Gestire la formazione

Al di là delle occasioni più o meno formalizzate organizzate internamen- te, il personale della Biblioteca di scienze sociali ha la possibilità di fruire dei corsi compresi nel piano formativo di Ateneo, organizzati dall’Ufficio formazione, per quanto riguarda l’area biblioteche in collaborazione con il gruppo di lavoro per la formazione professionale SBA, ma anche di ini- ziative esterne quali corsi organizzati da agenzie formative o associazioni professionali, seminari, convegni.

Anche in ragione del ricambio di personale che ha accompagnato il tra- sloco, nel 2004 la direzione esprime l’esigenza di impostare un sistema di sviluppo del personale, vecchio e nuovo, «che impegni progettualità, risor- se in generale e risorse formative in particolare, e incanalato e nutrito rispet- to alla prospettiva di crescita e di funzionamento dell’organizzazione»15_{. Si}

ritiene necessario individuare piani di formazione individuali sulla base di profili di crescita coerenti.

2.1 I principi

Vengono ribaditi alcuni principi, già patrimonio del Sistema bibliote- cario di Ateneo. La formazione individuale dovrebbe tener conto di tre fattori:

• l’attività lavorativa svolta, attuale e futura, considerando il potenziale sviluppo della persona e del settore;

• il curriculum, cioè l’esperienza professionale maturata e i corsi già se- guiti; il programma formativo individuale dovrebbe essere coerente

15_{Conigliello,L’organizzazione: traghettare e costruire servizi e identità, in Architettura della biblio-} teca, cit., p. 314.

con il curriculum ma è necessario evitare che vengano ripetute espe- rienze già effettuate, al fine di non sprecare risorse;

• le aspirazioni formative e professionali, che possono anche divergere dall’attività attualmente svolta ma di cui occorre tener conto perché po- trebbero aprire nuove prospettive sia per la persona che per la struttura. Tutti dovrebbero avere l’opportunità di raggiungere un livello di competenze di base. Particolare attenzione dovrebbe essere prestata alle posizioni più deboli quanto a inquadramento professionale, cultura bi- blioteconomica, approccio alla formazione e all’apprendimento, relazioni interpersonali. È necessario inoltre equilibrare il monte ore lavorativo de- dicato da ciascuno alla formazione, evitare forti divari all’interno del per- sonale, che in alcuni anni per ragioni diverse si sono purtroppo verificati. La formazione è necessaria e continua; tutti dovrebbero farne qualche ora nell’arco dell’anno, sulla base dell’equilibrio, difficile ma da perseguire co- stantemente, tra aspirazioni personali e esigenze della biblioteca, stando attenti a non sprecare risorse in tempo e denaro16_.

Viene confermata anche la validità del principio, già applicato da qual- che anno, in base al quale i colleghi che hanno la possibilità di seguire un corso, un seminario, un convegno in orario di lavoro al di fuori del piano formativo di Ateneo condividano con gli altri l’esperienza portando in se- de i materiali raccolti o, quando ritenuto opportuno, redigendo una breve relazione, talvolta anche relazionando in aula didattica. L’obiettivo è fa- vorire la circolazione interna delle conoscenze e potenziare l’autoappren- dimento. Nell’ambito del progetto per l’adeguamento della collezione alla nuova sede, il piano di lavoro 2005 prevede, tra le altre cose, l’allestimento di una sezione speciale di biblioteconomia, scorporata e distinta dalla rac- colta corrente17_.

2.2 Gli strumenti

I principi stabiliti costituiscono i criteri in base ai quali la direzione au- torizza di volta in volta le singole partecipazioni a iniziative formative in programma dentro e fuori l’Ateneo, ritenute di interesse per la biblioteca. Criteri, principi e relazioni prodotte dai colleghi trovano posto dal 2005 nell’area riservata al personale del nuovo sito web della biblioteca, accanto ad altra documentazione di servizio.

Il web della biblioteca raccoglie anche i materiali di supporto alle occa- sioni formative organizzate internamente, sul modello della pagina curata

16_{Perl’enunciazionediquestiprincipisivedaRelazione attività anno 2004, <http://www.sba.}

unifi.it/mod-Areafiles-display-lid-116-cid-28.html> (10/2016), p. 57.

17_{SivedaPiano di sviluppo 2004-2005. Programmazione delle attività per l’anno 2005, a cura di L.}

dal gruppo di lavoro di Ateneo per i corsi organizzati per tutti i bibliotecari del Sistema18_{. Strumento essenziale per l’analisi delle competenze indivi-}

duali e della formazione effettuata è invece la banca dati del personale del Sistema bibliotecario, creata alle origini del Sistema stesso, tuttora aggior- nata con informazioni su titoli di studio e professionali, attività lavorativa svolta dentro e fuori l’Università di Firenze, formazione effettuata in orario di lavoro e non19_.

In quanto ruolo di supporto alla gestione dello sviluppo professionale effettuata dalla direzione, per il referente per la formazione vengono indi- viduati i seguenti compiti:

• valutare, selezionare e sottoporre alla direzione informazioni in merito a iniziative formative di Ateneo o esterne ritenute utili;

• raccogliere le richieste e i bisogni dei colleghi, espressi anche informalmente;

• espletare le procedure necessarie per gestire le iscrizioni;

• monitorare la formazione effettuata da ciascuno in termini sia qualitati- vi che quantitativi (cosa e quanto: monte ore e costi);

• raccogliere i feedback dei colleghi in merito all’efficacia delle esperienze fatte, anche al fine di valutare gli attori del mercato formativo esterno all’Ateneo e allocare bene le risorse;

• informare i colleghi sul ‘mondo formazione’ nel complesso: decisioni a livello di Ateneo e di Sistema bibliotecario, flussi e procedure, avanza- mento dei lavori in merito alla progettazione formativa di Ateneo, dal- la rilevazione dei bisogni all’organizzazione delle singole iniziative in cantiere.

La comunicazione con i colleghi guadagna negli anni particolare atten- zione, soprattutto in momenti in cui la formazione diventa un tema caldo: le progressioni economiche orizzontali indette in Ateneo dal 2009 assegna- no un punteggio anche ai corsi seguiti; la mutata congiuntura normativa e finanziaria, d’altra parte, dal 2011 comporta la drastica riduzione dei fondi disponibili per missioni e iscrizioni20. Cerchiamo di incrementare strumen-

ti e occasioni per parlare di formazione, allo scopo di condividere maggior- mente informazioni e decisioni: ampliamento della pagina web dedicata; periodica partecipazione del referente per la formazione alle riunioni del

18_{<http://www.sba.unifi.it/CMpro-v-p-117.html>(10/2016).}

19_{Ognibibliotecariopuòvisionareilpropriocurriculumaccreditandosiconuserepassword}

a partire dalla pagina dedicata ai servizi per il personale: <http://www.sba.unifi.it/CMpro-v- p-1283.html> (10/2016).

20_{Lariduzionedeifondidisponibiliinduceladirezioneacercarenuovesoluzioniperfa-}

vorire comunque la formazione del personale, a costi zero per la biblioteca. Già nel 2008 era stato formulato un accordo informale con Le Pagine che prevedeva l’ospitalità presso l’aula didattica “Maria Rosaria Corrado” dei corsi organizzati dalla cooperativa in cambio di parte- cipazioni gratuite per il Sistema bibliotecario di Ateneo.

Comitato tecnico di gestione della biblioteca; periodiche e-mail a tutto il personale (le Notizie dal settore Formazione), soprattutto per dar conto circa l’attuazione del piano formativo di Ateneo anticipando date e programmi. 2.3 Un po’ di numeri

A inizio 2004 afferiscono alla biblioteca 47 unità di personale, piuttosto eterogenee quanto a età, titolo di studio e formazione specifica, qualifica, anzianità di servizio, esperienze lavorative precedenti, prospettive di car- riera. Sei di esse sono arrivate solo nell’arco dei due anni precedenti. Tra pensionamenti e trasferimenti sei unità se ne vanno tra il 2004 e il 2005, altre 14 dal 2007 a fine 2014. Viceversa, tra concorsi, trasferimenti e stabiliz- zazioni, nel corso degli anni arrivano 12 nuovi colleghi (due dei quali se ne vanno a loro volta in brevissimo tempo).

Nonostante il forte ricambio di personale sono rari i casi di bibliotecari giunti alla fine di un anno solare con zero ore di formazione/aggiornamen- to realizzate. Si tratta per lo più di personale prossimo al pensionamento o non in servizio effettivo per lungo tempo a causa di congedo, assenze prolungate. Particolare attenzione viene dedicata, d’altra parte, agli arrivi. Se per le assunzioni in blocco a seguito di procedura concorsuale viene or- ganizzato nel 2007 un ciclo di formazione di ingresso a livello di Sistema, per gli arrivi singoli per trasferimento cerchiamo di sfruttare nel migliore dei modi i corsi in programma del piano formativo di Ateneo. Dal 2010 ini- ziamo inoltre a fare ricorso alla formula delle Chiacchierate itineranti infor-

mative su luoghi, persone e attività della biblioteca, colloqui con i referenti dei

diversi settori della biblioteca allo scopo di illustrare l’organizzazione del lavoro e i progetti in corso, visitando uffici e servizi e presentando i colle- ghi coinvolti.

Se consideriamo anche le occasioni formative interne, più o meno strut- turate e formalizzate, nonché convegni e seminari, dal 2004 al 2014 sono state effettuate da un minimo di 17 ore di formazione/aggiornamento pro capite nel 2005 ad un massino di 32 nel 201021. La percentuale di bibliote-

cari che ha effettuato formazione/aggiornamento rispetto al totale dei bi- bliotecari in servizio (almeno per una porzione di anno) dal 2004 al 2014 va dall’89% del 2005 al 100% raggiunto nel 2006, 2011, 2012.

21_{Nonfannotestole71oreprocapitedel2006,l’annodedicatoaicorsidiaddestramento}

al nuovo sistema gestionale Aleph. Per il dettaglio dei dati si veda il contributo di Eleonora Giusti e Chiara Melani in questo stesso volume, Dieci anni di numeri: utenti, risorse e servizi della

L. Conigliello, C. Melani (a cura di), Esperienze di gestione in una biblioteca accademica: la Biblioteca

di scienze sociali dell’Ateneo fiorentino (2004-2015), ISBN (online) 978-88-6453-394-0, ISBN (print)

978-88-6453-393-3, CC BY-NC-ND 4.0 IT, 2016 Firenze University Press

C. Melani