Il processo di codifica

Bilancio e relazioni infrannuali

Come anticipato sub 3.2.1, la preparazione dei messaggi trasmessi attraverso veicoli differenti coinvolge soggetti diversi all’interno e all’esterno dell’azienda, e tale fenomeno è evidente in maniera particolare nel caso del bilancio e delle relazioni infrannuali. Infatti, nella redazione di tali documenti, che segue una procedura analoga con riferimento ai soggetti coinvolti, le bozze dei prospetti di bilancio e la nota integrativa sono redatti dall’Ufficio Amministrazione, mentre la relazione sulla gestione viene preparata dall’Ufficio Pianificazione e Controllo.

Le bozze del bilancio sono inviate per finalità di controllo a:

▪ Ufficio Societario (che riporta al General Counsel), per la sola relazione sulla corporate governance;

▪ Direzione Relazioni Esterne e Comunicazione;

▪ CFO e al CEO, che pongono particolare attenzione alle sezioni della relazione della gestione in cui vengono motivate e spiegate le differenze rispetto ai risultati dell’anno precedente.

Comunicati stampa

La redazione e l’invio al NIS³⁷⁵ dei comunicati sono di competenza dell’Ufficio Stampa, che riporta alla Direzione Relazioni Esterne e Comunicazione. Dopo aver preparato il comunicato, l’ufficio stampa invia la bozza all’Ufficio Societario e alle IR che dopo aver visionato la bozza possono suggerire eventuali modifiche nella

375 Network Information System.

composizione e nel wording del documento. Prima dell’emissione al pubblico, il comunicato deve poi ricevere l’approvazione di CFO e CEO, a seguito della quale è inviato al NIS dall’Ufficio Stampa e ai contatti presenti nella mailing list³⁷⁶ della funzione IR.

Presentazioni

Le IR sono incaricate della preparazione delle presentazioni, la cui bozza viene visionata e approvata da parte del CFO e del CEO. A questo proposito, è interessante notare che le presentazioni organizzate per la comunicazione dei risultati e del piano industriale hanno la stessa struttura di quelle utilizzate per il Consiglio di Amministrazione, anche se per ovvi motivi le prime contengono un’informativa meno dettagliata e approfondita.

Prima della conference call, le IR mandano un invito via posta elettronica a tutti i contatti della mailing list, offrendo la possibilità di intervenire con domande agli operatori professionisti e invitando alla partecipazione in modalità listen-only i giornalisti.

Con riguardo alla pianificazione delle presentazioni, le IR possono inoltre proporre l’organizzazione di roadshow valutandone l’opportunità in base all’andamento del mercato e alla situazione aziendale; la proposta deve essere quindi approvata dal CFO e in seguito dal CEO.

Incontri one-to-one

Le IR organizzano e partecipano a incontri one-to-one con analisti e investitori, che possono essere sollecitati - nel caso dei secondi in particolare - da parte dei broker.

A questo proposito, appare interessante richiamare che rispetto alla richiesta di incontri, così come di contatti diretti via posta elettronica e telefono, l’IRO di Edison ha osservato negli ultimi anni un approccio più diretto da parte degli analisti del buy-side, che stanno dimostrando un attivismo crescente, e degli investitori istituzionali, che

376 La mailing list delle IR comprende due categorie di contatti: la prima (contenente circa 300 contatti) riguarda i soggetti che hanno manifestato la volontà di essere continuamente aggiornati ricevendo via e-mail i comunicati stampa, la seconda (contenente circa 100 contatti) non è interessata a comunicazioni tanto frequenti, ma segue la società e viene informata (insieme agli altri 300 contatti) in occasione delle presentazioni, a cui viene invitata per posta elettronica.

spesso comunicano direttamente con l’azienda per avere informazioni e approfondimenti senza passare attraverso il broker³⁷⁷.

Un sintetico resoconto del contenuto degli incontri, cha varia a seconda della situazione aziendale e della conoscenza che l’interlocutore ha dell’azienda, è registrato dall’assistente dell’IRO sotto forma di appunti, che sono assai utili soprattutto per la parte di domande e risposte del colloquio.

Visite in azienda

In considerazione del business aziendale, non è possibile invitare frequentemente persone a visitare gli stabilimenti produttivi, tuttavia questo tipo di incontro non è del tutto escluso: l’azienda ha infatti invitato gli analisti a una visita (organizzata dalle IR) al terminale GNL di Algeciras in Spagna con relativi approfondimenti sulle strategie di Edison nel settore gas, ottenendo commenti positivi in relazione all’interesse suscitato dall’evento.

Sito internet

La gestione del sito internet coinvolge più soggetti ed è di conseguenza oggetto di notevoli sforzi di coordinamento: l’owner del sito è infatti l’Ufficio Pubbliche Relazioni, ma il provider principale dei contenuti è la funzione IR e l’Ufficio Comunicazione è incaricato delle verifiche affinché i dati resi disponibili nelle diverse aree del sito siano coerenti tra loro (soprattutto con riferimento ai dati operativi che possono essere espressi utilizzando misurazioni di diverso genere).

Nella preparazione del sito sono inoltre intervenuti e sono coinvolti consulenti esterni: il loro principale contributo ha riguardato la fase di ristrutturazione del sito nel 2006 e attualmente l’azienda vi fa ricorso solo per la prestazione di servizi specifici, quali la fornitura di strumenti da pubblicare sul sito (per esempio, il grafico con i prezzi del titolo) e la diffusione di comunicati price sensitive a giornali e portali internet. Si tratta in ogni caso di servizi di natura accessoria, in linea con l’intenzione dell’azienda di mantenere un forte grado di controllo sulla comunicazione finanziaria e di gestire

377 Più in generale, l’IRO di Edison ha notato una tendenza alla riduzione delle differenze tra la classi di destinatari. In altri termini, la distinzione tra investitori growth e investitori value appare meno condizionata dall’appartenenza a una specifica categoria rispetto al passato: non è più scontato che gli hedge fund ragionino solo a breve termine, mentre molti operatori considerati a lungo termine stanno adottando comportamenti più flessibili e una logica di stock picking.

personalmente i contatti più importanti, anche al fine di ottenere feedback utili per il miglioramento della disclosure.

Questo approccio è emerso in sede di ristrutturazione del sito, quando l’azienda poteva scegliere se affidare l’aggiornamento del sito a una società di consulenza, che rappresentava la soluzione più semplice e al contempo più rigida, o di effettuarlo in proprio, assicurando un maggior controllo, ma rendendo anche necessari formazione e competenze specifiche: la decisione è stata di occuparsi direttamente dell’aggiornamento del sito, incaricando le IR della preparazione dei contenuti da pubblicare.

In concreto, la scelta del momento e dei contenuti da inserire nella sezione IR del sito web spetta alla funzione IR, anche se poi l’ultimo click per la pubblicazione dei contenuti viene effettuato dall’Ufficio Comunicazione, che si occupa di tutte le aree del sito per garantire coerenza e uniformità nei dati divulgati. L’uniformità è particolarmente rilevante per i dati operativi, infatti più informazioni differenti, anche se corrette (per esempio presentate come valori medi, lordi o netti), potrebbero dare un’impressione di incongruenza e generare confusione nell’utente.

Altri veicoli di comunicazione

Tra gli altri veicoli utilizzati per la comunicazione finanziaria, è interessante richiamare il già citato annual review, la cui redazione è responsabilità delle IR, che ne scelgono e preparano contenuto affidando il confezionamento a consulenti esterni.

Per quanto concerne la comunicazione interna, l’Ufficio Stampa redige una newsletter interna contenente dati di business (prima in formato cartaceo e attualmente disponibile sulla intranet aziendale), che viene inviata alle IR per controllo sui dati di natura finanziaria.