La Pubblica Amministrazione italiana sta attraversando nell’ultimo periodo una fase di forte cambiamento volto a modificare in maniera profonda l’assetto che per anni ha caratterizzato la sua struttura e il relativo modo di operare.
Tali trasformazioni sono frutto di diversi fattori che impattano sulla Pubblica Amministrazione a più livelli e che impongono una revisione completa delle modalità di lavoro e di relazione con il mondo esterno. Tali spinte al cambiamento sono costituite da:
• Evoluzione della normativa: la produzione normativa nazionale ed europea degli ultimi anni presenta e formalizza un processo evolutivo complesso, ma orientato in modo deciso a un rinnovamento a tutto tondo sia della struttura organizzativa che degli strumenti a disposizione della Pubblica Amministrazione. E’ possibile identificare tre direttive che hanno contribuito più di altre a caratterizzare tali cambiamenti: la riforma della Pubblica Amministrazione, conosciuta come “Riforma Brunetta”, che ha messo al centro dell’operato della PA temi come l’efficienza, l’efficacia e la valutazione del merito; il decentramento dei poteri verso le amministrazioni locali legato alla riforma del Titolo V della Costituzione e il Codice dell’Amministrazione Digitale, che introduce una serie di strumenti volti all’informatizzazione del lavoro della PA.
• Rivisitazione organizzativa: la spinta al decentramento amministrativo, avviata dal legislatore e al centro del dibattito politico più recente, ha innescato una riorganizzazione profonda delle responsabilità e delle autonomie che, a partire dalle Amministrazioni Centrali, si stanno sempre più spostando verso le Amministrazioni Locali (PAL), con lo scopo di stimolare e dare maggiore importanza e responsabilità alle realtà che sono a stretto contatto con i cittadini e alle relative azioni amministrative. Per le Pubbliche Amministrazioni Locali, che tipicamente non dispongono di molte risorse, questo comporta la necessità di erogare nuovi servizi e migliorare le proprie prestazioni per riuscire a far fronte alle nuove esigenze funzionali e di collaborazione richieste dai diversi soggetti. • Situazione socio-economica: parallelamente agli impulsi normativi, sulla PA
agiscono anche i fattori contingenti dell’ambiente esterno in cui essa opera. Da un lato la situazione economica del Sistema Paese, e in particolare del settore
pubblico, che ormai da anni vede ridurre le risorse disponibili per svolgere le proprie funzioni, sta spingendo la PA verso la ricerca di quell’efficienza interna che per troppo tempo non è stata presa sufficientemente in considerazione. Dall’altro lato un mutamento del modo di rapportarsi di cittadini e imprese, che richiedono sistematicamente semplicità, velocità e trasparenza nei rapporti con gli Enti pubblici, spingendo per una Pubblica amministrazione più efficace e moderna, che sappia parlare lo stesso linguaggio dei cittadini e ponga questi ultimi al centro di un’ottica di servizio.
Da questo quadro risulta chiaro, quindi, come la PA italiana, e in particolare quella locale, necessiti di un rinnovamento profondo per riuscire ad affrontare le nuove sfide che si prospettano.
La diffusione degli strumenti ICT sta portando con sé una forte sensibilizzazione della politica verso la costruzione di nuove capacità digitali e il loro utilizzo per il miglioramento delle performance del settore pubblico. Ne sono prova le varie iniziative nazionali ed europee in tema di e-Government, volte alla definizione di linee guida comuni con cui introdurre all’interno delle Pubbliche Amministrazioni una serie di nuovi strumenti che consentano di supportare adeguatamente l’attività amministrativa. Grazie alle più moderne innovazioni tecnologiche, tutti i principali processi di una PA possono infatti essere governati attraverso l’ICT, permettendo di aumentarne efficacia, efficienza e partecipazione.
In particolare, un ruolo di primo piano per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione è svolto dalle iniziative di dematerializzazione dei processi amministrativi. L’impatto della dematerializzazione nella Pubblica Amministrazione è riscontrabile sia localmente, dove è in grado di offrire un significativo miglioramento nel modo di lavorare degli Enti e di generare importanti benefici economici anche nel breve termine, sia nell’intero Sistema Paese, dove rappresenta un tassello fondamentale per migliorare i livelli di interazione all’interno della PA e tra i diversi soggetti esterni e la PA stessa.
Il tema della dematerializzazione della documentazione amministrativa è stato affrontato più volte nel corso degli ultimi 15 anni dagli Enti pubblici, ma con risultati non sempre in linea con le attese. Fino a pochi anni fa, infatti, erano riscontrabili pochi progetti strutturati di dematerializzazione nel panorama italiano, spesso isolati e non sistemici. I cambiamenti che la Pubblica Amministrazione sta intraprendendo di recente e le nuove tecnologie di dematerializzazione, che rispetto al decennio scorso offrono maggiori funzionalità e una minore complessità di gestione, stanno però riportando attenzione alla tematica. Di
Capitolo 6 - Applicazione a un caso reale: Consiglio Regionale
conseguenza la dematerializzazione nella PA risulta oggi essere una delle priorità dell’Agenda Digitale italiana ed europea.
L’introduzione della dematerializzazione nella PA, dal punto di vista economico, permetterebbe un risparmio stimato tra i 30 e i 60 miliardi di euro annui111, un dato che fa
ben comprendere l’importanza della tematica oggetto di studio e il motivo per cui essa sia tra le misure più incentivate dai governi. Ricondurre l’importanza della dematerializzazione a motivi esclusivamente economici è comunque riduttivo, dato che una parte degli effetti positivi da essa introdotti non sono monetizzabili, ma influenzano l’organizzazione in altri modi, come ad esempio la capacità di rispondere ai cambiamenti in modo più rapido e flessibile.
Dall’analisi della letteratura sul tema emerge chiaramente come la dematerializzazione rappresenti uno strumento fondamentale per rispondere ai diversi problemi della Pubblica Amministrazione e per gettare le basi per la realizzazione di un piano di e-Government complessivo. Attivare un progetto di introduzione della dematerializzazione dei processi amministrativi in un Ente pubblico, di qualsiasi livello, richiede però di governare una complessità organizzativa e tecnologica notevole e necessita di una guida chiara e di una strategia che guardi necessariamente al lungo termine.
È necessario infatti tener conto di alcune problematiche che, se non affrontate, rischiano di trasformare un progetto di successo sulla carta, in un fallimento nella pratica. Primo tra tutti il tema della governance, che deve guidare verso un cambiamento profondo dell’organizzazione e del modo di lavorare della stessa: il change management, tradotto nell’accettazione e condivisione di tale cambiamento e nel coinvolgimento e nella formazione di competenze ed esperienza nell’uso dei nuovi strumenti digitali, gioca un ruolo chiave in tale percorso. Ad esso si affianca il tema tecnologico, che rappresenta indubbiamente uno dei punti di maggiore complessità decisionale e gestionale. Se, infatti, le tecnologie per supportare un progetto di questo tipo sono ormai diffuse e mature, spesso le organizzazioni sono in difficoltà nel momento in cui si trovano a definire qual è la tecnologia più adatta per rispondere alle esigenze del caso specifico e come esse debbano essere introdotte nel contesto organizzativo. Ciò richiede delle competenze e un’esperienza che spesso non fanno parte del background di un Ente pubblico, in particolare se di piccole dimensioni.
Nonostante l’accresciuta consapevolezza sul tema e gli investimenti e sforzi di attuazione finora compiuti, ad oggi il raggiungimento di risultati significativamente positivi continua a rappresentare una sfida difficile per tutti gli Enti. Risulta chiara, quindi, la necessità di identificare un percorso che permetta agli Enti di orientarsi in questa complessità e di progettare un approccio alla dematerializzazione praticabile e funzionale a una strategia di e-government di lungo termine.
L’obiettivo principale del lavoro è stato quindi quello di indagare quali possano essere i possibili approcci utilizzabili in tema di dematerializzazione dei flussi informativi in una Pubblica Amministrazione, con lo scopo di guidarne l’introduzione e l’evoluzione.
Per comprendere come venga effettivamente approcciato un progetto di questo tipo e quali sono le dinamiche che ne regolano lo sviluppo, sono stati analizzati nel dettaglio quindici tra i più significativi casi di progetti di dematerializzazione realizzati all’interno della PA italiana, identificando quattro dimensioni di valutazione che caratterizzano tali progetti:
• Scope di progetto: misura l’ampiezza e l’impatto del progetto sull’Ente, analizzando quanti processi interni vengono impattati e quante persone sono coinvolte in termini relativi rispetto alla totalità dell’ente.
• Livello tecnologico: misura la copertura della tecnologia rispetto alle esigenze, attuali e prospettiche, comprendendo tanto la completezza funzionale della soluzione tecnologica adottata quanto la flessibilità di adattamento a possibili variazioni nel contesto di riferimento.
• Governance: definisce le modalità di gestione del progetto e del cambiamento nelle sue diverse fasi e le necessità di presidio richieste, riassumendole in una dimensione che fornisce un livello sintetico della complessità di organizzazione. • Benefici conseguiti: valuta l’impatto dei benefici che il progetto ha portato all’Ente,
distinguendoli, a seconda della significatività sull’organizzazione, in impatti di basso, medio e alto livello.
Tali dimensioni, che mostrano una forte correlazione reciproca, permettono di comprendere le modalità attraverso cui si realizza un progetto di dematerializzazione di successo e le implicazioni che ciò comporta per un Ente che intende realizzarlo. L’elemento più caratteristico rilevato è che l’aumento dello scope di progetto richiede un aumento del livello tecnologico della soluzione realizzata. Per poter soddisfare pienamente le nuove esigenze che si vengono a creare è infatti necessario dotare l’Ente di tutti quegli strumenti che permettono un adeguato supporto sia nella gestione dei processi, sia nella gestione dei contenuti prodotti, sia nella gestione della collaborazione tra i vari utenti.