Pubblica Amministrazione Aperta

Tali stadi sono descritti nel dettaglio nei seguenti paragrafi, con la premessa fondamentale che essi rappresentano una generalizzazione della realtà, che viene di seguito ricondotta idealmente su posizioni deterministiche, le quali possono poi tradursi in sfumature più o meno caratteristiche nel momento di utilizzo interpretativo e normativo del modello, come sarà possibile notare al momento della rilettura del modello sui casi applicativi.

Rispetto dei vincoli normativi 4.1.1.

Il primo stadio definito dal modello è caratterizzato dal “Rispetto dei vincoli normativi”. Tale stadio prevede la realizzazione di un progetto di dematerializzazione estremamente basilare, che si limita a recepire le indicazioni provenienti dalla normativa di riferimento per introdurre tecnologie che permettano di soddisfare dei requisiti giuridico-funzionali ben determinati e circoscritti.

Capitolo 4 - Definizione di un modello evolutivo per la dematerializzazione nella PA

Questo particolare stadio può essere considerato quasi impropriamente come “progetto“ di dematerializzazione, in quanto consiste semplicemente nell’implementazione di determinate tecnologie a contesti che rimangono invariati nel loro complesso e nella loro organizzazione. La finalità di questo progetto non sono quelle di ottenere risparmi in determinati costi o realizzare un cambiamento nel modo di lavorare dell’Ente, quanto piuttosto adempiere semplicemente a disposizioni che impongono la realizzazione o l’introduzione di determinate soluzioni, senza avere il pieno dominio e consapevolezza degli impatti che esse possono avere sull’Ente.

La realizzazione di progetti di questo tipo è indice che l’Ente non ha ancora ben compreso il valore insito in un progetto di dematerializzazione e le modalità con cui approcciarlo e gestirlo. Un posizionamento in questo stadio è quindi un risultato generalmente negativo per l’Ente stesso, imputabile principalmente a una mancanza di visione di lungo periodo o ad una scarsa cultura dell’innovazione del suo management. Il risultato è la realizzazione di un progetto che rischia di diventare più un problema o un inefficienza per l’Ente che una opportunità, dove frequentemente è la persona che si adatta forzatamente ad usare tale tecnologia imposta dall’alto.

Un esempio di progetti di questo tipo si ha quando per esempio si cerca di implementare la PEC in un Ente per digitalizzare le comunicazioni ufficiali tra le PA, come imposto dalla recente modifica del Codice dell’Amministrazione Digitale. Tale inserimento non avviene però integrando la PEC all’interno delle applicazioni in uso nell’Ente né prevedendo delle procedure operative ed organizzative per interfacciare il lavoro dell’Ente con tale strumento.

Scope: Singola attività

Lo scope di progetti di questo tipo è estremamente contenuto, non tanto per la portata e l’impatto del progetto, che potrebbero essere anche mediamente estesi, ma per le aspettative e gli obiettivi riposti dall’Ente in questa soluzione. Questi obiettivi risultano essere strettamente limitati al rispetto pedissequo delle normative.

In questo caso la PA dimostra infatti di non ritenere la dematerializzazione, ed in particolare il progetto in questione, come una soluzione efficace ai problemi contingenti, affidandogli quindi un importanza secondaria. L’impatto sui processi e sulle logiche di lavoro dell’Ente di progetti di questo tipo è pertanto generalmente molto basso.

Tecnologia: Di base

Gli strumenti volti a supportare realizzazioni di questo genere sono riferibili, per definizione, all’uso di semplici tecnologie di base, come suite di produttività personale, la Firma Digitale, la Posta Elettronica Certificata e il Protocollo Informatico (secondo la sua definizione più stretta). Esse, come anticipato, sono implementate in maniera avulsa dai processi e da tutto il resto dei sistemi informativi dell’Ente, non realizzando integrazioni. Governance: Estemporanea

Coerentemente con lo scope di progetto estremamente contenuto, questi progetti non prevedono nessuna figura autorevole che guidi la relativa promozione e realizzazione, ricadendo nella categoria di Governance definita “Estemporanea”.

Definire la governance di questi progetti è difficile e spesso nemmeno esiste una pianificazione strutturata delle attività in corso. Si può quindi definire la governance come “implicita”, in quanto non modifica sostanzialmente né i ruoli né i compiti dei soggetti interessati dal progetto. Gli impatti sull’organizzazione del lavoro sono quindi minimi. Le azioni di change management sono perlopiù assenti o estremamente circoscritte.

Benefici: Basso impatto / possibili inefficienze

Non comprendendo in pieno il valore portato dalla dematerializzazione, l’Ente non riesce spesso a comprendere nemmeno i benefici che tale cambiamento porta. In alcuni esempi c’è il rischio di creare addirittura delle inefficienze, dovute all’adattamento forzato all’utilizzo di un nuovo strumento non integrato in un progetto organico e non supportato da un adeguata struttura organizzativa e tecnologica. Nel caso in cui si riescano comunque a realizzare, i benefici prodotti si traducono esclusivamente in risparmi economici limitati a singole attività procedurali.

Capitolo 4 - Definizione di un modello evolutivo per la dematerializzazione nella PA

Dematerializzazione parziale del processo 4.1.2.

Il secondo stadio evolutivo è definito come la “Dematerializzazione parziale del processo”. In questo stadio, a differenza del precedente, l’Ente inizia a comprendere le reali implicazioni della realizzazione di un progetto di dematerializzazione, strutturando un progetto organico, che comprenda degli obiettivi ben definiti, l’introduzione di una soluzione tecnologica dedicata e, soprattutto, un supporto organizzativo solido che permetta a tale progetto di essere integrato in maniera coerente nei processi dell’Ente.

Figura 16 - Stadi del modello evolutivo: dematerializzazione parziale del processo

Ciò che si realizza è la dematerializzazione di una singola fase o di un insieme di fasi circoscritte di un processo amministrativo ben definito, come ad esempio può essere la realizzazione di un sistema di conservazione sostitutiva per una specifica tipologia di procedimento (es. Delibere) gestito ancora in modalità cartacea dall’Ente. In questo caso viene modificata esclusivamente la fase di archiviazione, digitalizzando i documenti alla fine dell’iter standard, con l’obiettivo di non dover più sostenere spese per la conservazione fisica di tali documenti.

Scope: Fase

Lo scope di un progetto di questo tipo rimane comunque contenuto, sia negli obiettivi sia nella sua estensione operativa. Tale progetto è infatti limitato alla copertura di una quota parziale dei processi dell’Ente, dematerializzando solo una o poche fasi dell’iter procedurale di un flusso documentale. Vengono quindi coinvolti in tale cambiamento un numero limitato di soggetti o servizi che precedentemente assolvevano alle stesse funzioni attraverso il mezzo cartaceo.

Tecnologia: Standard

Dal punto di vista tecnologico, tali progetti rappresentano, come detto, il primo esempio di progettazione strutturata di una piattaforma a supporto del lavoro dell’Ente. Vengono solitamente utilizzate tecnologie software standard, che assolvono alle funzioni di gestione dei contenuti (metadati e documenti) e di pubblicazione, come i Content Management System (o Web CMS) e i Document Management System. In alcuni casi questi strumenti possono essere affiancati da semplici software per la gestione del flusso di lavoro, che in questo stadio è considerato solo in parte. La complessità tecnologica è quindi solitamente bassa.

In diverse situazioni è possibile rilevare software sviluppati ad-hoc per supportare specifiche attività e aderire in modo completo ai requisiti imposti, seppur tale approccio sia generalmente sconsigliato per via della scarsa flessibilità che questa tipologia di soluzioni garantisce in caso di cambiamenti futuri di contesto.

Governance: Strutturata - Dirigente di servizio / Responsabile S.I.

Il governo dell’organizzazione in questo stadio è, al contrario dello stadio precedente, reso esplicito, anche se la sua portata è tipicamente limitata. Si ha infatti a che fare con una “governance di fase”, che interessa cioè una porzione circoscritta dell’organizzazione, solitamente rappresentata da soggetti con ruoli e mansioni omogenee (ad esempio afferenti a un singolo servizio/ufficio). Generalmente con progetti di questo tipo non cambia il “chi fa che cosa” ma il “come lo fa”. La necessità di una gestione del cambiamento è quindi presente ma non impatta in maniera pesante sull’organizzazione. La sponsorship del progetto, visto l’impatto contenuto su processi e persone, è solitamente svolta da una figura a stretto contatto con le funzioni operative, come può essere il Dirigente di Servizio. Nei casi in cui la fase dematerializzata coinvolga un numero maggiore di uffici, può essere necessaria una figura trasversale all’organizzazione come il Responsabile dei Sistemi Informativi.

Capitolo 4 - Definizione di un modello evolutivo per la dematerializzazione nella PA

Benefici: Basso impatto - efficienza

Acquisendo consapevolezza circa i benefici che un progetto di dematerializzazione può realizzare, è possibile iniziare a conseguire risultati misurabili e ben definiti. Rispetto allo stadio precedente, l’impatto dei benefici diventa quindi più alto, seppur essi rimangano esclusivamente di natura economica, in quando non si modifica in maniera consistente il processo dell’Ente, ma si ottengono risparmi circoscritti dovuti all’evoluzione del modo di operare in una determinata fase. I benefici sono quindi locali e indirizzati soprattutto verso l’efficienza operativa; i miglioramenti nelle performance di processo sono possibili ma rimangono comunque marginali.

Dematerializzazione completa del processo 4.1.3.

Il terzo stadio del modello è definito come la “dematerializzazione completa del processo”. Esso rappresenta l’estensione del caso precedente che, partendo dalla dematerializzazione di una singola fase, si allarga fino a coprire l’intero processo coinvolto dal progetto. Vi è quindi un’evoluzione verticale del supporto offerto dalla dematerializzazione al lavoro dell’Ente.

Riprendendo l’esempio introdotto nello stadio precedente e lo schema esposto nel paragrafo 2.2 - Fasi principali del processo documentale, significa che tutte le fasi del processo della Delibera vengono ora informatizzate, partendo dalla redazione/acquisizione dell’Atto e passando per la sua protocollazione, lavorazione, diffusione e dalla conservazione digitale del documento. In questo caso si ha quindi a che fare con un documento informatico che viaggia attraverso tutti i passaggi del suo flusso documentale, rendendo la gestione di tale procedimento completamente digitale.

Questa verticalizzazione può essere effettuata con una estensione delle funzionalità del software usato per dematerializzare la singola fase, oppure con la realizzazione di altri software specifici al fine di realizzare delle isole applicative dedicate, la cui integrazione riesce a coprire tutte le fasi del flusso.

A partire da questo stadio si può quindi già potenzialmente sostituire un intero iter cartaceo con un analogo iter digitale, impattando in maniera decisa sulle modalità di svolgimento di determinate operazioni, e abilitando una serie di nuove opportunità locali. Scope: Processo

Lo scope del progetto aumenta, in quanto l’Ente punta ora a coprire in maniera completa un intero iter procedurale, il cui processo e i cui contenuti sono completamente dematerializzati. Tale estensione porta a coinvolgere in maniera completa l’intero ufficio, o l’insieme di uffici, adibiti alla gestione di tale processo, generalmente ancora guidati da obiettivi omogenei. Gli obiettivi che l’Ente si pone in questo stadio consistono perlopiù nella ricerca dell’ottimizzazione dello specifico flusso di lavoro.

Tecnologia: Standard

Le tecnologie standard rappresentano un requisito essenziale per poter supportare in maniera adeguata questo passaggio. In particolare, la dotazione tecnologica dell’Ente dovrebbe prevedere necessariamente un Workflow Management, che permetta di gestire in maniera strutturata e flessibile i vari passaggi e attività del processo dematerializzato, abilitando tutti gli automatismi possibili.

I sistemi di gestione e pubblicazione dei contenuti evolvono quindi di pari passo, per supportare le nuove esigenze specifiche che emergono dal supporto completo del flusso di processo e da una maggiore complessità operativa. L’uso di tecnologie flessibili favorisce indubbiamente un’eventuale crescita futura verso la copertura di altri processi affini.

Capitolo 4 - Definizione di un modello evolutivo per la dematerializzazione nella PA

Se il processo in oggetto è particolarmente complesso e prevede l’interazione tra diversi soggetti o uffici dell’Ente, sono di norma presenti anche alcuni strumenti basilari per il supporto alla collaborazione.

Governance: Strutturata - Dirigente di servizio / Responsabile S.I.

La governance di questo stadio si può definire una “governance di processo”, poiché estende il suo raggio di azione lungo tutto l’iter procedurale, comprendendo tutti i soggetti che ne fanno parte. Al contrario della fase precedente, in questo caso cambia non solo il “come” ma anche il “chi fa cosa”. La governance è ancora supportata dai dirigenti operativi, spesso affiancati dalla figura del Responsabile dei S.I., soprattutto nel caso di progetti estesi e che devono prevedere l’integrazione con altre piattaforme in uso nell’Ente.

Lo scopo della governance è quella di ottimizzare il flusso, rivedendo localmente le procedure e la relativa normativa col fine di semplificare e snellire l’iter, migliorandone le prestazioni e l’efficienza. La gestione del change management acquisisce quindi una certa rilevanza, ma rimane confinata in un ambito locale: iniziano a essere necessarie una adeguata azione formativa e una revisione delle procedure per supportare i soggetti interessati al cambiamento.

Benefici: Medio impatto - efficienza ed efficacia

Rispetto allo stadio precedente, l’impatto dei benefici aumenta ulteriormente, permettendo all’Ente di ricercare, oltre a miglioramenti sempre maggiori in termini di efficienza di processo, anche benefici di efficacia. Vi è infatti un aumento delle performance di processo, sia interne sia eventualmente esterne, che si concretizza in un miglior tempo di risposta o in un miglioramento della qualità complessiva del processo (es. meno errori), entrambe dirette conseguenze delle possibilità offerte dall’automazione delle fasi di processo, che non richiedono interventi o approvazioni manuali o effettuano dei controlli sull’operato.

Iniziano ad essere presenti anche benefici in termini di riorganizzazione del lavoro dell’Ente, e soprattutto benefici definiti “soft” come la trasparenza e l’aumento della disponibilità di informazioni, confinati comunque al singolo procedimento.

Pubblica Amministrazione Digitale 4.1.4.

Il quarto stadio del modello è definito come “Pubblica Amministrazione Digitale”.

Con questo stadio si effettua un passaggio ulteriore nell’evoluzione della dematerializzazione dell’Ente e in particolare nella sua copertura organizzativa. Si passa dalla dematerializzazione di un singolo processo a una dematerializzazione totale di tutto il lavoro dell’Ente, ovvero dei processi principali che lo caratterizzano. Tali processi vengono completamente digitalizzati e unificati in un ambiente di lavoro virtuale, che permette di avere accesso a tutti i servizi dell’Ente. Progetti di questo tipo sono quindi caratterizzati da uno scope esteso (livello “Ente”) e dall’uso di strumenti tecnologici evoluti che abilitano la collaborazione tra le persone.

Figura 18 - Stadi del modello evolutivo: Pubblica Amministrazione digitale

Partendo dall’impostazione verticale sui processi del caso precedente, si può arrivare a questa soluzione attraverso due percorsi:

1. realizzando progetti di dematerializzazione verticali specifici sui diversi procedimenti, integrandoli successivamente tra loro ottenendo una piattaforma in grado di coprire tutte le esigenze dell’ente;

Capitolo 4 - Definizione di un modello evolutivo per la dematerializzazione nella PA

2. estendendo orizzontalmente il progetto dello stadio precedente in modo da comprendere tutti gli altri processi dell’Ente, in un’ottica evolutiva delle funzionalità della piattaforma.

La prima ipotesi è indicata nei casi in cui i diversi procedimenti dell’Ente possiedano delle caratteristiche peculiari tali da necessitare un supporto specifico, e risulti difficile o controproducente per l’Ente ricondurli a processi standard; la seconda ipotesi è invece preferibile nel caso i processi siano standardizzati o standardizzabili, e permette una maggiore omogeneità della piattaforma finale, a tutto vantaggio di una minore complessità tecnologica da gestire.

Scope: Ente

Come anticipato, questo stadio prevede la dematerializzazione di tutti i processi caratteristici dell’Ente, ovvero di tutti i processi di tipo amministrativo, legislativo e gestionale considerati come caratterizzanti della funzione dell’Ente.

Lo scope di progetto cresce quindi considerevolmente sia, come detto, a livello di estensione dei processi supportati ma anche e soprattutto a livello di numero e tipologia di soggetti e uffici coinvolti. L’impatto che un progetto di questo tipo ha sull’Ente è quindi molto consistente e richiede un governo attento del cambiamento. Un obiettivo di questo tipo è infatti assolutamente ambizioso e deve essere approcciato con cautela.

Tecnologia: Evoluta

Per supportare un’innovazione di questa portata è assolutamente necessario fare affidamento tecnologie evolute. Diventano perciò fondamentali le tecnologie di collaborazione, in grado di supportare adeguatamente le interazioni e il coordinamento tra i differenti soggetti che entrano a vari livelli nei flussi di lavoro. In questo stadio, il livello di integrazione tra i diversi applicativi dell’Ente è pressoché completo.

Iniziano ad acquisire sempre più importanza strategica in questo contesto anche applicativi interni per la gestione e la condivisione della conoscenza, che permettono di raccogliere e organizzare la procedure e le esperienze strutturate dei diversi soggetti, per essere messi a fattore comune a favore di tutta l’organizzazione.

Esigenze sempre più complesse in termini di gestione di contenuti e processi vengono ora supportate da suite integrate, che offrono un set di strumenti in grado di supportare l’intero ciclo di vita di un contenuto e di gestire in maniera estremamente flessibile processi sofisticati.

Governance: Completa - Segretario Generale

Il passo organizzativo necessario per arrivare a questo stadio è significativo. Coordinare e gestire in modo integrato un numero di processi e un numero di servizi e uffici ampio, pone delle criticità di gestione e di governo che, se mal gestite, rischiano di portare un sicuro fallimento del progetto. Diventano in questo contesto fondamentali una revisione generale delle relazioni interne e delle azioni di change management che mirino a coinvolgere il più possibile il personale dell’Ente fin dalle prime fasi di progetto, la realizzazione di progetti pilota che rendano graduale tale passaggio e di frequenti incontri di formazione e informazione del personale interessato dal cambiamento.

Diventa anche possibile una revisione dei ruoli e delle funzionalità dell’Ente, che può in questo caso procedere a una razionalizzazione per rimuovere duplicazioni e snellire processi, anche trasversali. Per far accettare un cambiamento di questo tipo è necessaria una governance del progetto molto autorevole e riconosciuta diffusamente in tutta l’organizzazione, come può essere il Segretario Generale.

È spesso necessario definire delle nuove policy di utilizzo dei sistemi informativi che siano indirizzate nell’ottica di una corretta e strutturata gestione dei contenuti e delle relazioni tra uffici, evitando di favorire modalità di utilizzo non in linea con gli obiettivi dell’Ente che, in casi come questi caratterizzati da un’apertura a un numero elevato di uffici eterogenei, è un rischio sempre presente. Particolare attenzione deve essere posta a temi come la privacy, la sicurezza e la continuità operativa dei sistemi informativi.

Benefici: Alto impatto - trasformazionali

I benefici che si producono in questo stadio possono potenzialmente avere impatti molto rilevanti. Una riorganizzazione totale del modo di lavorare dell’Ente permette infatti di ottenere benefici estesi in termini di efficienza ed efficacia, ma soprattutto di rivedere in maniera complessiva i processi dell’Ente in ottica di razionalizzare e diminuire le duplicazioni di attività e di ruoli inutili. Diventa così possibile sfruttare tale cambiamento per standardizzare e semplificare processi che toccano elementi che, in altri contesti, sarebbe risultato difficile modificare. I benefici in questo caso si possono dunque definire “Trasformazionali”.

Sono presenti anche benefici “soft” che in questo caso riguardano l’unificazione di procedure, la possibilità di garantire l’univocità dei dati e la riorganizzazione, in ottica di riuso, di servizi e applicazioni del Sistema Informativo dell’Ente.

Capitolo 4 - Definizione di un modello evolutivo per la dematerializzazione nella PA

Pubblica Amministrazione Aperta 4.1.5.

Il quinto e ultimo stadio del modello evolutivo proposto è stato identificato con il nome di “Pubblica Amministrazione Aperta”.

Una volta che l’Ente ha digitalizzato e dematerializzato completamente i propri procedimenti interni, realizzando un vero e proprio ambiente di lavoro digitale, diventa tecnicamente possibile aprire i propri confini e permettere a soggetti esterni di controllare e partecipare attivamente ai processi dell’Ente. Vengono in questo modo ridefiniti gli approcci della PA con l’esterno, evolvendo verso la bi-direzionalità, la condivisione e la partecipazione nei processi decisionali dell’amministrazione, attuabili mediante nuovi strumenti digitali collaborativi.

Figura 19 - Stadi del modello evolutivo: Open Government

Bisogna comunque distinguere tra due opportunità di apertura: da una parte l’Ente può aprirsi verso un numero limitato di soggetti esterni, solitamente complementari all’azione dell’Ente stesso o che hanno precedentemente partecipato alle procedure agendo ai confini del sistema amministrativo dello stesso. In questo caso si realizzano tipicamente delle Extranet, con le quali le organizzazioni esterne possono integrarsi o interagire in