trasparente".
LAU -3
Offerta di una risposta migliore a un maggior numero di richieste di accesso pubblico ai documenti.
Indice di
conformità
Livello di
soddisfazione Mantenere e fornire un "catalogo dei servizi".
LAU -9
Questioni inerenti la capacità in LAU equilibrate rispetto al carico di lavoro. Il catalogo dei servizi aiuterà nella determinazione delle priorità all’interno di LAU.
Livello di soddisfazione Livello di utilizzo Formare e assistere l’alta dirigenza secondo necessità.
HRS-1 Alta dirigenza di Frontex ben formata Livello di
soddisfazione Pubblicazione di un catalogo dei servizi con le attività definite
nella funzione Helpdesk legale e assegnazione interna di ciascuna funzione per assicurare una risposta veloce.
LAU–9
Pubblicazione di un "catalogo dei servizi" per LAU, comprensivo della
funzione helpdesk. Livello di
soddisfazione Continuare l’attuazione delle raccomandazioni formulate nella
valutazione di cui all’articolo 33. CTL-1 I compiti amministrativi vengono svolti nel rispetto dei diritti
fondamentali. Livello di utilizzo
Gestire la divisione al fine di migliorare la comunicazione dal
livello operativo all’alta dirigenza. CG Dirigenza informata a livello di divisione e unità.
Livello di utilizzo
Effettuare le procedure di selezione e riassegnazione del personale in maniera uniforme, trasparente ed efficiente, nel rispetto degli orientamenti in materia di buone prassi. I posti vacanti sono sottoposti a una rigorosa "valutazione dei bisogni e delle competenze" per rispondere ai requisiti di flessibilità e di agilità dell’Agenzia; sviluppo e attuazione di una politica per la mobilità.
HRS-1
I servizi legati alle risorse umane sono preparati e offerti in modo
tempestivo e soddisfacente. Livello di
soddisfazione
Indice di
flessibilità
Accrescere la consapevolezza della gestione delle prestazioni
nei diversi processi legati alle HR. HRS-2
È garantita la continuità delle operazioni IT dei sistemi operativi e delle applicazioni elencati per l’area operativa e amministrativa
Livello di soddisfazione Livello di utilizzo Favorire la conoscenza e la comprensione in materia di
rispetto, protezione e promozione dei diritti fondamentali tra
il personale di Frontex. HRS-1
I compiti amministrativi vengono svolti nel rispetto dei diritti fondamentali.
Livello di soddisfazione Livello di utilizzo Fornire supporto tecnico (informatico) alle aree operative e di
supporto per mantenere e migliorare le infrastrutture
necessarie per scopi operativi e amministrativi. ICT–2
È garantita la continuità delle operazioni IT dei sistemi operativi e delle applicazioni elencati per l’area operativa e amministrativa.
Livello di soddisfazione Livello di utilizzo Fornire sostegno legato alla gestione delle risorse umane a
tutte le aree operative e di supporto. HRS-1 Sostegno maggiore e più mirato. Livello di
soddisfazione Garantire protezione fisica delle sedi e del personale di
Frontex. HRS-3 Ambiente sicuro in Frontex. Indice di
flessibilità Garantire la protezione dei sistemi informatici di Frontex.
ICT-1
Mantenimento della sicurezza TIC a un livello accettabile nell’infrastruttura e nelle soluzioni TIC:
- eseguendo prove di penetrazione in almeno due sistemi ogni anno;
- organizzando su base trimestrale il lancio delle correzioni in materia di sicurezza su tutti i sistemi;
- migliorando i sistemi di rilevamento e gestione.
Indice di
flessibilità
Mantenere un sistema di gestione dei documenti, un intranet e
un sistema di gestione dei contenuti per Frontex. CG
Presenza di uno spazio di lavoro "My Frontex" funzionante e di facile utilizzo, comprendente i flussi di lavoro, Intranet e gli strumenti di collaborazione.
Livello di soddisfazione Livello di utilizzo
Realizzare un sistema automatizzato per la gestione delle risorse umane.
HRS–1
Assicurare che tutte le attività in materia di risorse umane vengano svolte in modo efficiente e tempestivo: selezione e assunzione, diritti e gestione del personale, formazione, sviluppo del personale (ivi comprese valutazione e riclassificazione).
Livello di soddisfazione Livello di utilizzo Includere gradualmente più temi operativi. LAU-2 Massimo livello di legalità delle attività operative attestato da bassi
livelli di reclami.
Livello di
soddisfazione Migliorare le prestazioni e la gestione complessiva (cultura) di
Frontex. QM-3 La reputazione di Frontex è stata salvaguardata e migliorata. Livello di
attuazione Mantenere la continuità operativa in Frontex, comprese le
soluzioni TIC.
CTL-3
Piena integrazione con altri processi operativi a livello aziendale:
gestione dei rischi; gestione delle crisi; gestione di un piano di ripristino in caso di disastro.
Tutte le lacune in BCM individuate e colmate.
Infrastruttura pronta e testata e applicazione selezionata caricabile con le ultime informazioni salvate; presenza di una procedura per attivare il DRS.
Documentazione prodotta e aggiornata; attrezzature per il gruppo di crisi pronte. Incluso il costo relativo al mantenimento del sito specchio.
Indice di
flessibilità Livello di utilizzo
Valutazione delle attività operative e di abilitazione.
CTL-1 Le valutazioni condotte confermano l’esecuzione conforme ed efficiente delle attività di Frontex; le carenze individuate vengono colmate.
Livello di utilizzo
Punti salienti e aspetti principali della situazione passata e attuale
Nel novembre 2015 il CdA ha approvato le entrate e le spese stimate e la proposta di tabella dell’organico per il 2017. Attualmente sono queste le risorse approvate dal CdA e saranno rispettate nel presente documento.
A metà dicembre 2015, la Commissione ha comunicato una nuova proposta, COM (2015) 671, che avrà un impatto significativo sulla pianificazione delle risorse dell’Agenzia. Il nuovo regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea è entrato in vigore il 6 ottobre 2016.
Pertanto nella sua pianificazione pluriennale delle risorse Frontex fa già riferimento alla scheda finanziaria legislativa della proposta della Commissione COM (2015) 671 che accompagna il regolamento (UE) 2016/1624, del 14 settembre 2016.
Il personale viene assegnato sulla base delle priorità definite nella descrizione dei profili professionali che, di conseguenza, sono orientati a fornire un valore aggiunto operativo ed europeo alla gestione delle frontiere esterne dell’UE.
Frontex continuerà a sostenere gli Stati membri e l’UE nelle aree della conoscenza situazionale, della gestione dello scambio di informazioni e della fornitura di relazioni sull’analisi dei rischi e di prodotti analitici. Frontex svilupperà e rafforzerà ulteriormente l’assistenza al rimpatrio e al pre-rimpatrio fornita agli Stati membri, nonché il sistema integrato di gestione dei rimpatri a livello tecnico e operativo.
Frontex continuerà a contribuire attivamente allo sviluppo della competenza professionale delle guardie di frontiera degli Stati membri e dei paesi associati Schengen.
Frontex svilupperà ulteriormente e ottimizzerà i meccanismi del pool responsabile delle attrezzature tecniche (TEP) e dei membri distaccati delle squadre (SMT) che saranno ampiamente utilizzati nelle operazioni congiunte coordinate.
Le attività che precedentemente erano raggruppate in "Relazioni esterne e pubbliche" sono state riassegnate alle aree di azione strategica create di recente "Cooperazione internazionale ed europea" e
"Comunicazione".
Il regolamento relativo alla guardia di frontiera e costiera europea, con un mandato parzialmente rivisto e l’aumento considerevole delle risorse, funge da guida per le attività future dell’Agenzia.