La deselezione dello scaffale aperto delle monografie

Un altro discorso che si è rivelato centrale nella nostra esperienza è stato quello della revisione/deselezione dello scaffale aperto delle monografie. I materiali a scaffale devono sempre risultare pertinenti, di qualità, aggior- nati e in buona condizione; togliere è indispensabile, anche per accogliere nuovi libri. Giustamente per la deselezione si evoca l’immagine della po- tatura, saggia e tempestiva riduzione della mole di una pianta che ne aiuta lo sviluppo. La revisione è un intervento rilevante, che implica azioni in successione. Non è banale scegliere cosa e come togliere, e per farlo occorre un progetto, il che implica la definizione di criteri, metodo e strumenti di lavoro. Il materiale deselezionato potrà poi avere varie destinazioni, ve- nendo ricollocato o scartato. Il progetto di revisione sarà in primo luogo strettamente correlato alle tipologie dei materiali e alle caratteristiche delle raccolte, nei profili che abbiamo voluto loro attribuire, descritti nella Carta delle collezioni. Ovviamente non tutte le collezioni si deselezionano ma è fondamentale farlo per le raccolte correnti, per le quali la revisione deve divenire parte integrante della gestione, come aspetto rilevante della cura e del governo continuo dello scaffale.

All’estero troviamo letteratura e prassi consolidate su come affrontare la revisione dello scaffale, rispetto alla quale risultano elementi rilevanti l’età e la circolazione del volume, lo stato di conservazione e la sua valuta- zione di merito13_.

Per ciò che ci riguarda la deselezione dello scaffale corrente delle mo- nografie è stata avviata tra 2009 e 2010 come attività straordinaria, con un impatto sul 5% dei materiali, essenzialmente copie multiple e vecchie edi- zioni; dal 2013 è poi entrata a regime su base disciplinare, investendo range di numeri Dewey predefiniti (quelli di stretta pertinenza della biblioteca, nel rapporto coi curricula e con le aree di ricerca di riferimento; ciò signi- fica che non si è ad esempio deselezionata la classe 900) e utilizzando i se-

12_{SivedainquestostessovolumeilcontributodiCinziaZannoni,Un’esperienza di riorganizza-} zione e deselezione delle collezioni di periodici in magazzino.

13_{L’esperienzapiùillustreèquelladelmetodoCREW(Continuousreview,evaluationand}

weeding), avviata nel 1976 da Joseph P. Segal, rivisitata nel 1995 da Belinda Boon e conti- nuamente aggiornata sul sito <https://www.tsl.texas.gov/ld/pubs/crew/index.html> (10/2016). Sul tema della valutazione e revisione si vedano in Italia C. Carotti, Gli acquisti in biblioteca:

formazione e accrescimento del patrimonio documentario, Bibliografica, Milano 1989, pp. 63-70;

G. Solimine, Le raccolte delle biblioteche, Bibliografica, Milano 1999, pp. 175-228; K. Whittaker,

Systematic evalutation: methods and sources for assessing books, Bingley, London 1982 (trad. it. Metodi e fonti per la valutazione sistematica dei documenti, a cura di P. Lucchini e R. Morriello,

Vecchiarelli, Manziana 2002); L. Vaccani, Revisione delle raccolte, AIB, Roma 2005; Ead., Come

guenti criteri: uso, date di pubblicazione e inventariazione, valutazione a scaffale. La deselezione ha utilizzato il report Aleph Lista scaffale, che rileva le consistenze per intervalli di collocazione con indicazione di barcode, ti- tolo, anno di inventariazione e collocazione, inclusiva della data di pubbli- cazione; e il report Aleph Monitoraggio uso collezione, che rileva i prestiti per fondo e anno, scaricato per anno per gli ultimi cinque anni, con indicazione di barcode, titolo, numero di prestiti nell’anno, numero di prestiti totali. Il lavoro è stato svolto inizialmente in coppia, dopo una preliminare suddi- visione degli intervalli di numeri Dewey, dapprima a tavolino, effettuando un match dei due file e annotando sul file excel prodotto da Lista scaffale (cui è stato aggiunto un foglio legenda che contiene le istruzioni) se il libro restava o meno a scaffale in base ai prestiti e alle date di pubblicazione e d’inventariazione; poi a scaffale, con un pc portatile, confermando o meno la decisione presa nella fase precedente alla luce della valutazione del bi- bliotecario, libro alla mano, attraverso un giudizio di merito e uno relativo allo stato di conservazione. Tra il 2012 ed il 2015 sono stati deselezionati dalla collezione generale monografie correnti 7.803 volumi.

Alla revisione corrente su base disciplinare hanno partecipato e parte- cipano bibliotecari vari, tra cui i colleghi che si occupano di gestione delle collezioni, ma anche di formazione e assistenza alla ricerca, e volontari del servizio civile. La capacità di valutare è stata acquisita sul campo e il lavoro iniziale in coppia (talora anche con scambi tra le coppie) è stato importante per armonizzare l’approccio individuale alla deselezione, tra orientamenti più o meno conservativi. La scelta di affrontare la revisione da un punto di vista disciplinare ha contribuito alla costruzione di competenze di subject librarian, che risultano centrali per accreditare il bibliotecario nel suo ruolo cardine di intermediario tra l’utente e le risorse documentarie. Il lavoro di revisione, proprio per l’aspetto formativo, ci ha rafforzato, a livello cultu- rale e professionale. Ha reso ancor più allargate e condivise la conoscenza e la cura delle raccolte, elementi rilevanti e fortemente identitari. In più, la- vorando a scaffale alla deselezione rileviamo e ci facciamo carico delle cose che non vanno, dal cartellino staccato ai libri fuori posto da riordinare subi- to, ai mancanti da segnalare, e questo si radica dentro di noi a un livello più alto, generando spirito d’osservazione e disponibilità. Non è un caso che nei periodi in cui l’appalto per il monitoraggio RFID e il riordino corrente dello scaffale aperto è sospeso, in attesa dell’arrivo del nuovo detenuto14_,

condividiamo in via straordinaria tali attività tra colleghi.

Per quanto riguarda la sezione di reference per la didattica (DID), il lavoro di revisione è partito da un’iniziava straordinaria nel 2012, che ha operato una drastica deselezione e al contempo significativi nuovi acquisti (figura 1). Tra novembre 2011 e settembre 2012 sono stati presi in esame

4.850 volumi e ne sono stati scartati 995 (21%); nello stesso arco di tempo, e fino alla fine del 2012, la sezione è stata reintegrata con 351 acquisti. Figura 1 – Confronto tra scarti (novembre 2011-settembre 2012) e acquisti (novembre 2011-dicembre 2012), suddivisi per intervallo Dewey.