Il processo di codifica

Bilancio e relazioni infrannuali

La redazione del bilancio, così come le relazioni infrannuali, comprende numerose fasi e coinvolge diversi soggetti. L’ufficio responsabile del processo è l’Ufficio Amministrazione e Controllo, ma la preparazione riguarda un insieme più ampio di partecipanti, poiché i dati pubblicati provengono direttamente dalle aree e dai responsabili interessati a seconda dell’argomento trattato.

La bozza iniziale e le versioni successive dei documenti vengono redatte dall’Ufficio Reporting e Bilancio con la collaborazione del Controllo e con il contributo di tutte le funzioni (comprese le IR), tra cui i rapporti esistenti sono continui nell’ambito di un processo definito dall’IRO Fiat come fortemente integrato, con un approccio di tipo bottom-up. Il controllo finale sui documenti, prima dell’esame del Consiglio di Amministrazione, è quindi affidato al Group Treasurer.

Comunicati stampa

L’avvio del processo dell’emissione di comunicati stampa per la tempestiva diffusione di notizie al mercato è determinato da una decisione del top management, in seguito alla quale i comunicati sono materialmente preparati dall’Ufficio Stampa.

Compito dell’Ufficio Stampa centrale del gruppo, che riporta alla funzione Communication⁴¹⁷ è quello di mantenere relazioni con giornalisti italiani e stranieri in maniera efficace e tempestiva: il gruppo Fiat è infatti molto spesso al centro dell’attenzione dei media ed è per questo necessaria un’intensa attività in risposta alla

417 Tale funzione è costituita al 90% dallo stesso Ufficio Stampa.

stampa. Altrettanto intensa è la parte propositiva, di sostegno e promozione delle attività aziendali in stretta collaborazione con gli uffici stampa dei settori specializzati per le comunicazioni di prodotto, iniziative di marketing, ecc.. L’Ufficio Stampa centrale del gruppo si occupa di comunicazione economico-finanziaria, sindacale e corporate, mentre alla funzione IR spetta il delicato compito, congiuntamente all’Ufficio Media Relations e all’Ufficio Legale, di effettuare controlli sulla diffusione all’esterno di informazioni price sensitive, inviate poi materialmente dall’Ufficio Stampa.

Presentazioni

Come già precisato a proposito dell’attività della funzione IR, la scelta di organizzare presentazioni rivolte agli analisti finanziari e investitori istituzionali deriva dalla formazione del piano annuale di IR, predisposto ed eventualmente integrato dalle IR in accordo con il CEO.

A seguito di tale decisione, generalmente la presentazione è materialmente preparata dalla funzione IR, che la discute e la concorda con il CEO prima degli incontri. Per le presentazioni dei risultati trimestrali, invece, il processo di review è più collegiale e coinvolge diversi soggetti: intervengono infatti anche il Group Treasurer, il Group Controller, l’Ufficio Stampa e gli Affari Legali.

In vista del Fiat Investor & Analyst day viene inoltre redatto il piano strategico, che viene predisposto attraverso un processo particolarmente articolato, che coinvolge numerosi soggetti interni all’azienda, con particolare riferimento al CEO, ai responsabili dei brand, alle IR, al Group Treasurer, al Group Controller, all’Ufficio stampa e agli Affari Legali. Le linee guida del piano sono innanzitutto definite dal CEO, mentre la sua preparazione è affidata a un processo collegiale in cui le IR hanno un forte ruolo di coordinamento e visione complessiva. Per quanto concerne la stesura della presentazione, particolare attenzione è rivolta al profilo della comprensibilità, al fine di descrivere in maniera chiara e con messaggi di facile interpretazione le principali informazioni di business.

Incontri one-to-one

La maggior parte degli incontri di approfondimento su tematiche di sviluppo o di performance del gruppo vengono condotti dalle IR e avvengono sulla base delle richieste di gestori di fondi, broker e analisti sell-side, in seguito a una valutazione della domanda e in relazione ai vincoli di agenda. In alcuni casi è prassi organizzare un

incontro iniziale tra l’IR e gli investitori che non abbiamo una conoscenza approfondita o aggiornata del Gruppo per proseguire successivamente, se l’investitore è interessato, con un incontro con il top management.

In occasione di roadshow tali incontri si svolgono alla presenza del CEO o del CFO: al Salone dell’Automobile di Francoforte, per esempio, la presentazione è seguita da due giorni di incontri one-to-one della durata di un’ora circa. Di ogni incontro, avvenuto presso la sede aziendale o nel corso di altri eventi, le IR conservano una traccia attraverso appunti, così da creare uno storico degli incontri con ciascun investitore.

Visite in azienda

La visita degli stabilimenti industriali rappresenta un veicolo di comunicazione assai richiesto e apprezzato per gli investitori e gli analisti che seguono il gruppo Fiat, interessati a entrare in contatto con la componente più “concreta” dell’attività aziendale e a valutare direttamente le condizioni in cui si svolgono i processi produttivi.

Tali visite sono organizzate dalla funzione IR che si appoggia per gli aspetti logistici ai diversi reparti di volta in volta coinvolti e alle Pubbliche Relazioni. La disponibilità dell’azienda a soddisfare tali richieste è massima, tuttavia per motivi organizzativi legati alla sicurezza è difficile esaudire in tempi molto brevi le domande di singoli interlocutori, perciò le domande sono registrate in modo da poter ricontattare gli interessati per visite successive in cui vengono accorpate più richieste.

Sito internet

La gestione della sezione di IR del sito internet aziendale avviene interamente in house, attraverso la collaborazione di diverse funzioni, che ricorrono a consulenti e fornitori esterni solo con riferimento a servizi occasionali o di natura specifica (es.

newswire).

All’interno dell’azienda, la gestione materiale del sito è affidata all’Ufficio IT, mentre il design è curato dall’Ufficio Comunicazione; per la sezione di IR i requisiti del sito e la struttura dei contenuti, così come le decisioni relative agli aggiornamenti sono di competenza dell’ufficio IR, che si coordina con l’Ufficio IT per l’esecuzione materiale delle operazioni programmate.