La piattaforma di gestione degli Atti legislativi e amministrativi ha rappresentato una delle prime piattaforme informatiche inserite diffusamente nel Consiglio e ha indubbiamente rappresentato un grosso cambiamento del modo di lavorare di tutto l’Ente.
Verranno di seguito descritte le diverse fasi evolutive del progetto di gestione degli atti, evidenziandone le peculiarità e le dinamiche decisionali, che saranno poi riprese nel
paragrafo 5.4.1 - Uso interpretativo del , dove si utilizzerà il modello evolutivo descritto nel
capitolo precedente per analizzare i diversi passaggi percorsi dalla piattaforma e le sue possibili evoluzioni future.
La necessità di questa evoluzione è dovuta principalmente a due fattori. Innanzitutto i processi e le normative di riferimento hanno subito un sensibile aggiornamento nel corso degli anni, modificando i livelli e le tipologie di supporto che sono richieste al Sistema Informativo di riferimento. Inoltre, a livello tecnologico, l’attuale piattaforma SIDAC necessita di un aggiornamento che la renda più vicina alle necessità funzionali e operative degli utenti, come approfondito nel prossimo paragrafo.
Capitolo 5 - Applicazione a un caso reale: Consiglio Regionale
Il risultato di questi elementi consiste in un disallineamento, in alcuni contesti anche marcato, tra il livello di supporto richiesto e il livello di servizio effettivamente fornito dalla attuale piattaforma. Questo è stato il fattore che ha innescato nell’Ente l’esigenza di cambiamento e i successivi progetti. Prima però di approfondire tale evoluzione è necessario introdurre l’attuale piattaforma, per fornire una visione completa del contesto.
Piattaforma SIDAC 5.3.1.
La piattaforma SIDAC rappresenta indubbiamente il primo progetto di dematerializzazione dei processi all’interno del Consiglio della Regione. Prima di SIDAC, infatti, non era presente nessun applicativo strutturato che gestisse in maniera digitale gli iter dei vari processi, che avvenivano infatti ancora completamente in forma cartacea. L’obiettivo principale della piattaforma è quello di supportare la gestione informatica di tutti i processi caratteristici dell’Ente, dei documenti prodotti e dei metadati ad essi associati, lungo tutte le fasi degli iter legislativi e amministrativi, sia nelle Commissioni sia nell’Aula.
SIDAC è stato introdotto nel 2001 e si occupa di gestire la maggior parte degli atti “ufficiali” prodotti dal Consiglio, per un totale di 16 diverse tipologie di atto, ognuno con il proprio processo. Tra questi i più importanti in termini numerici sono i Progetti di Legge, le Proposte di Atto Amministrativo, i Pareri e le Relazioni.
I principali utenti della piattaforma che operano nelle diverse fasi dei processi sono:
• Servizio Commissioni: il servizio si occupa del ricevimento (ed eventuale inserimento) e della valutazione di ammissibilità di un Atto, nonché della successiva fase di assegnazione dell’Atto alle Commissioni competenti in materia. Commissioni: rappresentano, nelle sue particolari declinazioni (Referente,
Redigente, Deliberante, Consultiva) gli utenti principali dell’applicativo in quanto sono quelli che svolgono la maggior parte delle attività che portano a compimento gli iter di processo. Le commissioni possono effettuare particolari operazioni sull’Atto, in base allo specifico ruolo loro assegnato, come ad esempio trasmissioni di pareri, abbinamenti, stralci, istruttorie, votazioni, etc.
Servizio Aula: il servizio, ottenuto l’Atto votato e trasmesso dalla Commissione referente/redigente, procede al voto dello stesso e dei relativi emendamenti, e alla pubblicazione sul Bollettino Ufficiale Regionale o al rinvio in Commissione per un’ulteriore istruttoria sui temi in oggetto.
• Cittadino: accede al Portale istituzionale per visualizzare e ricercare gli atti lavorati dal Consiglio, attraverso un servizio che si interfaccia con la base dati SIDAC.
• Altri utenti della piattaforma: altri uffici o Enti possono partecipare ad alcuni particolari iter procedurali, anche se non possiedono un ruolo attivo nella piattaforma ma sono solitamente mediati dalle stesse Commissioni.
Si nota subito quindi, come tale piattaforma coinvolga un numero elevato di soggetti provenienti da diversi uffici e unità organizzative.
Dal punto di vista tecnologico, la piattaforma ricalca lo stato dell’arte degli applicativi web degli ultimi anni ’90: è composta da un sistema di gestione documentale, che prende il nome di Odissea, attorno a cui è stata costruita una interfaccia ad hoc che replica la gestione del flusso di lavoro, effettuato mediante l’attivazione/disattivazione di alcune funzioni dell’interfaccia all’avanzare della pratica. È presente inoltre un modulo dedicato alla generazione della reportistica, personalizzata in base ai modelli MS Word utilizzati nei vari uffici. SIDAC è integrato con la piattaforma protocollo (via database, quindi con frequenza periodica), per l’acquisizione degli Atti da gestire, e con il Portale istituzionale, dove vengono pubblicati gli atti approvati al termine del relativo iter.
Nella seguente Figura viene offerta una fotografia dell’attuale architettura del Consiglio dedicata alla gestione degli Atti, di cui SIDAC rappresenta ancora l’elemento centrale.
Capitolo 5 - Applicazione a un caso reale: Consiglio Regionale
Durante le analisi compiute, è emerso come SIDAC sia attualmente considerato, dagli utenti del sistema, non più adeguato a supportare l’operatività dell’Ente per una serie di ragioni sia tecniche che funzionali, tra cui le principali sono:
• Una limitata usabilità delle interfacce del sistema, realizzate con una tecnologia ormai non più adeguata alle moderne applicazioni web;
• Una eccessiva rigidità nei passaggi del flusso di lavoro, che spesso non permette correzioni ad errori manuali introdotti in fasi precedenti;
• Una limitata possibilità di utilizzo della reportistica, che risulta non aderente alle esigenze degli utenti e con performance non adeguate;
• La mancanza di integrazioni avanzate con gli altri applicativi in uso nel Consiglio Regionale, come ad esempio l’Anagrafica, la Gestione Atti dell’Assemblea, gli Emendamenti, etc.
SIDAC però ha ancora dei punti di forza rilevanti, come:
• La completezza e la specificità delle informazioni relative al processo legislativo; • Un’ottima aderenza delle funzionalità di workflow alle procedure normate.
Questi elementi hanno indotto l’Ente a progettare la sostituzione di SIDAC con una piattaforma più evoluta, che riesca a mantenere i punti di forza che caratterizzano l’attuale sistema risolvendo però le criticità rilevate.
Gestione Atti Caratteristici dell’Assemblea 5.3.2.
La piattaforma di Gestione Atti dell’Assemblea, può essere considerata come la prima evoluzione della piattaforma SIDAC, focalizzata sulla gestione digitale di alcune ristrette tipologie di Atti e dei relativi processi, di competenza quasi esclusiva dell’Assemblea del Consiglio Regionale.
Questi particolari Atti consistono in mozioni, risoluzioni, interpellanze, interrogazioni e interrogazioni “Question Time”. Per ognuno di essi viene supportato tutto il flusso di processo, a partire dall’acquisizione, realizzata mediante integrazione con il sistema di Protocollo dell’Ente (Galileo), fino ad arrivare alla pubblicazione sul portale istituzionale. Tali Atti erano precedentemente gestiti da SIDAC, come la restante parte degli Atti trattati dal Consiglio, che però non garantiva né la flessibilità né la specificità necessaria a soddisfare le esigenze di supporto minime.
Gestione Atti dell’Assemblea rappresenta una prima piattaforma pilota in un percorso di lungo termine che mira alla sostituzione definitiva del sistema centrale di gestione atti,
ovvero SIDAC. Questo primo passo rappresenta una verticalizzazione sulle esigenze specifiche dell’Aula, che per numerosità di atti trattati e specificità degli iter ha giustificato la creazione di una piattaforma dedicata parallela alla gestione atti di tutto il resto del Consiglio. Tuttavia in un futuro prossimo tali piattaforme potranno tornare ad essere, almeno dal punto di vista dell’utente, un’unica piattaforma complessiva di gestione di tutti gli Atti di Assemblea e Commissioni.
I principali obiettivi posti per la realizzazione di Gestione Atti dell’Assemblea sono stati: • Semplicità nell’inserimento degli atti: pochi vincoli sull’inserimento e la
modifica dei dati (campi bloccati o altro) ed elevata usabilità.
• Elevata flessibilità nell’adattamento alle esigenze: possibilità di implementare in tempi brevi nuove tipologie di ricerca e report riepilogativi e possibilità di comporre automaticamente documenti (lettere, report, …), partendo dai dati inseriti e da altri documenti caricati (PDF).
• Integrazione con anagrafica: integrazione con una piattaforma verticale che gestisce i tutti i dati anagrafici, al fine di poter associare i soggetti gestiti dalla piattaforma (es. Consiglieri) agli Atti inseriti, senza creare duplicazioni di dati. • Gestione automatica della pubblicazione su Internet degli atti: predisposizione
di un archivio Atti centralizzato e consultabile tramite il portale istituzionale. Gli attori che entrano a più livelli nel sistema sono descritti di seguito:
• Servizio Assemblea: è l’utente principale della piattaforma e deve avere la possibilità di inserire, ricercare (con ricerche semplici ed evolute) e pubblicare sul portale i vari tipi di atto di competenza e creare la relativa reportistica.
• Altre unità organizzative: altri soggetti hanno necessità di accedere alla piattaforma con un ruolo però molto limitato, come ad esempio il Servizio Commissione che deve poter gestire e aggiungere dati ad alcune tipologie di atti (es. RIS).
• Cittadini: accedono al portale web istituzionale per visualizzare e ricercare gli atti attraverso l’apposito motore di ricerca degli atti.
Dal punto di vista tecnologico, la soluzione è basata su un Document Management System open source (Alfresco) che espone all’utente un’interfaccia web (Rich Internet Application) sviluppata ad-hoc con un framework di riferimento (ExtJS), che rende l’utilizzo dell’applicativo estremamente semplice e usabile.
Capitolo 5 - Applicazione a un caso reale: Consiglio Regionale
Figura 27 - Architettura logica della piattaforma di Gestione degli Atti dell'Assemblea
Sia la progettazione che la realizzazione del progetto è stata affidata ad una società esterna, con cui è stato possibile collaborare per assistere in prima persona alle fasi di introduzione del nuovo sistema e di gestione del cambiamento organizzativo conseguente. Se da un lato l’esigenza di cambiamento interna della piattaforma era infatti forte, data dal fatto che SIDAC risultava non più adeguato al supporto del lavoro dell’Assemblea, dall’altro l’introduzione di una nuova piattaforma, seppur coinvolgesse un numero limitato di persone, ha richiesto comunque un’attenta fase di governo, in cui il change management ha giocato un ruolo chiave per la sua piena accettazione. Sono infatti state intraprese una serie di azioni di coinvolgimento degli utenti fin dalle prime fasi di progettazione, per cercare di creare una piattaforma il più possibile condivisa con gli utilizzatori finali e aderente alle relative esigenze, realizzando inoltre successivi incontri di avanzamento dei lavori e di formazione degli utenti sul nuovo applicativo. Particolare attenzione è stata dedicata alla reportistica, che rappresentava una delle esigenze più sentite da parte del funzionari del Servizio e che ha richiesto diversi sforzi di personalizzazione.
Il presidio del progetto è stato sostenuto in prima persona dai dirigenti dell’Assemblea, che hanno accolto positivamente tale cambiamento e condiviso la loro visione con tutto il personale operativo. Ciò ha permesso di predisporre al meglio l’organizzazione al nuovo strumento che è stato introdotto. Il progetto ha conseguito riscontri ampiamente positivi presso gli utilizzatori, risultando adeguato a rispondere alle esigenze dell’Assemblea rispetto a tutti gli obiettivi prefissati.
Nuova piattaforma di Gestione degli Atti Caratteristici del Consiglio 5.3.3.
Come accennato nel paragrafo 5.3.1 - Piattaforma SIDAC, il sistema attuale di gestione degli Atti caratteristici del Consiglio soffre di alcune limitazioni tecnologiche e funzionali che rendono evidente la necessità di una sua completa sostituzione con un sistema più moderno e con caratteristiche di flessibilità per facilitare gli sviluppi futuri.
L’Ente ha quindi avviato un progetto in tal senso, proseguendo con le fasi di raccolta requisiti, analisi, progettazione funzionale e stesura del bando di gara per l’individuazione del fornitore adatto alla realizzazione del sistema.
La nuova piattaforma ha l’obiettivo di sostituire completamente l’attuale sistema SIDAC per il supporto a tutte le tipologie di atto attualmente gestite dalle Commissioni Permanenti, garantendo il superamento di tutti i limiti presenti. Inoltre tale soluzione dovrà garantire una possibilità di evoluzione futura indirizzata verso gli obiettivi di lungo periodo individuati dall’Ente, che, come descritto nel successivo paragrafo, sono rivolti principalmente a una maggiore collaborazione e trasparenza interna e ad una apertura delle procedure dell’Ente verso il cittadino.
Il nuovo sistema dovrà inoltre prevedere il supporto a tipologie ulteriori di Atti specifici, che coprono le esigenze di supporto all’operatività di alcuni nuovi soggetti interni all’Ente: tra queste il Comitato Paritetico di Controllo e Valutazione (CPCV), il Consiglio delle Autonomie Locali (CAL), e altri organi statutari che svolgono azioni di controllo e valutazione dell’operato del Consiglio.
La “piattaforma obiettivo” si ispira fortemente alla piattaforma pilota Gestione degli Atti dell’Assemblea che è risultata ampiamente aderente alle esigenze di supporto delle attività dell’Aula. Il punto forte di tale applicazione è l‘interfaccia grafica RIA, che rende estremamente semplice e usabile lo svolgimento delle varie operazioni, e che è stata proposta per la realizzazione della nuova piattaforma, anche per mantenere una certa omogeneità tra gli applicativi in uso nell’Ente. Per garantire una maggiore flessibilità nella gestione del workflow di processo, è stato inoltre richiesto un sistema avanzato di Business Process Management, che permetta un supporto a flussi complessi, come quelli in esame, mantenendo comunque una certa flessibilità sia operativa, in caso di errori, sia progettuale, in caso di cambiamenti nelle procedure, offrendo in aggiunta una serie di funzionalità di automazione e controllo di processo. Sono stati inoltre definiti potenziamenti funzionali negli strumenti di reporting e di ricerca.
Un altro rilevante problema di SIDAC è lo scarso livello di integrazione con gli altri applicativi del Sistema Informativo dell’Ente: l’attuale piattaforma Obiettivo offre invece
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una serie di integrazioni, realizzate tramite tecnologie avanzate e orientate al riuso come i web services, con altri applicativi funzionali al lavoro delle Commissioni, come il nuovo protocollo Archiflow (in fase di implementazione e destinato a sostituire l’attuale Galileo), l’Anagrafica Consiglieri e la Gestione Atti dell’Assemblea. Tutto ciò garantisce l’univocità dell’informazione all’interno di tutto il Sistema Informativo, evitando inserimenti multipli ed errori dovuti a un non corretto allineamento tra le basi di dati. Si prevedono inoltre ulteriori integrazioni, come ad esempio l’applicativo che gestisce l’archiviazione delle Leggi Regionali. È richiesto inoltre l’interfacciamento con la soluzione centralizzata di gestione delle credenziali, per permettere un autenticazione unica all’interno di tutti gli applicativi in uso nell’Ente.
Uno schema (semplificato) dell’architettura logica della nuova piattaforma è mostrato nella seguente Figura.
Figura 28 - Architettura logica della piattaforma di Gestione degli Atti del Consiglio
Anche questa piattaforma è stata progettata in stretta collaborazione con i dirigenti e il personale operativo degli uffici che dovranno poi effettivamente usarla per lo svolgimento delle proprie attività e recepisce tutte le indicazioni proposte nei diversi incontri effettuati. E’ stata inoltre ottenuta una grande collaborazione da parte degli alti profili dell’Ente, in particolare dal Segretario Generale e dal Responsabile dei Sistemi Informativi interni che sarà responsabile della gestione del progetto.
Il passaggio organizzativo tra SIDAC e la nuova piattaforma è rilevante, ma certamente meno problematico rispetto a quando è stato introdotto SIDAC, sia perché gli utenti hanno già a che fare con un sistema informatico di supporto al proprio lavoro, sia perché il suo utilizzo è simile a piattaforme già presenti nell’Ente. Sono comunque state previste azioni di supporto al cambiamento, quali corsi di formazione, test della piattaforma con gli utenti finali, redazione di manuali d’uso e manuali tecnici, etc.
L’obiettivo è quello di rendere operativa la piattaforma nei primi mesi dell’anno 2012, affiancandola inizialmente a SIDAC, per permettere una transizione graduale tra i due sistemi e successivamente procedere ad una sostituzione definitiva, recuperando anche il pregresso degli atti già inseriti.
Con questa soluzione l’Ente intende dotarsi di una piattaforma in grado di coprire completamente le proprie esigenze. In base alle necessità potrà essere valutata, come futura opzione, quella di far convergere in questo sistema anche le pratiche attualmente gestite dall’applicativo Gestione Atti dell’Assemblea, probabilmente mediante un meccanismo evoluto di integrazione (e.g. tecnologia Web services).
Situazione attuale ed evoluzioni future 5.3.4.
La situazione attuale dell’Ente prevede la momentanea compresenza della piattaforma SIDAC e il sistema di Gestione degli dell’Aula, che saranno in breve tempo affiancati dalla nuova piattaforma di Gestione degli Atti Caratteristici attualmente in realizzazione. Quando quest’ultima sarà a regime, come anticipato, sarà attivata una graduale migrazione di tutto il lavoro dell’Ente, con la dismissione della soluzione SIDAC.
In linea di massima si delinea la realizzazione di un’unica piattaforma in cui far convogliare tutti i procedimenti amministrativi e legislativi gestiti dal Consiglio Regionale nella sua interezza (Commissioni e Assemblea). Tale piattaforma rappresenterà quindi il punto centrale di tutti i processi amministrativi dell’Ente.
Nei piani evolutivi di tale piattaforma è già previsto un supporto maggiore alla realizzazione di dinamiche di collaborazione tra i diversi uffici e l’introduzione di strumenti che favoriscano la nascita di community. Se dal lato della collaborazione si tratta solo di affinare strumenti già esistenti, in modo da permettere una collaborazione tra le diverse strutture che vada anche al di fuori degli schemi organizzativi e di processo formali (collaborazione destrutturata), dal lato della community i passi da fare sono molteplici: in questo senso lo scopo è quello di valorizzare la conoscenza tacita che risiede nelle persone con strumenti che favoriscano l’interazione tra esperti (forum, wiki,
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sondaggi, etc.) e la creazione di reti professionali (rubrica telefonica, presence on line, ricerca esperto, ecc.).
In generale il Consiglio sta valutando per il futuro alcuni possibili scenari evolutivi che raggiungano i seguenti obiettivi:
• Maggiore efficacia ed efficienza dell’azione amministrativa;
• Integrazione tra tutti gli applicativi rilevanti per l’operatività dell’Ente;
• Collaborazione totale tra i diversi soggetti e costruzione di un patrimonio di conoscenza interno;
• Spinta verso la trasparenza e l’apertura dell’Ente alle dinamiche tipiche dell’Open Government.
In questo contesto il modello evolutivo può rappresentare un utile strumento per la guida e la valutazione concreta delle possibili scelte di evoluzione futura dell’Ente, come verrà mostrato nel paragrafo 5.4.2 - Uso normativo del modello.