rispetto dei principi di corretta amministrazione; c) sull’adeguatezza della struttura organizzativa della società per gli aspetti di competenza, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile nonché sull’affidabilità di quest’ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione; c-bis) sulle modalità di concreta attuazione delle regole di governo societario previste da codici di comportamento redatti da società di gestione di
25 M. RAFFAELE, BAUCO C., “Il controllo dei revisori e dei sindaci di società: elementi di convergenza e distinzione nelle sfere di intervento nelle nuove norme di comportamento del collegio sindacale”, Fondazione
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mercati regolamentati o da associazioni di categoria , cui la società, mediante informativa al pubblico, dichiara di attenersi; d) sull’adeguatezza delle disposizioni impartite dalla società alle società controllate ai sensi dell’art. 114, comma 2 […] 3. Il collegio sindacale comunica senza indugio alla Consob le irregolarità riscontrate nell’attività di vigilanza e trasmette i relativi verbali delle riunioni e degli accertamenti svolti e di ogni altra utile documentazione.
Per i noti motivi di protezione del pubblico, i doveri riconosciuti al collegio sindacale delle società quotate possono dirsi più stringenti e maggiormente dettagliati. In particolare, oltre al dovere riconosciuto di accertarsi della concreta adozione dei codici di comportamento, il collegio sindacale si fa garante della generalizzata adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società e del funzionamento di un formalizzato sistema di controllo interno e di gestione dei rischi. In caso di non conformità, il diretto interlocutore è la Consob. Prescindendo però dalle peculiarità intrinseche alle società quotate, il collegio sindacale svolge un’attività di vigilanza tout court rispondente ai criteri della diligenza professionale così come dichiarato nelle “Norme di comportamento del collegio sindacale per le società non quotate”, emanate dal CNDCEC. Il contenuto di tale attività è proporzionato rispetto alle dimensioni, alla complessità e alle peculiarità della società e si innesta su tutte quelle informazioni che l’organo desume dal contatto con gli organi sociali, dal dialogo con gli amministratori, gli organi di controllo, i soggetti preposti al controllo interno e con l’incaricato della revisiona legale, nonché dall’espletamento stesso del compito di ispezione. Il collegio sindacale, sulla base dei flussi informativi instaurati, pianifica la propria attività di vigilanza adottando, come suggerito dalle pratiche internazionali, un risk-based approach. Le Norme di cui sopra dettagliano in maniera esaustiva i diversi compiti di vigilanza delineate dal codice civile. Proveremo a sintetizzarle nel seguito, anche relativamente al rapporto con la revisione legale di bilancio.
La prima funzione di vigilanza riguarda l’osservanza della legge e dello statuto: il collegio sindacale si accerta che le società rispettino le procedure dettate dalla legge nel compimento di determinate fasi sociali e si dotino di sistemi e strumenti idonei all’adempimento delle regole contenute nello statuto. Confacentemente a tale compito, si richiede che il collegio sindacale venga a conoscenza del profilo della società e dell’attività aziendale svolta. La vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, la seconda tipologia di attività, consiste nella “verifica della conformità delle scelte di gestione ai generali criteri di razionali economica”. Il collegio, non effettua un controllo di merito sulle scelte intraprese dall’organo amministrativo, bensì si accerta che queste siano state effettuate facendo riferimento a piani economici, patrimoniali e finanziari raziocinanti, ovvero costruiti su sistemi di pianificazione e controllo appropriati. L’organo di controllo deve inoltre assicurarsi che via sia un certo grado di coerenza tra ciò che la società sta effettuando oggi e quello che ha programmato per il
61 domani. In particolare, il collegio deve verificare che vi sia stata un’adeguata procedimentalizzazione delle relazioni instaurate con terzi soggetti, in particolare se questi costituiscono parti correlate della società stessa. Il terzo livello di vigilanza concerne l’adeguatezza ed il concreto funzionamento dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società. Questa macro-dimensione è scissa dalle norme nel modo seguente:
Vigilanza dell’assetto organizzativo, comprendente il sistema di controllo interno; Vigilanza dell’assetto amministrativo-contabile della società, in ordine al bilancio di
esercizio e alla relazione sulla gestione, al bilancio consolidato e alla relazione sulla gestione.
Partiamo dal primo elemento. Secondo gli studi di organizzazione aziendale, la società si dota di una struttura organizzativa commisurata alla dimensione e alla complessità delle operazioni effettuate e delle relazioni stabilite internamente e con l’esterno. Tale sistema può essere moderatamente “blando” nel caso di imprese piccole, ma più particolareggiato e strutturato nel caso di società più complesse in modo tale da garantire un certo grado di coordinamento e di coerenza nell’adempimento delle operazioni. Il collegio sindacale in tal caso deve acquisire informazioni in merito all’adeguatezza del sistema organizzativo nell’attribuzione delle responsabilità, che può ravvisarsi solo se c’è una precisa definizione delle linee gerarchiche, corredata di una rappresentazione dei compiti e dei processi. In poche parole, il collegio deve verificare che la società abbia saputo “sfruttare” le opportunità concesse dall’utilizzo degli strumenti organizzativi, tra i quali l’organigramma e le mappature dei processi. Il sistema di controllo interno è da considerarsi una componente rilevante dell’assetto organizzativo e come tale meritevole di essere regolamentato singolarmente. Il collegio effettua un controllo sintetico che ha come obiettivo la verifica dell’efficacia dell’attività di monitoraggio e gestione dei rischi effettuata dal sistema stesso, ovvero si accerta della presenza di procedure e prassi operative che consentano di individuare i rischi nonché la loro probabilità di accadimento. L’organo di controllo societario a tal fine richiede la documentazione operativa, i regolamenti interni, le eventuali certificazioni di qualità e di organizzazione dei processi stessi. Qualora il collegio noti delle carenze, esso richiede l’adozione di azioni correttive da parte dell’organo amministrativo, alle quali sovraintenderà. Il collegio sindacale può ragionevolmente ritenere che il sistema amministrativo-contabile della società sia adeguato “se permette: la completa,
tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione; la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale; la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio di esercizio.” (Norma 3.6). Il collegio sindacale non effettua controlli analitici sul bilancio, ma si
limita a vigilare sull’osservanza alle norme di legge. Una certa rilevanza, però, assume la verifica del collegio rispetto alla rispondenza del bilancio alle informazioni di cui è venuto a
62 conoscenza. Sotto il profilo meramente contabile, il collegio è tenuto a verificare che l’iscrizione in bilancio dei costi di impianto, di ampliamento, costi di sviluppo ed avviamento sia avvenuta conformemente alle disposizioni del codice civile. In questa attività di vigilanza, il collegio sindacale instaura un rapporto diretto e continuo con l’incaricato della revisione legale. L’attività di vigilanza si conclude con una relazione normata dall’articolo 2429 del codice civile. L’ultimo comma dell’articolo 2403 del codice civile concede espressamente la possibilità, nei casi di cui sopra, che il controllo contabile venga svolto dal collegio sindacale. In tal caso, si vedano gli approfondimenti di cui le “Linee guida per l’organizzazione del collegio sindacale
incaricato della revisione legale dei conti”, emanate dal CNCDEC, le quali non si discostano
in maniera significativa dal decreto n.39, tenendo però a riferimento l’ulteriore attività di vigilanza che tale organo ha il dovere di condurre ed il contenuto dei principi di revisione. In primo luogo, condizione necessaria affinché il collegio sindacale possa espletare tale funzione è che l’organo sia interamente costituito da soggetti iscritti presso il Registro del MEF. Non esiste un’attività valutativa preliminare, bensì l’accettazione è subordinata ad una fase di accertamento durante la quale si verifica la presenza di competenze adeguate e capacità necessarie nonché la disponibilità di risorse e tempo. Il collegio deve assicurarsi che vi sia una condivisione delle metodologie di lavoro e delle procedure da applicare sulla realtà di cui si valuta anche il livello di rischiosità, cui è legato un elemento fondamentale della governance: l’integrità, attentamente valutata da parte dell’organo di controllo. Quest’ultimo, inoltre, ha l’obbligo di verificare la sussistenza di minacce per l’indipendenza, valutare la loro significatività e le azioni da mettere in atto per calmierarne gli effetti. Le situazioni critiche possono essere legate all’interesse personale, all’auto-riesame, alla prestazione di attività di patrocinio e di assistenza tecnica, all’eccessiva familiarità, fiducia, confidenzialità, all’intimidazione. Una peculiarità del sindaco-revisore è il difetto del requisito di indipendenza finanziaria: l’insorgenza di circostanze in cui i compensi complessivi percepiti dalla società sovrastano quelli relativi alla carica di sindaco non necessariamente implica un rischio di dipendenza finanziaria, però fa sì che vengano messe in moto tutta una serie di procedure per ridurlo che possono arrivare fino alla rinunzia dell’incarico. Il CNDCEC ha delineato le soglie oltre le quali sussiste tale tipologia di rischio e le azioni da intraprendere in qualsiasi evenienza. Anche nel caso di collegio sindacale-revisore, il conferimento dell’incarico che ha durata triennale è a carico dell’assemblea, che ne stabilisce il compenso. In virtù della particolareggiata funzione di controllo esercitata dal collegio sindacale, sono inevitabili tanto delle interferenze quanto delle sinergie: diversamente dal revisore esterno, il collegio sindacale instaura una rapporto più diretto con gli organi amministrativi e di conseguenza un controllo pervasivo non soltanto relativamente al bilancio, ma anche sulle decisioni strategiche che ispirano la gestione stessa. Il controllo e la vigilanza rappresentano inoltre due funzioni che si alimentano vicendevolmente attraverso la comune documentazione di cui necessitano. Il
63 risultato di tale attività confluisce in una relazione attraverso la quale il collegio esprime il proprio giudizio (o una pluralità nel caso di dissenso). Per l’espressione dello stesso, il collegio può impiegare due documenti distinti, uno indirizzato al giudizio sul bilancio e l’altro sulla gestione complessiva oppure un documento unico26.
26 Per maggiori approfondimenti si veda il documento CNDCEC: “La relazione unitaria di controllo societario del
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