Art 30 comma 2 d.lgs 81/2008 e documentazione

L’art. 30 d.lgs. al comma 2 prevede che ‹‹il modello organizzativo e gestionale di cui al

comma 1 deve prevedere idonei sistemi di registrazione dell’avvenuta effettuazione delle attività di cui al comma 1››; il Modello deve, cioè, contemplare la documentazione

di tutti gli obblighi giuridici relativi al rispetto degli standard tecnico-strutturali richiesti dalla legge, alle attività di valutazione e gestione dei rischi, alle attività di natura organizzativa, alle attività di sorveglianza sanitaria, alle attività di informazione e formazione dei lavoratori, alle attività di vigilanza, alla acquisizione di documentazioni e certificazioni obbligatorie di legge, alle verifiche periodiche dell’applicazione e dell’efficacia delle procedure adottate. La brevità di questa disposizione, o forse la logicità del suo contenuto, potrebbe indurre a sottovalutarne l’impatto: è allora opportuno porre bene in evidenza che essa, richiedendo la registrazione di tutte le attività obbligatorie previste per l’attuazione del modello, impone una documentazione molto più corposa ed onerosa rispetto a quella prevista dalle altre norme cogenti1. La documentazione delle attività attinenti alla realizzazione del modello era già da tempo considerata elemento essenziali ai fini dell’idoneità del modello poiché, come è facile intuire, essa rende più agevole l’attività difensiva dell’ente nel momento in cui

questo viene chiamato a rispondere di fatti di potenziale rilevanza penale2. Tale adempimento implica, infatti, una formalizzazione delle attività che vengono svolte per ottemperare agli obblighi di cui all’art. 30 comma 1 d.lgs. 81/2008, richiesti ai fini della costruzione di un modello che risulti idoneo ed efficace; una tale formalizzazione consente così la trasparenza e la controllabilità dall’esterno ed ex post delle scelte compiute dall’ente, poiché qualsiasi variazione o violazione delle regole, anche quando non integrino fatti penalmente rilevanti, e qualunque evento che abbia reso necessario un adeguamento del Modello trovano un riscontro documentale3.

L’importanza di un tale obbligo di documentazione si coglie guardando alla generale disciplina del d.lgs. 231/2001, la quale richiede che sia l’ente, almeno per quanto riguarda i reati commessi dagli apicali, a fornire la prova dell’avvenuta adozione di misure idonee ad impedire la realizzazione di reati del tipo di quello verificatosi4; non si può, dunque, non cogliere il rapporto che intercorre tra la prova che grava sull’ente e la documentazione dell’attività svolta. Del resto, dall’esame della giurisprudenza in materia di responsabilità degli enti si evince che tra il materiale probatorio rilevante rientrano una pluralità di documenti che possono essere utili ai fini della valutazione dell’idoneità del modello quali, ad esempio, le segnalazioni di vigilanza, le relazioni redatte da personale interno in sede di ispezioni, rapporti di audit, pareri “pro-veritate” in ordine all’adeguatezza della compliance aziendale, e così via5; se tali documenti sono utilizzati ai fini probatori a carico degli enti in relazione ai modelli adottati ex d.lgs. 231/2001, a maggior ragione ciò varrà nel contesto dei modelli in materia di salute e sicurezza sul lavoro, dove vi è un esplicito obbligo di documentazione. Sicuramente, centrale sarà la registrazione delle attività dell’Organismo di Vigilanza, in quanto ciò è stato riconosciuto in via generale per tutti i modelli di organizzazione e gestione: si deve, in sintesi, provare la “sufficiente vigilanza”6. Più in generale, comunque, ai fini di

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Cfr. P. ALDOVRANDI, Testo unico, cit., 490. V. anche R. LOTTINI, I modelli, cit., 188. Cfr. C. MANCINI, I modelli, cit., 185.

3 _{Cfr. R. LOTTINI, I modelli, cit., 188; C. MANCINI, I modelli, cit., 185.}

4 _{Cfr. art. 6 d.lgs. 231/2001. Sulla scelta di prevedere una simile inversione dell’onere probatorio solo per}

i reati commessi dagli apicali, si rinvia alla Relazione governativa di accompagnamento al d.lgs. 231/2001. Sul punto, v. anche P. GHINI – L. FRUSCIONE, L’importanza del sistema documentale quale

prova della “sufficiente” vigilanza, in Resp. amm. soc. enti, 2012, 1, 270 ss.

5 _{Sul punto, v. P. GHINI – L. FRUSCIONE, L’importanza del sistema documentale, cit., 273 ss.} 6

Sul punto, v. P. GHINI – L. FRUSCIONE, L’importanza del sistema documentale, cit., 279 ss., secondo i quali è assolutamente consigliabile che ogni attività dell’OdV sia documentata per iscritto ed ogni riunione o ispezione venga adeguatamente verbalizzata; che siano adottati idonei sistemi di registrazione degli accessi logici ai sistemi di elaborazione e degli archivi elettronici da parte dei membri dell’OdV;

soddisfare quanto richiesto dal comma 2 dell’art. 30 d.lgs. 81/2008, non è sufficiente guardare al numero di registrazioni, ma rileva altresì chi ne è l’autore7. Inoltre, non si dovrebbe tralasciare il requisito della “data certa”, richiesto anche dall’art. 28 d.lgs. 81/2008 in relazione al Documento di Valutazione dei Rischi, dove non vengono, però, ulteriormente specificate le modalità per garantirlo8.

È interessante mettere in luce come nel settore in esame anche le linee guida UNI - INAIL e il BS OHSAS delineino sistemi di registrazione delle attività; in particolare, le linee guida UNI - INAIL disciplinano l’istituzione della figura del responsabile del sistema di gestione della sicurezza, cui viene affidato, tra gli altri, anche il compito di redazione di tutta la documentazione richiesta9.

In termini generali e in conclusione, l’obbligo di registrazione dovrebbe sempre soddisfare i requisiti di efficacia, effettività, idoneità, coerenza10 in quanto rappresenta il corollario dell’impostazione della normativa volta a incentivare la creazione o l’aggiornamento del modello organizzativo integrato: la registrazione delle attività descritte dalla norma deve risultare puntualmente documentata perché l’efficienza del modello trova riscontro principale nel suo funzionamento giorno per giorno nella vita dell’azienda11.

che gli archivi elettronici e cartacei abbiano caratteristiche di completezza, inalterabilità e possibilità di verifica della loro integrità adeguate al raggiungimento dello scopo di verifica per cui sono richieste. Gli autori forniscono, inoltre, delle indicazioni in merito al contenuto della documentazione.

7

Sul punto, v. A. MAZZERANGHI, Peculiarità pratiche, cit., 179. L’autore ricorda un caso in cui in un azienda metalmeccanica erano state effettuate, nel corso del 2008, una quarantina di registrazioni di attività di vigilanza: ancorché il numero sembrasse sufficiente, si trattava in realtà di documenti redatti esclusivamente dal RSPP e dal direttore di produzione e questo rivelava un’evidente falla del sistema, data l’assenza di qualsiasi registrazione da parte dei preposti, sicuramente più presenti nei reparti produttivi, e, conseguentemente, più esposti alla possibilità di rilevare infrazioni.

8 _{Cfr. P. GHINI – L. FRUSCIONE, L’importanza del sistema documentale, cit., 284, dove gli autori}

indicano delle possibili modalità di attribuzione di data certa al documento.

9 _{V. UNI-INAIL, Linee guida per un sistema di gestione della sicurezza e della salute sul lavoro.} Manuale di sistema, 25 ss. Sull’argomento, v. anche R. LOTTINI, I modelli, cit., 188 s., il quale

sottolinea, tra l’altro, la possibile attribuzione del ruolo di responsabile del sistema di gestione della sicurezza al RSPP.

10

V. P. GHINI – L. FRUSCIONE, L’importanza del sistema documentale, cit., 282 s., dove gli autori registrano, tra l’altro, il fenomeno, diffuso nella prassi, di ricorso a documentazione insufficiente e superficiale.

3. Art. 30 comma 5 d.lgs. 81/2008: la presunzione di conformità e i sistemi di