La Carta delle collezioni della biblioteca
4. DATI E STATISTICHE
4 LeesperienzepiùinteressantiprovenivanodabibliotechepubblichecomeSalaborsaaBo-
logna e la Biblioteca comunale di Imola. Per riferimenti puntuali e carte più recenti si veda oltre nel testo.
Volendo evidenziare gli elementi caratterizzanti della Carta, assumono grande rilievo, come accennato, la descrizione delle raccolte e la mappa- tura analitica delle collezioni correnti (denominate ‘sezioni’) e dei fondi6.
Per far questo sono stati elaborati due modelli di schede che riportano i seguenti elementi.
• SEZIONI: Presentazione generale / Consistenza e tipi di materiali / Coper- tura disciplinare e linguistica / Localizzazione e accessibilità / Situazione catalografica / Sistema di collocazione / Criteri di selezione / Revisione / Note / Mostre e altre attività di valorizzazione / Bibliografia e documenta- zione / Contatti dell’Ufficio e persona di riferimento per la gestione. • FONDI: Presentazione generale / Vitalità del Fondo / Consistenza e tipi
di materiali / Localizzazione e accessibilità / Situazione catalografica / Ordinamento e collocazione / Data e modi di acquisizione / Notizie su possessore / Bibliografia / Storia del Fondo / Note / Mostre e altre at- tività di valorizzazione / Bibliografia e documentazione / Compilatore della scheda.
Entrambe le schede presentano il link a un’area ad accesso riservato ai bibliotecari contenente informazioni su revisione inventariale, stato del to- pografico, localizzazione, situazione conservativa e valore patrimoniale che si è ritenuto opportuno non divulgare, per ragioni diverse. Sono state sinora censite 17 sezioni e 28 fondi; sono state inoltre virtualmente ricomposte due biblioteche private, poi disperse, nuclei fondanti delle raccolte di Economia. Nella Carta molto spazio è dedicato alle attività di sviluppo e gestione delle collezioni. Una specifica sezione riguarda l’organizzazione delle at- tività7; qui vengono presentati tutti gli uffici/servizi/gruppi di lavoro, con
le raccolte di pertinenza e le relative competenze. Le attività relative alle collezioni sono state analizzate e riconsiderate in dettaglio, assieme ai pro- cessi, per migliorarle in un’ottica di razionalizzazione ed efficienza. Questo lavoro ha portato alla stesura di vari documenti, buone pratiche che abbia- mo voluto inserire nella Carta per divulgarli all’esterno rendendoli al con- tempo fruibili da operatori i più diversi8.
6 Cfr.Indice alfabetico delle sezioni e dei fondi librari, <http://www.sba.unifi.it/CMpro-v-p-573.
html> (10/2016).
7 <http://www.sba.unifi.it/CMpro-v-p-675.html>(10/2016).
8 Idocumentidilavorosonoaccessibiliallapagina<http://www.sba.unifi.it/CMpro-v-p-721.
html> (10/2016). L’esigenza di redigere documenti di lavoro puntuali e analitici nasce dalle grandi dimensioni della struttura, in cui le stesse operazioni possono essere affrontate da vari bibliotecari e operatori della più diversa natura (volontari del Servizio civile nazionale, stu- denti con contratto di collaborazione part time, volontari e soggetti messi alla prova affidati dal tribunale, detenuti semiliberi con contratto a termine, inserimenti sociosanitari, studenti medi dei progetti di alternanza scuola-lavoro, studenti tirocinanti, frequentatori volontari). I documenti di lavoro garantiscono la correttezza e l’uniformità delle prestazioni, facilitando anche il passaggio di testimone tra generazioni di bibliotecari. La decisione di rendere pubbli- ci strumenti d’uso interno nasce dalla volontà di trasparenza nei confronti degli utenti.
Tali documenti si suddividono principalmente in flussi delle attività e protocolli. I primi descrivono l’iter di lavoro svolto dai vari uffici relati- vamente a diverse categorie e sezioni di materiali; i protocolli riguardano la gestione complessiva delle sezioni correnti di monografie, dei doni, dei materiali rinvenuti all’interno dei libri9 e della rilegatura. Seguono altri ma-
teriali, per lo più istruzioni relative a specifiche procedure.
Gran parte dei bibliotecari addetti alla gestione delle collezioni sono stati coinvolti in tutte le fasi descritte, fino alla stesura delle schede delle sezioni e dei fondi, e dei documenti di lavoro. Questo impegno, svolto in maniera capillare e diffusa, ha rappresentato un’importante occasione professionale e di rafforzamento identitario, contribuendo a sviluppare, da un lato, un’ap- profondita conoscenza delle collezioni, dall’altro, una maggiore consapevo- lezza biblioteconomica e organizzativa, assieme a un diffuso senso critico. I colleghi dibattono e si confrontano quotidianamente riguardo alle questioni sollevate nel corso delle attività, dalle più specifiche alle generali, con l’idea di trovare assieme le soluzioni più efficaci e gli strumenti migliori.
L’ultima sezione della Carta è dedicata a dati e statistiche relative alla consistenza e all’uso delle collezioni, che vengono rilevati annualmente. Tra l’altro, di ogni raccolta ammessa al prestito si rileva il tasso di circola- zione, che per la sezione corrente delle monografie viene inoltre mappato nel dettaglio delle diverse classi Dewey. Il monitoraggio è indispensabile ai fini della valutazione e della programmazione10.
La Carta è stata pubblicata in web sul sito della biblioteca nel settembre 2012, venendo approvata dal Comitato scientifico11. Si è scelto di sviluppa-
re il lavoro in formato html, creando molte pagine web continuamente tra loro richiamate da link, che rimandano anche a documenti esterni. A fronte dell’onere dell’aggiornamento, resta il valore della Carta come strumento in cui si raccolgono tutte le informazioni, il know how e le decisioni sulle collezioni, rivolto alla comunità, ai decisori politici e ai bibliotecari. Qui si definiscono tra l’altro, per la prima volta, principi ispiratori quali la mission della biblioteca, riconosciuti e condivisi. La Carta è un documento in conti- nuo divenire, che già ha recepito cambiamenti imposti dal mutare dei tempi e delle esigenze, dal livello istituzionale a quello delle singole procedure.
9 Iltrattamentoditalimaterialiimplicalagestionearchivistica,conspecificherelativeallaconser-
vazione e alla descrizione con il software Arianna, fruibile in web attraverso il portale del Sistema bibliotecario di Ateneo Chartae (<http://chartae.sbafirenze.it/AriannaWeb/main.htm#archivio>, 10/2016). Si veda al riguardo il contributo di E. Boldrini, G. Cestone, S. Gianfrancesco, L. Magni, C. Oliveti, F. Zinanni, Un protocollo per il trattamento dei materiali rinvenuti nei libri.
10 SivedaalriguardolapaginawebdedicataaidatistatisticidellaBibliotecadiscienzesocia-
li: <http://www.sba.unifi.it/CMpro-v-p-332.html> (10/2016).
11 Contestualmenteallapubblicazionesonostatitenutidueincontridiaggiornamentoperi
colleghi della biblioteca (La Carta delle collezioni: un lavoro in continuo divenire, Firenze, 26 set- tembre e 5 ottobre 2012, a cura di L. Conigliello e F. Zinanni) e successivamente un corso di formazione per tutto il Sistema bibliotecario (La Carta delle collezioni per le biblioteche universita-
Ci proponiamo di arrivare a descrivere capillarmente tutte le nostre rac- colte12. Soprattutto ci proponiamo di affrontare le problematiche cruciali
dello sviluppo, dotandoci di ulteriori strumenti per la valutazione rispetto a quelli che rendiamo disponibili nella sezione Dati e statistiche della Car- ta. In questa prospettiva presentiamo oggi, nella sezione Sviluppo e gestione
delle collezioni, due griglie per la valutazione e lo sviluppo delle collezioni
monografiche correnti, cartacee e di e-book13.
Nel panorama straniero non sono molte le carte che contengono stru- menti concreti e non generici utili a sviluppare politiche. Abbiamo proce- duto a riverificare i siti dell’indagine del 2008 e a fronte di 46 documenti, ne restano ad oggi accessibili solo 2614. La nostra ricerca, che si è allargata
ad individuare anche altre carte accademiche straniere, ha poi passato in rassegna la realtà italiana, per tutte le tipologie di biblioteche, aggiornando la ricognizione dell’Associazione italiana biblioteche, ferma al 200915. Una
mappa delle attestazioni italiane, in cui sono segnalati i principali elementi di ciascuna Carta, è rappresentata nell’allegato 1.
Considerando nell’insieme questa nuova ricognizione si può evidenzia- re come a livello mondiale le carte delle collezioni abbiano perso appeal, salvo significative eccezioni16. In Italia, dove l’esperienza si è affacciata in
ritardo, fondamentalmente a seguito degli scritti di Giovanni Solimine17,
dell’uscita nel 2001 delle Guidelines for a collection development policy using
the Conspectus model dell’IFLA18 (tradotte in italiano nel 200819) e del fon-
damentale convegno bolognese del 200520, gli esempi di documenti acca- 12 L’accessibilitàdelleschedesulwebharesopiùvisibilileraccoltedellabibliotecapotenzian-
done l’uso da parte di un’utenza particolarmente qualificata.
13 Infra e, in questo stesso volume, il contributo di B. Calonaci e F. Palareti, E-book e scienze sociali: lo stato dell’arte.
14 Deisiticensitidall’indagineoriginaria18nonsonopiùattivi(unoèinfasedirevisione)e
16 hanno cambiato indirizzo.
15 Formazione e gestione delle raccolte. Collection development and management, a cura di Rossana
Morriello, <http://www.aib.it/aib/lis/gest.htm#carta> (10/2016).
16 SivedanoadesempioleCollection development policies, principles & guidelines dell’University
of Texas library (<https://www.lib.utexas.edu/admin/cird/cird.html>) e la Collection develop-
ment policy dell’University of New South Wales Australia library (<https://www.library.unsw.
edu.au/about/corporate/policies/collectiondevelopment.html>) (10/2016).
17 Le raccolte delle biblioteche. Progetto e gestione, Bibliografica, Milano 1999; Gestire il cambiamento: nuove metodologie per il management della biblioteca, Bibliografica, Milano 2003; La biblioteca: scena- ri, culture, pratiche di servizio, Laterza, Roma-Bari 2004. Nel 2009 Giovanni Solimine ha tenuto il
corso La gestione della collezione presso il Sistema bibliotecario dell’Università di Firenze.
18 <http://www.ifla.org/publications/guidelines-for-a-collection-development-policy-using-
the-conspectus-model> (10/2016).
19 Linee guida per una Carta delle collezioni usando il modello Conspectus. Section on acquisition and collection development, International federation of library associations and institutions 2001, tradu-
zione di Gabriella Berardi, a cura della Commissione nazionale biblioteche delle università e della ricerca (CNUR) dell’Associazione italiana biblioteche, 2008 (<http://www.aib.it/aib/ commiss/cnur/iflacons.htm3>, 10/2016).
20 Current issues in collection development: italian and global perspectives, <http://www.aib.it/aib/
demici sono scarsi. Rivestono invece notevole interesse le esperienze delle biblioteche comunali, singole e soprattutto di sistema, che hanno elaborato modelli di cooperazione basati su specifici strumenti di lavoro quali griglie di valutazione delle raccolte e del loro uso, protocolli di selezione e altri documenti21. In questi casi i bibliotecari, in tempi di finanziamenti in con-
trazione, hanno consapevolmente preso in mano la politica degli acquisti fondandola proprio su tali strumenti.
A parte tali casi, la Carta delle collezioni sta attraversando una fase ca- lante, a livello internazionale e in particolare nel mondo americano. Alla luce di queste tendenze viene da chiedersi se ancora oggi lo strumento abbia una validità, in quali contesti e a quali condizioni. Il dibattito ha naturalmente coinvolto la letteratura professionale, a partire già dalla fon- damentale rassegna di Jim Vickery del 200422. Le principali criticità sono
ovviamente legate ai cambiamenti in corso nel mondo dell’informazione, della produzione scientifica, dell’editoria, delle stesse biblioteche, infine delle diverse esigenze e abitudini degli utenti. In questa prospettiva lo stru- mento, nato in un contesto di collezioni ancora prevalentemente cartacee, è talora percepito come inadeguato a reggere il passo con i tempi.
In particolare, il digitale, che si sta espandendo e che pesa sempre di più, anche a livello di risorse investite, ha ancora un’inadeguata possibilità di rappresentazione e di valutazione all’interno delle carte (e non solo), per poter essere gestito attraverso politiche unitarie ed efficaci, assieme al resto delle raccolte. Ovviamente i concetti di collezione e di sviluppo delle colle- zioni sono radicalmente mutati e si sono assolutamente estesi, divenendo molto più mobili, come i modelli di fruizione23. In questo contesto lo sforzo
di continuo adattamento delle carte sembra troppo grave da sostenere. La sensibile contrazione dei budget che si sta verificando a livello mon- diale nel settore delle biblioteche è d’altra parte vista, da parte dei detrat- tori delle carte, come una giustificazione per la mancata elaborazione di
21 SivedanoinparticolareilconvegnoLe carte delle collezioni di sistema: Labacquisizioni a Se- riate (BG), 23 novembre 2009, <http://www.biblio.liuc.it/aiblomb/sitopub.asp?codice=252>
(10/2016); L. Rivali, A. Bettinazzi, Carta delle collezioni del Sistema bibliotecario Brescia est, Cusl, Milano 2008; La Carta delle collezioni: un’applicazione nel Sistema bibliotecario dell’Ovest Como, a cura di F. Meliti e G. Casartelli con prefazione di G. Solimine, AIB, Roma 2014.
22 J.Vickery,Making a statement: reviewing the case for written collection development policies, «Li-
brary management», 25, 2004, pp. 337-342. Si vedano inoltre B.S. Sanchez Vignau, Collection
development policies in university libraries: a space for reflection, «Collection building», 24, 2005,
pp. 35-43 e C. Picket, J. Stephens, R. Kimball, D. Ramirez, J. Thorton, N. Burford, Revisiting an
abandoned practice: the death and resurrection of collection development policies, «Collection man-
agement», 36, 2011, pp. 165-181.
23 Cambialastessaideadisviluppodellecollezioni,adesempioattraversolavalorizzazione
dei consorzi di biblioteche accademiche, con collezioni che si spostano in e tra città con ser- vizi di prestito interbibliotecario potenziati. Si veda a questo proposito P. Collins, Fear and
loathing in cooperative collection development, «Interlending & document supply», 40, 2012, pp.
100-104 e, in questo stesso volume, il contributo di B. Calonaci e F. Palareti, E-book e scienze
politiche. In questo scenario si sta passando sempre più dai piani di svilup- po dei bibliotecari, definiti sulla base di politiche, secondo una prospettiva
just in case, agli acquisti on demand, con la significativa esperienza delle
Patron driven acquisitions (PDA24) fino allo sviluppo di modelli misti. Il
fenomeno, visto dalla prospettiva italiana, in cui appena ci si stava affran- cando, nel mondo accademico, da un modello d’acquisizione quasi esclu- sivamente basato sui desiderata dei docenti, con l’introduzione di nuovi strumenti quali l’approval plan, sembra un ritorno al passato. La paura è anche quella di subire forti condizionamenti dal mercato.
In realtà è proprio in un momento di crisi che le politiche divengono an- cor più importanti, per motivare le scelte di sviluppo, d’acquisto e non solo. E diventa sempre più importante la cooperazione programmatica.
Nella Biblioteca di scienze sociali la Carta resta un valore e un impe- gno di lavoro, alla ricerca di un giusto equilibrio tra le sue due anime, che stanno tra di loro in necessaria contraddizione: da un lato l’enunciazione di principi e orientamenti che rischiano di risultare generici, dall’altro la definizione analitica di scelte e intenzioni, con il limite di condizionamenti eccessivi.
Ben consapevoli di tutto ciò presentiamo nel volume un estratto del- lo strumento sin qui elaborato per la valutazione della collezione corrente delle monografie (sezione GEN), al fine di implementare lo sviluppo di tale raccolta in modo consapevole, in accordo con la comunità scientifica di ri- ferimento25. Si tratta di una griglia elaborata a partire dal modello Conspec-
tus, in cui le collezioni sono state mappate tematicamente individuando blocchi di numeri Dewey significativi per la nostra realtà e i suoi contesti di ricerca.
Il modello è stato fortemente riadattato, al punto che non sono stati utilizzati gli ‘indicatori Conspectus’. Si è preferito ricorrere ai soli dati in modo che essi fossero direttamente parlanti, per comparazione. Il livello di sviluppo delle varie classi Dewey sarà deciso annualmente dal Comi- tato scientifico della biblioteca e definito attraverso un budget di spesa assegnato.
La griglia contiene dati relativi a: • consistenza delle collezioni;
• impegno corrente d’acquisizione (crescita ultimi anni); • piano di sviluppo (obiettivo di crescita).
24 Cfr.D.Draper,Managing Patron-Driven Acquisitions (PDA) records in a multiple model enviro- ment, «Technical service quarterly», 30, 2013, pp. 153-165; M. De Fino, L. Lo Mei, New roads for patron-driven e-books: collection development and technical services implications of a patron-driven ac- quisitions pilot at rutgers, «Journal of electronic resources librarianship», 23, 2012, pp. 327-338. 25 SivedainquestostessovolumeilcontributodiLucillaConiglielloeFrancescaZinanni,La collezione corrente monografie: prove tecniche di valutazione, e allegati.
Nel dettaglio vengono rilevati:
• per la consistenza delle collezioni: numero di inventari, valore patrimoniale;
• per l’impegno corrente d’acquisizione: numero di inventari acquisiti nell’ultimo anno, spesa degli acquisti nell’ultimo anno, costo medio di ciascun volume;
• per il piano di sviluppo: numero di inventari da acquistare orientativa- mente, budget destinato agli acquisti nell’anno venturo.
Rispetto a Conspectus è stato scelto di non implementare l’elemento della conservazione. Si sono invece rilevati i dati relativi all’età e all’ingom- bro fisico delle collezioni, ritenuti utili per la revisione corrente e per la previsione di crescita dello scaffale. È stata inoltre censita la consistenza dei volumi in lingua inglese, tedesca e francese.
In più sono stati rilevati i dati relativi alla circolazione, prestito e con- sultazione26, fondamentali per la valutazione ai fini dello sviluppo. In pas-
sato è stata inoltre sperimentata la comparazione con l’andamento del borrowing e del lending, le cui transazioni sono state anch’esse mappate tematicamente con l’assegnazione delle medesime classi Dewey27, per indi-
viduare i punti di debolezza e di forza delle raccolte.
Dando conto di questa esperienza si è consapevoli dell’onere e del ca- rico di lavoro che tutto ciò comporta, specialmente all’inizio dell’anno, quando tutti i dati vengono raccolti e elaborati. Con gli strumenti gestiona- li attualmente a disposizione (principalmente la reportistica Aleph) buona parte di questa attività viene svolta con conteggi e controlli effettuati dal bibliotecario. Ci apprestiamo a lavorare soprattutto all’analisi e alla valuta- zione dei dati raccolti, per recepirne per intero la valenza, assieme ai nostri docenti e ricercatori.
26 Quest’ultimarilevataapartiredagiugno2014grazieallaproceduraInhousedelsistema
gestionale Aleph.
27 SivedanoireportAnalisi delle richieste di borrowing e DD pervenute nel 2009, 2010, 2011
e 2015 e Analisi delle richieste di lending pervenute nel periodo 2010-2012 alla pagina <http:// www.sba.unifi.it/CMpro-v-p-332.html> (10/2016). Si veda inoltre in questo volume il con- tributo di B. Faussurier, Analisi delle richieste di borrowing 2015: copertura della collezione ed
ALLEGATI Allegato 1
L. Conigliello, C. Melani (a cura di), Esperienze di gestione in una biblioteca accademica: la Biblioteca
di scienze sociali dell’Ateneo fiorentino (2004-2015), ISBN (online) 978-88-6453-394-0, ISBN (print)
978-88-6453-393-3, CC BY-NC-ND 4.0 IT, 2016 Firenze University Press
L. Conigliello
* GiovannaCestoneèreferentedelsettoreFondiantichiecollezionispecialidellaBiblioteca
di scienze sociali; Lucilla Conigliello è direttrice della biblioteca.
Fondi storici e collezioni speciali:
tutela e valorizzazione
1. Premessa
La Biblioteca di scienze sociali raduna varie collezioni di considerevo- le interesse storico e culturale, confluite a Novoli dalle diverse biblioteche d’origine. Particolarmente rilevanti sono il fondo antico concesso nel 1924 in comodato all’Università dal Collegio degli avvocati di Firenze, nucleo costitutivo della Biblioteca giuridica, che contiene lasciti di giureconsulti toscani a partire dal XVI secolo; il fondo Cesare Alfieri, originariamente di pertinenza della Scuola di scienze sociali e politiche “Cesare Alfieri”, dive- nuta nel 1938 la moderna Facoltà di scienze politiche; la “Biblioteca orien- tale” di Aldobrandino Malvezzi de’ Medici, ricca di pregevoli volumi di letteratura sui viaggi, sulla storia e la cultura dei paesi dell’Europa orienta- le, del Mediterraneo, dell’Africa e dell’Asia. Le raccolte contano oltre 1.500 edizioni del XVI secolo, circa 3.000 del XVII secolo e numerosissimi esem- plari dei secoli XVIII e XIX.
2. Definizione di un servizio e valorizzazione