Come è possibile notare dalle evidenze emerse fino ad ora, per realizzare un progetto di dematerializzazione un Ente ha a disposizione un’ampia disponibilità di tecnologie e di applicativi software, tali da rendere la scelta della soluzione adatta al proprio scopo un problema di una certa complessità.
Considerando che non è possibile definire a priori quali tecnologie è meglio utilizzare, perché esse dipendono fortemente dalle esigenze dell’Ente, dalla tipologia di progetto e
Capitolo 2 - Dematerializzazione: elementi caratterizzanti e tecnologie
dalle caratteristiche del contesto nel quale è calato, è però possibile classificare le tecnologie in modo tale da fornire indicazioni di massima sulle macro-funzionalità offerte, sulle potenzialità della soluzione e sulla complessità della loro gestione. Alle caratteristiche e funzionalità delle diverse tecnologie è già stato dedicato il paragrafo 2.3 –
Tecnologie e strumenti a supporto della dematerializzazione, in questo paragrafo verrà
invece proposta una rappresentazione in grado di classificare e raggruppare tali tecnologie in base ad alcuni parametri utili per chiarire il relativo ruolo in un eventuale progetto di dematerializzazione.
Tale classificazione trae origine dalla correlazione che esiste tra la complessità dell’ambito che ha necessità di supporto e delle relative esigenze e la complessità di governo degli strumenti. Tale relazione è tanto maggiore quanto maggiore è il numero di variabili ed elementi organizzativi e di processo che gli strumenti tecnologici sono chiamati a supportare. Nel seguito della trattazione tale correlazione sarà definita come “livello
tecnologico”.
Il livello tecnologico rappresenta quindi il grado di copertura garantito alle esigenze, attuali e prospettiche ed è composto da due elementi principali e cioè il grado di completezza funzionale e il grado di flessibilità di adattamento. La completezza funzionale viene valutata in base alle caratteristiche offerte dalla specifica tipologia di software e alla capacità di soddisfare le esigenze di supporto ai processi e alla collaborazione tra i diversi soggetti dell’Ente. Il grado di flessibilità di adattamento è invece valutato in base alle possibilità degli strumenti di adattarsi in modo rapido e semplice alle variazioni di contesto che possono essere introdotte. Tecnologie posizionate a un livello tecnologico alto permettono quindi un’elevata completezza funzionale e un alto grado di flessibilità di adattamento al contesto, mentre tecnologie caratterizzate da un basso livello tecnologico rappresentano strumenti basilari e scarsamente configurabili.
Lo scopo finale della classificazione è quello di definire tre livelli tecnologici, opportunamente individuati per suddividere le tecnologie in base al grado di supporto alle esigenze delle organizzazioni:
• Tecnologie di base: comprendono gli strumenti considerati fondamentali per la gestione basilare di un documento digitale, oppure che sono specificatamente indicati dalla normativa di riferimento come necessari per garantire che la soluzione realizzata presenti, dal punto di vista tecnico e legale, la stessa validità giuridica dei rispettivi processi cartacei. Il livello comprende strumenti caratterizzati da una bassa complessità tecnologica e un supporto limitato a specifiche attività operative dell’Ente. Tali tecnologie, a questo livello, non vengono
inserite all’interno dei processi in maniera organica, ma vengono implementate in maniera specifica e indipendente per risolvere bisogni contingenti di determinate fasi di processo.
• Tecnologie standard: rappresenta quell’insieme di tecnologie utilizzate per la realizzazione di progetti di dematerializzazione potenzialmente organici e strutturati. Il livello di funzionalità offerto è adeguato a gestire un ampio spettro di esigenze attuali, ma con un grado di flessibilità contenuto, tale per cui nell’ottica di un’evoluzione di lungo periodo comportano necessità di sforzi sensibili in termini di riadattamento alle variazioni di contesto e di estensione funzionale.
Le tecnologie standard rappresentano gli strumenti più diffusi per soluzioni di medio-bassa portata, che gestiscono cioè le funzionalità essenziali della dematerializzazione di aree contenute dell’organizzazione. Tali strumenti richiedono di essere governati adeguatamente per essere gestiti in modo corretto, ma tale presidio non è di solito esteso o eccessivamente complesso.
• Tecnologie evolute: sono composte da quegli strumenti evoluti che offrono uno spettro di funzionalità e un grado di flessibilità estremamente ampio e quindi in grado di supportare con facilità e in modo organico esigenze attuali e prospettiche. Tali strumenti sono perciò in grado di rispondere a esigenze avanzate di gestione di contenuti e processi e di gestione della conoscenza e della collaborazione, che rappresentano richieste frequenti in progetti trasversali all’organizzazione e che coinvolgono diversi soggetti. Il governo di questi strumenti è decisamente più complesso rispetto alle tecnologie standard, data l’ampiezza delle esigenze a cui sono chiamati a fornire supporto.
La classificazione prevede due assi caratteristici: da una parte le esigenze di supporto ai processi che tali tecnologie soddisfano, dall’altra le esigenze alla collaborazione. Queste due dimensioni permettono di mappare le tecnologie in modo da caratterizzarle per la tipologia di supporto offerto all’Ente. Un più alto posizionamento indica un maggiore livello tecnologico della soluzione, che si traduce nella capacità di supportare esigenze più complesse in termini di funzionalità e flessibilità. Un posizionamento nella parte destra indica una prevalenza verso il supporto ai processi, viceversa un posizionamento a sinistra evidenzia un supporto prevalente ad esigenze di collaborazione.
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Figura 7 - Classificazione delle tecnologie per la dematerializzazione
Le tecnologie qui rappresentate richiamano direttamente quelle trattate nei paragrafi precedenti e rappresentano le principali tecnologie utilizzabili in un progetto di dematerializzazione. Esse vengono suddivise in:
Tecnologie di base: rientrano in questa categoria gli strumenti che nella trattazione sono stati definiti come fondamentali per il supporto alle attività di qualsiasi Ente. Tra questi, i software di produttività rappresentano indubbiamente lo strumento più diffuso, offrendo funzionalità basilari di creazione e manipolazione dei documenti, che qualsiasi Ente necessita. Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata sono caratterizzati da un livello tecnologico maggiore in quanto rispondono a esigenze di grado superiore. Nonostante la normativa imponga il loro uso per determinate procedure, il loro utilizzo non è ancora così pervasivo come nel caso degli strumenti di Office Automation. In particolare la PEC è più orientata verso la collaborazione mentre la Firma Digitale verso i processi. Tutti questi software sono nati per supportare esigenze specifiche e puntuali e quindi rappresentano funzionalità “atomiche”, non estendibili se non attraverso l’integrazione con altri strumenti.
Tecnologie standard: crescendo di livello, iniziano a comparire le prime soluzioni tecnologiche strutturate. Per prima cosa si trovano le piattaforme verticali, o “ad-hoc”,
ovvero quelle soluzioni sviluppate su misura per rispondere ad esigenze estremamente specifiche, come ad esempio il supporto a una procedura ben definita. Queste soluzioni, caratterizzate tipicamente da un insieme contenuto di funzionalità, soffrono di scarsa flessibilità nell’adattarsi a nuovi contesti e a nuove esigenze, risultando quindi una scelta non adatta in caso di contesti dinamici e complessi. Nella parte alta di questo livello si trovano le prime piattaforme generaliste per la gestione dei contenuti (CMS/DMS) e dei processi (WMS). A questi livelli, i software di gestione di contenuti riescono anche a soddisfare elementari esigenze di collaborazione attraverso la pubblicazione di contenuti. Questi software rappresentano le dotazioni tecnologiche più diffuse per progetti di dematerializzazione non eccessivamente complessi.
Tecnologie evolute: raggiunta una necessità di supporto avanzata, tipica di esigenze evolute e di progetti estesi, gli strumenti da tenere in considerazione consistono nelle evoluzioni dei software precedenti, che portano da una parte alle suite integrate per la gestione completa dei contenuti (ECM), e dall’altra a quelle di gestione dei processi (BPMS). La pubblicazione dei contenuti inizia a diventare un’esigenza sistematica, gestita dai Web Portal e dalle Intranet, che incorporano logiche indirizzate verso la collaborazione. Vi sono infine, nei casi più complessi, esigenze di supporto alla collaborazione ancora più avanzate, indirizzate alla realizzazione di community interne ed esterne all’organizzazione, che vengono soddisfatte dagli Strumenti Sociali. Queste tecnologie vengono utilizzate per i progetti di dematerializzazione più avanzati e costituiscono lo stato dell’arte dal punto di vista della completezza funzionale e della flessibilità di adattamento al contesto.
Analizzando le categorie utilizzate nel paragrafo 0 per la suddivisione di tali tecnologie è possibile estrapolare alcune considerazioni interessanti.
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