nella Pubblica Amministrazione e Risk assessment
2. Impatto sui processi della normativa emanata per fronteggiare l’emergenza sanitaria Covid-
Nella valutazione del rischio operativo per l’anno 2020, oltre alla valu- tazione dei fattori di rischio endogeni all’Amministrazione in ambito IT, organizzativo di processo e delle risorse umane dedicate all’esecu- zione del processo, è necessario inevitabilmente tenere conto dell’ele- mento esogeno determinato dal diffondersi della pandemia Covid-19.
L’evento pandemico è considerato un fattore di rischio operativo di natura esogena all’Ente ed è collocato dalla letteratura internaziona-
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le in materia di rischio tra gli eventi a medio – bassa probabilità e me- dio – alto impatto. Tale evidenza è rappresentata nel “The global risk
landascape 2020”1, dove è possibile osservare che l’evento “infective
disease” è posizionato in corrispondenza di una probabilità pari quasi a 3 (su una scala il cui valore massimo è paria a 5) e un impatto pari a oltre 3.5 (su una scala il cui valore massimo è pari a 5).
Al fine di valutare l’impatto normativo è necessario svolgere un’ana- lisi sugli effetti che le disposizioni normative, emanate per fronteg- giare l’emergenza Covid-19, hanno avuto ed avranno nei prossimi
1 “The global risk landascape 2020” estratto dal report “The Global Risks” pubblicato
dal World Economico Forum in data 15/01/2020.
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111 mesi sull’esecuzione e nel conseguimento degli obiettivi dei proces- si dell’Ente Territoriale.
Nel caso concreto nella ricognizione e analisi delle disposizioni normative si è tenuto conto delle sole disposizioni che hanno deter- minato un impatto sull’attività dell’Ente Territoriale Comune non ritenendo utile analizzare tutta la copiosa normativa emanata per fronteggiare l’emergenza pandemica.
L’attività di ricognizione ha evidenziato un consistente numero di provvedimenti emanati a livello nazionale, regionale e comunale contraddistinto da una stretta sequenza di emanazione, anche nella stessa giornata, di provvedimenti provenienti da differenti organi.
Stratificazione normativa Covid-19 periodo di osservazione dal 25/01/2020 al 31/12/2020
Osservando i provvedimenti in relazione alla data di emanazione è possibile effettuare una suddivisione in relazione alle singole fasi dell’emergenza (c.d. Fase 1, Fase 2 e Fase3). Tale esame evidenzia una differente intensità di emanazione nelle diverse fasi e si con- centra in particolare nella Fase 1, 25/01/2020 – 03/05/2020, con un trend in diminuzione nella Fase 3.
La definizione delle tipologie di impatto, rispetto alle quali pos- sono essere analizzati i contenuti della normativa, deve tenere conto dei vari ambiti e aspetti dell’esecuzione del processo e degli output di processo stesso. Gli impatti che possono essere individuati, da ritenersi significativi e rappresentativi dell’elemento esogeno deter- minato dal diffondersi della pandemia Covid-19 e della conseguente emanazione della normativa finalizzata a contrastare l’emergenza
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sanitaria, rilevanti ai fini della valutazione del rischio operativo sono di seguito descritti.
– Impatto organizzativo: possono essere ricondotte a questo cluster le disposizioni normative che hanno richiesto all’Ente Territoria- le Comune una riconsiderazione dei modelli organizzativi in es- sere.
– Impatto operativo ordinario: possono essere ricondotte a questo cluster le disposizioni normative che hanno richiesto all’Ente Territoriale Comune la sospensione di attività vietate dalla nor- mativa stessa e che per loro natura non potranno essere recupe- rate alla fine del periodo di divieto.
– Impatto operativo straordinario: possono essere ricondotte a que- sto cluster le disposizioni normative che hanno richiesto all’Ente Territoriale Comune l’attivazione di procedure straordinarie non previste nell’ordinaria attività.
– Impatto straordinario sull’output del processo: possono essere ricon- dotte a questo cluster le disposizioni normative che hanno com- portato un rilevante incremento delle numerosità degli output del processo rispetto al trend ordinario.
– Impatto temporale: possono essere ricondotte a questo cluster le disposizioni normative che hanno comportato la temporanea so- spensione del processo e delle scadenze ad esso collegate la cui ripartenza comporterà la riprogrammazione delle attività in fun- zione delle nuove scadenze previste dalle norme.
– Impatto sulle società partecipate: possono essere ricondotte a que- sto cluster le disposizioni normative che hanno influenzato l’at- tività svolta dalle Società Partecipate dell’Ente Territoriale Comu- ne.
– Impatto di bilancio positivo: possono essere ricondotte a questo cluster le disposizioni normative che hanno comportato una mi- nore uscita o una maggiore entrata.
– Impatto di bilancio negativo: possono essere ricondotte a questo cluster le disposizioni normative che hanno comportato maggio- ri uscite collegate all’emergenza Covid-19 o minori entrate. – Impatto di rendicontazione: possono essere ricondotte a questo
cluster le disposizioni normative che hanno richiesto all’Ente Territoriale Comune un processo di rendicontazione verso un soggetto terzo come per esempio nel caso delle somme spese per l’emergenza Covid-19 o alle attività poste in essere rispetto a spe- cifiche disposizioni.
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I risultati dell’analisi hanno evidenziato un incremento delle attività
straordinarie per far fronte ai nuovi bisogni manifestati dai cittadini a seguito dell’emergenza sanitaria. In particolare l’attività straordi- naria ha riguardato sia la parte decisionale che la parte operativa. L’analisi del bisogno per l’individuazione dello strumento più ri- spondente alle esigenze manifestate, tenendo conto della necessità di intervenire velocemente nel rispetto delle norme, ha rappresenta- to sicuramente l’aspetto più sfidante e più impegnativo. Per rispon- dere a queste esigenze, nel caso concreto, si è cercato di attingere a contratti già in essere o di utilizzare procedure di facile e rapida ese- cuzione consentendo così di ridurre i tempi di risposta all’esigenza manifestata.
Specifici servizi hanno subito un impatto straordinario a segui- to della normativa emanata per fronteggiare l’emergenza. Si pensi, solo per citarne alcuni, alla solidarietà alimentare che ha visto nel periodo di lockdown un incremento decisivo dettato dalla particolare situazione che ha colpito le persone più fragili o alla gestione dei mercati comunali scoperti prima chiusi, poi aperti limitatamente ai generi alimentari e successivamente riaperti per tutti i generi nel rispetto di specifiche procedure di accesso e di controllo. Anche gli acquisti dei dispositivi di protezione individuali (DPI) e di materiale informatico ha subito un incisivo aumento nella difficoltà di reperi- mento del periodo, la gestione delle attività della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale in remoto, al fine di garantire agli organi dell’Ente Territoriale Comune di poter svolgere il loro ruolo e le loro attività, ha comportato uno sforzo maggiore rispetto all’attività ordi- naria.
Un altro impatto rilevante è stato l’impatto organizzativo che ha determinato sia il ripensamento di alcuni processi, accelerandone la digitalizzazione, sia l’incremento del lavoro da remoto consentendo, in brevissimo tempo, alle risorse dell’Ente di svolgere, attraverso l’u- tilizzo di piattaforme, le attività per garantire i servizi ai cittadini sia da ultimo la predisposizione di idonei protocolli in funzione della normativa emanata per contrastare l’evolversi della pandemia.
Dall’analisi della stratificazione normativa si evidenza come in risposta a nuove disposizioni di carattere nazionale o regionale l’En- te Territoriale Comune ha predisposto particolari procedure e hanno dato precise indicazioni per lo svolgimento delle attività soprattutto per quelle svolte in presenza.
L’acquisto dei dispositivi di protezione individuali diversi a se- conda del servizio svolto, si pensi alla Polizia Locale ai servizi cimite-
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riali o al personale di front office, il ripensamento degli spazi, sia ad uso dei dipendenti che del pubblico, per garantire il distanziamento sociale sono solo alcune delle attività attuate per dare esecuzione ai protocolli. Questa attività sta perdurando anche dopo l’avvio della Fase 2 e Fase 3 dell’emergenza che, proprio per il rientro in presenza di grandi numeri di risorse, si sta dimostrando essere estremamente delicata e complessa.
Il lavoro agile ha rappresentato un grande cambiamento per l’Ente Territoriale Comune presso i quali il Lavoro Agile, spesso, era in regime sperimentale. La situazione sanitaria che ha compor- tato, quale misura di contenimento dell’evolversi della pandemia, la chiusura degli uffici ha obbligato l’Ente Territoriale Comune ad individuare modi e strumenti per lavorare le attività da remoto per raggiungere l’obiettivo di continuare a rendere il servizio ai cittadini con la stessa efficacia ed efficienza del servizio reso in presenza. Questo ha comportato un’accelerazione nella digitalizzazione di in- teri processi o di alcune attività del processo, svolte prima del lock- down in presenza. L’esperienza maturata e la risposta di gradimento dei cittadini sta determinando la volontà di mantenere, in alcuni casi, le soluzioni approntate in fase di emergenza. In particolare la rivisitazione del front office, da in presenza a remoto, sta determi- nando anche un ripensamento del layout degli spazi disegnati per il pubblico del front office.
Un altro impatto significativo è stato per alcuni servizi l’aumen-
to degli out di processo e a titolo di esempio si citano i servizi funebri
che hanno visto aumentare le procedure in modo esponenziale con l’evolversi della situazione pandemica.
Da ultimo la riprogrammazione delle scadenze di determinati processi, si pensi ai tributi i cui pagamenti sono stati prorogati dai provvedimenti normativi emessi, è stato rilevante non solo da un
punto di vista organizzativo ma anche temporale.
L’impatto temporale dei provvedimenti individuati ha avuto qua- le effetto principale il sovrapporsi delle nuove scadenze, determinate dall’iniziale temporanea sospensione dei processi e delle scadenze ad essi collegate, con quelle ordinariamente previste nello stesso pe- riodo temporale.
Per concludere non si può tralasciare di mettere in evidenza l’im-
patto di bilancio negativo determinato da maggiori uscite per l’at- tuazione delle misure di sicurezza igienico sanitarie introdotte dalla normativa nazionale e regionale, per supportare il processo di tra- sformazione digitale dei processi e di smart working, per l’attivazione
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115 di soluzioni alternative a servizi sospesi dalle disposizioni nazionali e regionali. Il bilancio ha risentito negativamente anche in funzione delle minori entrate derivanti dal mancato incasso del corrispettivo per i servizi non erogati nel periodo di lockdown in quanto sospesi da parte di provvedimenti nazionali e regionali, come ad esempio i servizi educativi, i servizi museali, eventuali canoni per concessione temporanea degli spazi per eventi, imposta di soggiorno.
Questo evento imprevedibile ha messo in evidenza la capacità dell’Ente Territoriale Comune di adattarsi per rispondere in modo efficace ai bisogni manifestati dalla cittadinanza e alle necessità sor- te a seguito del diffondersi della pandemia.
L’accelerazione della digitalizzazione dei processi, con conse- guente incremento dello smart working, ha consentito di concretizza- re in pochi mesi un’evoluzione che forse in tempi normali avrebbe richiesto anni di adattamento al cambiamento. Mi piace pensare che questo sia il lato buono di questa terribile esperienza.
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