MANDATO DI BASE
L’AFS archivia tutti i documenti della Confederazione che hanno un valore giuridico, politico, economico, storico, sociale o cultu-rale. L’archiviazione rende documentabile il lavoro della pubblica amministrazione, permette alle unità amministrative di rendere conto del proprio operato, contribuisce alla libera formazione delle opinioni e consente la ricerca. L’AFS presta inoltre ai servizi tenuti a offrire i loro documenti consulenza sull’organizzazione, la gestione, la conservazione e il versamento degli atti e fornisce assistenza agli utenti nella ricerca e nell’accesso ai documenti archiviati.
RICAVI E SPESE DI FUNZIONAMENTO, INVESTIMENTI
Mio. CHF C
Ricavi ed entrate per investimenti 0,5 0,3 0,3 -5,5 0,3 0,3 0,3 -1,4
Spese e uscite per investimenti 19,3 21,3 20,8 -2,5 19,7 19,1 19,1 -2,7
COMMENTO
I ricavi di funzionamento restano stabili. Per i servizi prestati nel settore dell’archiviazione digitale a lungo termine per terzi sono preventivati 0,1 milioni l’anno. L’AFS offre queste prestazioni di servizi ad altre istituzioni del settore pubblico dal 2011.
Nel periodo 2018–2022 le spese di funzionamento comprendono mezzi TIC supplementari per la creazione di un accesso elettro-nico al patrimonio archivistico e negli anni 2019–2021 per la realizzazione di un’infrastruttura per la digitalizzazione e la moder-nizzazione del sistema d’informazione archivistica. I progetti giungono al termine, per cui nel preventivo e nel piano finanziario sono previsti meno mezzi finanziari.
Per quanto riguarda gli obiettivi, il cambiamento di maggior rilievo è previsto per il 2021 e gli anni successivi nell’accesso ai dati:
l’AFS introduce infatti un accesso elettronico e, grazie alla nuova infrastruttura per la digitalizzazione, sarà in grado di offrire agli utenti una quota sempre maggiore di dossier analogici in forma digitale. Nel 2019 l’infrastruttura per la digitalizzazione è stata posta in esercizio più tardi del previsto, il che rende necessario un adeguamento dell’obiettivo per il 2021.
L’efficienza economica dell’archiviazione digitale dipende, fra l’altro, dal tipo di documenti versati. Nel 2019, la maggior parte dei versamenti proveniva da sistemi GEVER i quali, una volta effettuati i test, hanno consentito una ripresa perlopiù automatizzata dei documenti. Dato che si può supporre che questa sarà la tendenza anche in futuro, i valori per gli anni 2021–2024 sono stati incrementati in misura corrispondente. Stato di diritto: l'AFS è uno dei canali attraverso cui la Confederazione adempie al proprio obbligo
politico e giuridico di rendere conto alla società del proprio operato
– Servizi tenuti a offrire i loro atti che negli ultimi 10 anni hanno versato documenti all'AFS (%, min.) 70 70 70 72 75 77 Accesso moderno e affidabile ai dati: l'AFS adegua all'evoluzione digitale l'accesso alle informazioni e ai
dati archiviati per l'Amministrazione federale e la società (governo elettronico, società dell'informazione)
– Quota dei dossier messi a disposizione in forma analogica (nella sala di lettura) (%, max.) 89 70 60 30 20 15 – Quota dei dossier versati in forma digitale e messi a disposizione in forma analogica
(indipendentemente dal luogo, digitale) (%, min.) 11 29 38 68 77 80
– Quota dei dossier versati e messi a disposizione in forma digitale (indipendentemente dal luogo,
digitale) (%, min.) 0 1 2 2 3 5
Redditività: l'AFS incrementa la redditività dell'archiviazione digitale
– Quota dei versamenti annui rispondenti ai requisiti dell'AFS che possono essere ripresi
automaticamente (%, min.) 76 50 78 80 82 84
INFORMAZIONI CONTESTUALI
2014 2015 2016 2017 2018 2019
Totale dei fondi archivistici digitali (TB) 18,1 18,2 18,6 20,4 20,7 18,9
Totale dei fondi archivistici analogici (m) 60 226 61 390 63 290 64 917 66 386 67 647
Totale delle unità archivistiche consultate (numero) 30 741 30 686 39 177 36 285 36 367 35 461
Unità archivistiche consultate dai servizi dell'Amministrazione (numero) 3 058 2 692 2 618 4 795 5 420 5 426
305 AFS
3 DFI / P 2021 CON PICF 2022–2024 / VOLUME 2AVOCI DI BILANCIO
Migliaia CHF C
2019 P
2020 P
2021 ∆ in %
20–21 PF
2022 PF
2023 PF
2024 ∆ Ø in % 20–24
Ricavi / Entrate 457 345 326 -5,5 326 326 326 -1,4
Settore proprio
E100.0001 Ricavi di funzionamento (preventivo globale) 457 345 326 -5,5 326 326 326 -1,4
∆ assoluta rispetto all'anno precedente -19 0 0 0
Spese / Uscite 19 259 21 321 20 798 -2,5 19 713 19 117 19 133 -2,7
Settore proprio
A200.0001 Spese di funzionamento (preventivo globale) 19 259 21 321 20 798 -2,5 19 713 19 117 19 133 -2,7
∆ assoluta rispetto all'anno precedente -523 -1 085 -596 16
305 AFS
116
3 DFI / P 2021 CON PICF 2022–2024 / VOLUME 2A
MOTIVAZIONI RICAVI / ENTRATE
E100.0001 RICAVI DI FUNZIONAMENTO (PREVENTIVO GLOBALE)
CHF C
2019 P
2020 P
2021 assoluta Δ 2020–21
in %
Totale 456 595 345 000 325 900 -19 100 -5,5
con incidenza sul finanziamento 370 487 345 000 325 900 -19 100 -5,5
senza incidenza sul finanziamento 86 108 – – – –
I ricavi di funzionamento provengono per l’86 % da ricavi e tasse, per il 5 % da emolumenti e per il 9 % da diversi ricavi.
I ricavi e tasse includono i ricavi generati dai servizi prestati nel settore dell’archiviazione digitale a lungo termine per terzi (0,1 mio.) e dall’ampliamento del portale informativo sulla NFTA/Alptransit, per i quali sono fatturate al FIF spese per il personale massime di 0,2 milioni l’anno.
Basi giuridiche
L del 26.6.1998 sull’archiviazione (LAr; RS 152.1), art. 18; O del 1.12.1999 sugli emolumenti ARF (RS 172.041.15).
305 AFS
3 DFI / P 2021 CON PICF 2022–2024 / VOLUME 2ASPESE / USCITE
A200.0001 SPESE DI FUNZIONAMENTO (PREVENTIVO GLOBALE)
CHF C
con incidenza sul finanziamento 12 489 538 14 937 500 14 144 400 -793 100 -5,3
senza incidenza sul finanziamento – 21 000 21 000 0 0,0
computo delle prestazioni 6 768 975 6 362 200 6 632 500 270 300 4,2
Spese per il personale 9 305 413 9 130 100 9 122 400 -7 700 -0,1
Spese per beni e servizi e spese d'esercizio 9 953 100 12 115 800 11 600 500 -515 300 -4,3
di cui spese per beni e servizi informatici 4 652 096 6 369 600 5 856 400 -513 200 -8,1
di cui spese di consulenza 237 760 346 400 199 900 -146 500 -42,3
Spese di ammortamento – 21 000 21 000 0 0,0
Uscite per investimenti – 53 800 54 000 200 0,4
Posti a tempo pieno (Ø) 59 60 59 -1 -1,7
Spese per il personale e posti a tempo pieno
Le spese per il personale rappresentano il 44 % delle spese di funzionamento dell’AFS e rispetto al preventivo 2020 rimangono stabili.
Il numero di posti a tempo pieno sono in linea con il consuntivo 2019 ed è leggermente inferiore al valore iscritto a preventivo per il 2020 (-1 posto a temo pieno).
Spese per beni e servizi e spese d’esercizio
Il 56 % delle spese di funzionamento iscritte a preventivo è riconducibile a spese per beni e servizi e spese d’esercizio.
La diminuzione delle spese per beni e servizi e spese d’esercizio rispetto al preventivo 2020 è dovuta soprattutto al calo delle spese per beni e servizi informatici. L’AFS ha ottenuto mezzi TIC supplementari per la creazione di un accesso elettronico al patri-monio archivistico negli anni 2018–2022 e per la realizzazione di un’infrastruttura per la digitalizzazione e la modernizzazione del sistema d’informazione archivistica negli anni 2019–2021. In base alla pianificazione dei progetti, nel 2021 sono necessari meno mezzi finanziari rispetto al 2020. Il 40 % circa delle spese per beni e servizi informatici è destinato all’esercizio e alla manutenzio-ne delle applicazioni in uso. Il rimamanutenzio-nente 60 % è a disposiziomanutenzio-ne per l’ulteriore sviluppo dell’archiviaziomanutenzio-ne digitale e della gestiomanutenzio-ne dell’informazione, come pure per la realizzazione dell’accesso elettronico al patrimonio archivistico e la modernizzazione del sistema d’informazione archivistica.
La parte di credito destinata alle spese di consulenza serve a finanziare l’assistenza ai servizi soggetti all’obbligo di archiviazione nell’espletamento di questo loro dovere e le attività necessarie per garantire al pubblico e all’Amministrazione federale un acces-so efficiente al patrimonio archivistico. Nel preventivo 2021 le spese di consulenza acces-sono inferiori rispetto all’anno precedente in ragione di un trasferimento di 0,1 milioni alle prestazioni di servizi esterne.
La parte rimanente delle spese per beni e servizi e spese d’esercizio è destinata soprattutto alle pigioni (4,4 mio.) e alle presta-zioni di servizi esterne (0,8 mio.). Con quest’ultimo importo, l’AFS finanzia principalmente la digitalizzazione dei documenti. Negli anni a venire è previsto il progressivo, ulteriore ampliamento dell’infrastruttura per la digitalizzazione, il che spiega il trasferimen-to dalle spese di consulenza alle prestazioni di servizi esterne.
Spese di ammortamento
Le spese di ammortamento costituiscono meno dell’1 % delle spese di funzionamento. Si tratta di piccoli acquisti di sostituzione (p. es. mobilio e macchinari d’ufficio).
Uscite per investimenti
Le uscite per investimenti sono previste soprattutto per piccoli acquisti di sostituzione (p. es. mobilio e macchinari d’ufficio) e costituiscono meno dell’1 % delle spese di funzionamento.