COMUNICAZIONE ISTITUZIONALE

Uno dei fenomeni che stanno caratterizzando la PA è sicuramente il rinnovato interesse verso la comunicazione pubblica.

Il 14 dicembre 2016, nell’ambito del tour nazionale organizzato da Enel Open Fiber e ANCI con le città interessate dal piano nazionale per la Banda Ultra Larga, abbiamo ospitato la prima tappa di “Social City”,  per raccontare, con autorevoli comunicatori pubblici e privati, i benefici della tecnologia, della

rete e le nuove modalità di comunicazione pubblica via web e social network. L’evento è  stato importante per anticipare i contenuti della nuova strategia di comunicazione del Comune di Cagliari: sostenere, promuovere e sviluppare l’uso consapevole e appropriato dei social media e di tutti i nuovi mezzi di comunicazione; diffondere la cultura della interazione e partecipazione in rete, contrastare le fake news e l’hate speech, migliorare il rapporto tra enti e aziende pubbliche e cittadini con una comunicazione sempre più chiara, trasparente, immediata e partecipativa. Una strategia in linea con il concetto di smart city, che promuova una comunicazione efficace e in tempo reale, lo scambio di buone pratiche, la ricerca e la formazione.

Si rende necessaria una nuova idea

organizzativa, con una netta distinzione tra le attività dell’Ufficio Stampa, la gestione dei social, l’Ufficio Relazioni con il Pubblico.

Innovare la comunicazione istituzionale è necessario per proiettare la pubblica amministrazione nel futuro. Si tratta di un cambiamento culturale, prima ancora che normativo ed organizzativo, che consenta di realizzare concrete modalità di relazione diretta tra il potere pubblico ed il cittadino.

Risulta fondamentale per la PA inserire, all’interno della propria dotazione organica, specifiche figure professionali come quella del Social Media Manager per realizzare una comunicazione interattiva efficace in grado di dialogare con gli utenti, costruire una relazione di fiducia con i cittadini, favorendone un maggiore coinvolgimento nel processo decisionale, mediante nuovi modelli sperimentali di partecipazione civica.

Gli uffici stanno effettuando una indagine di mercato finalizzata alla predisposizione di apposito bando di selezione.

È stato attivato il canale Telegram del Comune di Cagliari per la diffusione di tutti gli avvisi e le comunicazioni destinate ai cittadini.

Sono in corso le attività propedeutiche al lancio di un sistema che attraverso Whatsapp consentirà anche la trasmissione di messaggi in entrata da parte degli utenti registrati.

È in corso di attivazione il servizio di Allerta Meteo via SMS. Protezione Civile e URP sono impegnati ad acquisire le adesioni dei cittadini.

Attività da avviare: studio del brand ufficiale della Città di Cagliari e realizzazione dei prodotti al fine di incrementare la promozione della città.

Attività svolte

URP - Ufficio Relazioni con il Pubblico Monitoraggio attività di informazione, ascolto ed assistenza dei cittadini resa attraverso il numero verde dell’Urp e allo sportello, 1° semestre 2017.

I cittadini che si sono rivolti all’Urp hanno presentato una serie di istanze che possono essere ricondotte a differenti tipologie:

richiesta di informazioni, segnalazioni di problematiche e disservizi, atti notori, richieste d’accesso, reclami etc.   

Nel corso del primo semestre sono stati

rispettati gli standard di qualità e in particolare:

l’80% delle segnalazioni sono state inviate ai servizi competenti entro un giorno dal ricevimento delle stesse, il 20% entro 5 giorni su un totale di n. 2006;

le informazioni (n. 9458) sono state fornite al cittadino in tempo reale o nei casi

complessi inviate ai servizi competenti entro un giorno dal ricevimento delle stesse;

nel corso del primo semestre 2017 non ha ricevuto reclami per il proprio servizio ma ha ricevuto n. 5 reclami per altri uffici dell’amministrazione. L’Urp in questo caso specifico è uno dei canali previsti e utilizzati dal cittadino per la presentazione dei reclami.

Gradimento degli utenti

È stato realizzato un sistema di monitoraggio del gradimento dell’attività di informazione, orientamento, ascolto ed assistenza

dei cittadini resa attraverso il numero verde 800016058.  stata progettata una configurazione del software in uso che ha consentito attraverso degli automatismi di generare dei report relativi al gradimento dei servizi resi. Nei mesi di giugno e dicembre i cittadini che si sono rivolti all’Urp sono stati invitati dagli addetti del front-office ad esprimere il proprio gradimento sul servizio.

Totale utenti che hanno partecipato al

sondaggio telefonico  nel mese di Giugno 2017

Hanno partecipato al sondaggio 77 utenti e tutti hanno espresso un parere positivo sui servizi offerti.

Nel mese di giugno è stato somministrato un questionario cartaceo agli utenti che si sono rivolti allo sportello che ha consentito di misurare la qualità del servizio tenendo conto

di altre dimensioni (competenza, correttezza e disponibilità degli addetti Urp; tempestività nel fornire le informazioni richieste). 22 utenti hanno risposto al questionario cartaceo e hanno espresso un parere positivo sui servizi offerti.

Sportello Polifunzionale Mobile È un progetto sperimentale che nasce dalla volontà di rispondere alle richieste ed esigenze dei cittadini che per ragioni varie, comprese quelle lavorative non si possono recare presso gli uffici comunali nei consueti orari di apertura settimanale.

I cittadini che necessitano di recarsi nelle diverse sedi comunali per esigenze varie – es.

richiedere o rinnovare il documento d’identità, effettuare delle autentiche di sottoscrizioni oppure avere informazioni sui procedimenti amministrativi in corso, segnalazioni o accesso agli atti –  devono recarsi, dal

lunedì al venerdì, presso gli uffici comunali.

L’idea della sperimentazione nasce quindi dalle esigenze dei cittadini che desiderano ottimizzare i tempi ed avere facilità di accesso ai servizi offerti dall’Amministrazione.

È stato allestito e attivato uno sportello fisico nei mesi di luglio (22 e 29) e agosto (5/12/19/26) a Marina Piccola e nei mesi di ottobre (7 e 21) e novembre (11 e 25) nel mercato di San Benedetto. Nel mese di dicembre (2 e 16)  lo sportello sarà aperto al mercato di via Quirra.

I Servizi Affari Generali, Demografico Elettorale, Decentramento Cimiteriale e Gabinetto e Comunicazione istituzionale - URP, sperimentano una nuova modalità di erogazione dei servizi da offrire all’utenza e, nel contempo, garantiranno l’ascolto e la raccolta delle istanze provenienti dalla comunità per reindirizzarle successivamente ai rispettivi specifici uffici competenti.

Ufficio Stampa

Realizzazione del nuovo portale comunale In particolare, a seguito della progettazione e realizzazione del nuovo portale comunale, l’Ufficio Stampa ha definito il piano editoriale e i protocolli dei flussi di comunicazione con la gestione della home page principale e le 20 home page delle aree e dei siti tematici riferiti ai diversi servizi. L’Ufficio cura la realizzazione di contenuti informativi del portale e delle singole aree e siti tematici, cura altresì la creazione e gestione degli archivi fotografici e delle video gallery. Predispone e realizza i report testo e video delle conferenze stampa, cura la direzione editoriale della testata e coordina i referenti dei singoli servizi per le aree e i siti tematici di competenza. Attraverso il portale comunica con gli organi di informazione utilizzando la piattaforma e i data base per l’invio programmato dei comunicati stampa.

Il nuovo portale comunale comporta la massima condivisione della sua architettura interna e delle regole di gestione già

ampiamente divulgate nel corso del presente anno. L’attività proseguirà con una seconda serie di incontri finalizzata alla definizione specifica di ulteriori contenuti delle aree e dei siti tematici e dei relativi alberi di navigazione a fronte delle nuove esigenze evidenziate e delle Linee Guida di Design dei siti della PA emanate da AGID.

Realizzazione Tutorial Informativi Proseguono inoltre le attività intraprese negli ultimi anni dall’Ufficio Relazioni con il Pubblico e dall’Ufficio Stampa finalizzate a garantire la trasparenza dell’attività amministrativa e la correttezza delle informazioni attraverso l’utilizzo delle tecnologie della comunicazione e gli strumenti del web. Sono stati già realizzati, in collaborazione con i servizi comunali titolari dei relativi procedimenti, una serie

di tutorial informativi pubblicati nel sito istituzionale e veicolati sulla piattaforma multicanale (Youtube, Facebook e Twitter).

Attivazione servizio a supporto delle persone sorde - LIS  

Il nuovo servizio prevede la traduzione in linguaggio Lis (lingua italiana dei segni) dei tutorial informativi già realizzati nel corso del precedente esercizio finanziario e dei tutorial oggetto di realizzazione nel corrente anno oltre ad una attività di affiancamento del personale dell’Urp da parte di operatori Lis.

Attività di apertura delle sale storiche del palazzo civico e visite guidate infrasettimanali L’attività di apertura del palazzo comunale ai visitatori con il servizio di visite guidate, come da programma, è stata preceduta dalla divulgazione dell’iniziativa mediante pubblicazione di un apposito comunicato sul sito del Comune. Dal mese di marzo sono iniziate le visite guidate su prenotazione.

Prosegue l’attività di aggiornamento della documentazione sulle opere esposte e sugli autori finalizzata alla realizzazione di un nuovo depliant illustrativo. Dal conteggio delle presenze si rileva una media di circa cinquanta/ cento presenze infrasettimanali e di circa  cento/ duecento presenze nella giornata del sabato.

Concorso Fotografico  “Cagliari in uno scatto”

L’Amministrazione ha indetto il concorso fotografico sulla vocazione turistica della Città, con particolare riferimento alle espressioni più caratteristiche e originali del contesto urbano nelle sue varie declinazioni: ambiente, cultura, tempo libero e sport, feste e gastronomia, mare, fitness, ecc.

Gli scatti devono sottolineare le caratteristiche di vivacità, divertimento, sostenibilità e piacere di vivere in una città attiva, ricca di bellezze ambientali e architettoniche nella quale si riesce a coniugare lavoro, studio, sport, famiglia e

tempo libero.

La partecipazione al concorso era gratuita e prevedeva la premiazione dei primi cinque classificati: i premi sono stati assegnati nel mese di dicembre.

Attività di contenimento della spesa pubblica In particolare si conferma il dato

positivo in termini di contenimento delle spese per le prestazioni di lavoro straordinario rese dal personale che svolge funzioni connesse all’attività di cerimoniale dell’ente e dal personale che presta assistenza in occasione  della celebrazione di matrimoni civili.

Si evidenzia che anche le attività dell’ufficio finalizzate all’organizzazione della festa di S’Efisio si sono svolte con una particolare attenzione al contenimento della spesa.

Le attività ordinarie del servizio, così pure le attività strettamente collegate agli obiettivi del peg, si stanno svolgendo nel rispetto delle modalità e dei tempi programmati.