Documentazione

La documentazione è l’insieme dei dati che costituiscono materiale d’informazione perché utili ad attestare, comprovare e dimostrare il lavoro dell’assistente sociale, rendendolo visibile, lasciandone traccia e rendendo percepibile a chi legge il senso del lavoro dei professionisti. Come mette in evidenza Bini, l’operazione di documentazione si sviluppa attraverso la raccolta, la stesura e la classificazione del materiale e gli strumenti in questo senso più utilizzati dall’assistente sociale sono la cartella sociale, la registrazione del colloquio, la relazione della visita domiciliare, la relazione sociale, il verbale delle riunioni di équipe412.

La cartella sociale

La cartella sociale è il principale strumento di tipo informativo e gestionale usato nel servizio sociale, ovvero è la modalità utilizzata per raccogliere in modo selettivo e sistematico gli elementi significativi della documentazione professionale413. Essa può essere composta dalla scheda di

registrazione dell’utente, in cui vengono riuniti tutti i dati personali del soggetto, come quelli

anagrafici, quelli relativi alla sua situazione socioeconomica, abitativa, sanitaria e culturale, dal

contratto stipulato tra assistente sociale e utente, dal diario del caso, che è la ricostruzione cronologica degli incontri, degli interventi effettuati, dei colloqui e delle visite domiciliari, delle telefonate e di tutti gli accadimenti salienti che riguardano il nucleo, dalla registrazione e dalle

trascrizioni dei colloqui, dalle relazioni scritte sul caso, ovvero tutti quei documenti in cui l’assistente sociale riferisce del caso a interlocutori esterni al servizio, dai verbali delle riunioni di

équipe, dall’elenco delle risorse disponibili e di quelle da reperire, dagli atti amministrativi e dalla corrispondenza414. La sua funzione è principalmente quella di disporre di dati e informazioni ordinate, a cui poter accedere e da poter integrare progressivamente; inoltre la cartella sociale facilita il lavoro di équipe e di collaborazione e integrazione con altri professionisti, nonché l’eventuale passaggio di un caso ad un altro operatore o la trasmissione del caso ad un altro servizio415. Infine la cartella sociale non risponde solo ad esigenze tecnico-professionali, ma anche ad esigenze di carattere amministrativo: rende visibile e legittima la presa in carico, con conseguente attribuzione di responsabilità professionale ed istituzionale nel processo di aiuto

411 _{Andrenacci R., op. cit., pp. 78-83 e pp. 91-108.}

412 _{Bini L., Documentare nel servizio sociale. Manuale di scrittura per gli operatori, Carocci Faber, Roma, 2005, pp.}

97-102.

413 _{Zilianti A., Rovai B., op. cit., p. 120.}

414 _{Riccucci M., Scrivere per il servizio sociale, Carocci Faber, Roma, 2009, pp. 57-58.} 415 _{Ibidem, p. 61.}

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attivato; se sistematicamente compilata, insieme a tutte le altre cartelle del servizio, può diventare uno strumento di monitoraggio dell’evolversi dei bisogni sociali ed individuali, dei fenomeni emergenti e del modificarsi della domanda sociale. Finalizzare in questo senso la cartella sociale alle attività conoscitive, oltre che a quelle operative, aiuta l’operatore e il servizio nel suo complesso a valutare i risultati degli interventi da un lato e a programmare le attività in senso preventivo dall’altro416_.

La registrazione del colloquio e relazione della visita domiciliare

La registrazione del colloquio (o della visita domiciliare) viene annotata sul diario presente nella cartella sociale417. La registrazione possiede una duplice natura, burocratica e operativa. È di natura burocratica, perché è afferente alla posizione dell’utente rispetto al servizio e di natura operativa perché consente di fare memoria di un incontro. Registrare significa riportare le dinamiche, verbali e non, di quanto è avvenuto durante lo stesso. Può trattarsi di una registrazione molto fedele, con indicazioni precise rispetto alle domande poste e alle risposte ricevute, oppure di una relazione più blanda418. La scelta di una modalità piuttosto che dell’altra dipende dagli obiettivi, dal contesto e dagli interlocutori e, a prescindere da essa, la registrazione deve risultare comprensibile, chiara e completa anche a chi non ha partecipato al colloquio o alla visita domiciliare stessa. Tralasciando la modalità di stesura, per registrare in maniera efficace ci si deve chiedere che cosa esattamente si intende registrare e qual è l’obiettivo della registrazione. Bisogna inoltre concentrarsi, prendere appunti riportando le parole chiave – utili in seguito per la rielaborazione. Essendo la registrazione un atto a cui l’utente non può avere accesso, si devono descrivere, oltre agli accadimenti, anche le emozioni proprie, l’interpretazione delle emozioni altrui, le riflessioni sulle strategie da intraprendere, le ipotesi e le supposizioni avanzate419. Come mette in evidenza Sicora, l’abitudine alla registrazione – tra i tanti vantaggi che essa comporta – aumenta anche la capacità di riflessività (come filtro per acquisire quanto accaduto), la capacità di definire i criteri di valutazione e gli indicatori osservati420.

La relazione scritta

La relazione scritta di servizio sociale è la tipologia più importante e significativa di documentazione sul piano professionale e rappresenta lo strumento di comunicazione destinato a far circolare informazioni pertinenti per fini organizzativi e/o politico-amministrativi, per esigenze amministrativo-gestionali, o per trasmettere ad altri servizi specifiche informazioni necessarie nel

416 _{Riccucci M., op. cit., p. 62.}

417 _{Andrenacci R., op. cit., pp. 112-115.} 418 _{Campanini A., op. cit., pp. 162-163.} 419 _{Zilianti A., Rovai B., op. cit., p. 128.} 420 _{Sicora A., op. cit., pp. 71-72.}

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quadro degli interventi posti in atto con il processo di aiuto421. La relazione è un testo argomentativo e pertanto è sempre finalizzata ad un obiettivo esatto e costituisce un documento di interpretazione del caso. Viene scritta per convincere qualcuno “di” o “a far” qualcosa, oppure per chiedere l’autorizzazione a procedere con un intervento o ad erogare un aiuto oppure per consentire a terzi che venga intrapresa un’azione422_.

Il destinatario in genere è esterno al servizio, di solito è un’autorità competente, medica, giuridica o politica, come per esempio il Tribunale per i minorenni, il personale medico di un ospedale, il preside di una scuola, l’ufficio di gestione dell’erogazione di un servizio come l’energia elettrica, etc. La relazione instaura in questo senso un rapporto tra istituzioni e per tale motivo la sua stesura è un atto complesso che non ha la struttura di un riassunto in cui si evidenziano essenzialmente i punti salienti, ma una struttura interpretativo-analitica, in cui è definito con precisione lo scopo della relazione stessa423_.

Nella sua stesura ci si avvale della documentazione prodotta in precedenza, quale la registrazione dei colloqui, il diario del caso, la corrispondenza tra membri dell’équipe e tra servizi, etc., selezionando le informazioni ritenute imprescindibili. Durante questa fase è importante chiedersi se si hanno sufficienti elementi conoscitivi da fornire per contribuire alle decisioni, quali sono le informazioni necessarie da procurare e quali invece quelle ridondanti, se quelle utili che si intende comunicare sono sufficientemente legittimate. Altre due ulteriori domande riguardano la comprensione di che cosa interessa sapere al destinatario e le modalità per trasformare gli elementi raccolti in un’esposizione chiara e organizzata. La relazione deve permettere a chi la riceve di comprendere il punto di vista dell’assistente sociale e metodologicamente il nodo è rappresentato dall’analisi dei significati attribuiti alle vicende, alle storie, alla relazione d’aiuto. Come sottolinea Bini, l’analisi ha il duplice scopo di ricostruire uno scenario individuale e contestuale e di permettere una valutazione424.

Per esempio nel caso di una relazione al Tribunale per i minorenni, è importante cercare di capire le necessità conoscitive del magistrato che la leggerà e che alla luce di ciò che vi è contenuto prenderà una decisione.

421 _{Ducci V., Come fare una relazione, in “Rassegna di Servizio Sociale”, EISS”, Roma, n. 3/1988.}

422_{Tipologie di relazione sociale individuate da Riccucci sono relazione di presentazione del caso, di valutazione (non si}

descrive solo ma si esprime una propria opinione in merito agli interventi da adottare), di segnalazione (si segnala all’organismo competente), di aggiornamento di richiesta ad esempio di svolgere un’indagine socio-familiare, di risposta. Crf Riccucci M., Scrivere per il servizio sociale, Carocci Faber, Roma, 2009, p. 59.

423 _{Zilianti A., Rovai B., op. cit., pp. 125-126}

424 _{Bini L., Documentazione e servizio sociale. Manuale di scrittura per gli operatori, Carocci Faber, Roma, 2005, pag.}

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La documentazione è il prodotto di una scrittura. Sebbene la scrittura venga a volte vista dai professionisti come un dovere gravoso, a momenti slegato dalle più concrete pratiche operative, un compito impegnativo che richiede molto tempo, che espone al rischio di critica, essa assume una funzione importante nel servizio sociale in quanto supporto e complemento alle svariate attività425. Come mette in evidenza Quaglia, la scrittura è il “prodotto immateriale quotidiano” che documenta i processi operativi e tiene memoria delle attività svolte nei diversi passaggi; la scrittura è un “segno che resta”, che consente una ricostruzione storica del caso dopo che sono stati messi insieme i vari tasselli e tra essi collegati; è lo strumento principe che sostiene la trasmissione delle informazioni tra gli operatori nel presente e nel corso del tempo426. In un’ottica di prassi-teoria-prassi, la scrittura diventa dunque funzionale sotto diversi punti di vista: è funzionale per ricavare conoscenze a partire dalle esperienze realizzate, è funzionale per elaborare in maniera riflessiva eventi, situazioni e percorsi vissuti nella pratica quotidiana; è funzionale per comprendere significati e per costruire indicazioni utili a future azioni.

Considerati questi aspetti costruttivi per lo sviluppo delle teorie per le pratiche di servizio sociale, si intende quindi sottolineare l’importanza della scrittura riflessiva e rielaborativa, della necessità della sua espansione e del suo potenziamento. Affinché questo possa verificarsi, occorre creare nei professionisti una competenza specifica dello scrivere e allo stesso tempo trovare spazi, tempi, motivazioni favorevoli alla sua realizzazione, investimenti di vario titolo capaci di stimolare queste produzioni.

425 _{Quaglia S., Perché la scrittura nei servizi sociali? in “Animazione Sociale. Mensile per gli operatori sociali”, n. 276,}

ottobre 2013, p. 80.

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