Il documento amministrativo, oltre alla normativa sull'accesso, presenta una disciplina che riguarda altri profili come la forma, le modalità di redazione, di gestione, di trasmissione e di archiviazione. E' una disciplina che incentiva l'uso delle tecnologie per favorire la semplificazione e la partecipazione dei cittadini al procedimento amministrativo. L'effettiva fruibilità di un documento, infatti, non dipende solo dalla sua accessibilità, ma anche dalla sua comprensione che deve essere agevolata dai metodi di gestione e trasmissione. La formazione dei documenti da parte delle amministrazioni o la presentazione degli stessi dai privati è legata al principio della documentalità secondo cui ogni atto o fatto assume
rilievo giuridico attraverso la sua esternazione e questa è consentita proprio grazie al documento che diventa, quindi, un mezzo indispensabile. Tale principio si applica sia agli atti formati dalle pubbliche amministrazioni, la cui esternazione avviene secondo le modalità formali previste dalla legge, sia agli atti formati dai privati, cioè dichiarazioni, istanze o interventi partecipativi che devono avere la forma del documento. Tale documentalità è strumentale ai controlli che avvengono attraverso la richiesta dei documenti e questi forniscono la conoscenza di fatti ed atti: ad esempio, il giudice amministrativo richiede chiarimenti, verificazioni e consulenze tecniche. Ecco che, ai fini, non solo della acquisibilità, ma anche della conoscibilità e comprensibilità, assumono importanza la forma, le modalità di redazione e le condizioni di reperibilità del documento. Oggi la definizione di documento amministrativo è slegata dal supporto cartaceo o materiale tanto che si accetta anche quello virtuale e, con il Codice dell'amministrazione digitale, cioè con il decreto legislativo n. 82 del 2005, si ammette la piena validità giuridica del documento informatico. Ormai le tecnologie si utilizzano in tutti processi di gestione di un documento (creazione, circolazione, trasmissione, ricezione ed archiviazione). Tale immaterialità favorisce la trasmissione e l'ipertestualità, cioè la possibilità di collegare più documenti: in questo modo sarà più facile ricostruire la vicenda complessiva a cui questi atti si riferiscono. Il passaggio al documento informatico, però, potrebbe anche avere alcuni risvolti negativi, cioè potrebbe creare delle disuguaglianze nei confronti di coloro che non sanno utilizzare i nuovi strumenti. A tal proposito, sono previste iniziative di alfabetizzazione dei cittadini e anche del personale, iniziative, cioè, che hanno il fine di insegnare l'uso dei programmi informatici e di far percepire il cambiamento culturale. Il Codice dell'amministrazione digitale dispone che le amministrazioni dovranno servirsi delle tecnologie dell'informazione
anche per organizzare la propria attività: devono, infatti, compiere un'opera di razionalizzazione e di semplificazione fino a raggiungere modalità uniformi di interazione con gli utenti. Secondo lo stesso Codice, le amministrazioni hanno l'obbligo di rendere disponibili l'elenco della documentazione per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari. Devono essere, poi, predisposti i moduli per la redazione delle dichiarazioni sostitutive. Il fine è ottenere un documento amministrativo standard. Sempre riguardo all'organizzazione interna, si prevede che le pubbliche amministrazioni realizzino siti istituzionali per favorire l'accessibilità e la reperibilità delle informazioni anche a persone disabili attraverso l'uso di un linguaggio chiaro. Quest'ultimo, infatti, spesso crea problemi di comprensibilità: si usano vocaboli ed espressioni arcaici. Negli ultimi quindici anni, dunque, numerosi interventi sono stati compiuti dal Dipartimento per la Funzione pubblica per il rinnovamento dello stile utilizzato per la redazione dei documenti amministrativi. Proprio per rendere il linguaggio amministrativo più vicino alla lingua comune, sono stati emanati il Codice di stile delle comunicazioni scritte ad uso delle amministrazioni pubbliche ed il Manuale di stile.
La maggior parte delle complicazioni dipende, poi, dalla gestione della documentazione amministrativa: sono state, quindi, predisposte misure di semplificazione riguardanti i flussi documentali, fra le amministrazioni e fra queste ed i cittadini, e riguardanti la riduzione di adempimenti per la presentazione di certificati da parte del cittadino. Per realizzare il principio di trasparenza interna alla pubblica amministrazione, si prevede che le amministrazioni mettano i loro dati a disposizione degli altri soggetti pubblici attraverso i servizi informatici. Tali dati, quindi, possono essere utilizzati in modo più semplice e rapido per fini istituzionali. Per facilitare questo scambio di documenti, è necessario eliminare la frammentarietà dell'organizzazione interna e reimpostare le modalità di gestione
documentale attraverso il coordinamento dei diversi uffici. Secondo il Codice dell'amministrazione digitale, per semplificare la fase di iniziativa, i moduli e le istanze devono essere predisposti sui siti internet e deve essere consentita la trasmissione delle stesse per via telematica. Si introducono anche altri procedimenti informatici: archiviazione dei documenti per via elettronica, creazione di banche dati condivise fra le pubbliche amministrazioni, notificazione attraverso la posta elettronica certificata. Invece, per sgravare il cittadino da oneri inutili, esistono altri strumenti di semplificazione riguardanti le modalità di presentazione di certificati e documenti. Tutte queste misure contribuiscono ad eliminare ritardi ed intoppi spesso frequenti nell'attività amministrativa. Si deve, perciò, creare un'organizzazione amministrativa a rete, caratterizzata da connessioni “orizzontali” e non più gerarchiche e verticali dall'alto verso il basso. Le strutture amministrative devono essere dei centri di comunicazione e di scambio di informazioni continue. Questa comunicazione viene garantita dal responsabile del procedimento amministrativo, che adotta le misure adeguate tese a mettere in contatto le amministrazioni e i cittadini: infatti, cura lo scambio della documentazione necessaria per lo svolgimento del procedimento amministrativo e cerca di coinvolgere tutti i soggetti interessati. Non si limita, quindi, a trasmettere informazioni, ma prova ad attuare un processo di comunicazione, inteso anche come comprensione. La gestione delle comunicazioni, invece, viene affidata a strutture appositamente create, cioè agli Uffici per le relazioni con il pubblico. Queste innovazioni si preoccupano anche di creare un contatto immediato con i cittadini attraverso canali più diretti che favoriscano la loro partecipazione. Mediante i servizi informatici, gli utenti riescono ad interagire con le pubbliche amministrazioni e queste possono regolare meglio i loro interventi a seconda degli effettivi bisogni.35