La predisposizione delle misure di prevenzione delle emergenze

Una volta conclusa la fase di valutazione dei rischi potenziali che potrebbero colpire l’istituto e le collezioni che contiene, è necessario procedere con la predisposizione delle misure di prevenzione e del materiale necessario alla gestione delle emergenze. Sicuramente uno degli elementi basilari per la preparazione dell’istituto alla gestione di un pericolo è la formazione del personale impiegato e la comunicazione delle procedure di emergenza a tutti coloro che frequentano l’edificio: gli strumenti imprescindibili per il raggiungimento di questo scopo sono le piante dei locali, in cui devono essere indicate in maniera chiara le vie e i percorsi consigliati per l’evacuazione e la collocazione dei dispositivi di sicurezza, come per esempio idranti, estintori e altri congegni per la gestione manuale di pericoli. Il personale deve essere addestrato e preparato allo svolgimento di determinati compiti e procedure di sfollamento dei locali e di messa in sicurezza prima di tutto delle persone fisiche che si trovano all’interno dell’istituto e poi del patrimonio in pericolo: è necessario preparare un elenco contenente la priorità di salvataggio del materiale più prezioso o più importante con una descrizione adeguata della tipologia e della sua collocazione spaziale. In caso di emergenza non sempre è possibile mettere in sicurezza e salvare tutto il patrimonio della collezione, e sarà quindi necessario distinguere, tramite una selezione meticolosa, il materiale la cui distruzione rappresenterebbe una perdita incommensurabile per la sua fondamentale rilevanza storica, culturale o documentaria82.

Un’altra procedura essenziale per la gestione delle emergenze è la predisposizione di un elenco di contatti utili di forze di pubblica sicurezza, aziende, associazioni di volontariato, enti preposti per ristabilire le condizioni di sicurezza nei locali e per la messa in sicurezza del patrimonio. È necessario, prima di tutto, che i sistemi di allarme dell’istituto siano

82 _{Si vedano come riferimenti bibliografici per questa sezione: DORGE V., JONES S.L., Building an Emergency}

Plan. A Guide for Museums and Other Cultural Institutions, The Getty Conservation Institute, Los Angeles,

1999;

AMERICAN ALLIANCE OF MUSEUMS (a cura di), Developing a Disaster Preparedness/ Emergency

direttamente collegati con i Vigili del Fuoco e le forze dell’ordine, in modo da consentire un intervento il più possibile rapido e tempestivo sul posto; esistono poi aziende la cui funzione specifica è la gestione delle emergenze che coinvolgono il patrimonio culturale con cui è necessario predisporre una rete di contatti per limitare il più possibile i danni all’edificio e al patrimonio coinvolto. Un esempio di questa tipologia di enti è rappresentato da Prodoc, un’azienda specializzata nelle procedure di messa in sicurezza di materiale archivistico e librario in caso di sinistro, e nelle attività di restauro e ripristino del materiale danneggiato. Prodoc ha una sezione dedicata al pronto intervento, grazie alla quale può accorrere tempestivamente in aiuto degli istituti di conservazione che abbiano subito un danno e supportarli nelle procedure di salvataggio del materiale coinvolto. Prodoc dispone poi di un ampio laboratorio di restauro, all’interno della propria sede operativa di Gallarate, in cui tecnici restauratori esperti si occupano di ripristinare materiali danneggiati e ricondizionarli per il successivo ricollocamento all’interno dei locali di conservazione originari. L’azienda offre inoltre servizi di consulenza sulla migliore conservazione di libri e documenti e di manutenzione di questa tipologia di materiali. Le specificità dell’azienda verranno affrontate dettagliatamente all’interno dell’Appendice numero 1.

Al materiale così raccolto, deve essere addizionata la documentazione relativa ai possibili locali dove convogliare il materiale danneggiato, alla modulistica relativa alle norme specifiche a cui appellarsi in caso di disastro e alle possibili richieste di fondi e di interventi pubblici ministeriali e alle varie specificità di eventuali polizze assicurative che interessano l’istituto o il patrimonio.

Le misure di prevenzione devono riguardare prima di tutto l’edificio in cui le collezioni sono conservate, il quale deve essere conforme alle caratteristiche richieste dalla normativa specifica: deve essere costruito utilizzando solo materiali adeguati e non tossici per gli esseri umani che permettano la protezione dagli eventi sismici e deve essere collocato in una zona sicura da disastri ambientali, come sancisce la legislazione di regolamentazione di costruzione del territorio. Le stanze di conservazione del patrimonio, inoltre, dovrebbero essere collocate in una zona sicura della struttura, evitando di utilizzare per il mantenimento del materiale archivistico e documentario i locali sottotetto e interrati poiché, essendo più soggetti a sbalzi e fluttuazioni termici e climatici, non garantiscono il mantenimento dei valori di temperatura e umidità adeguati e sono tendenzialmente più soggetti a danneggiamenti dovuti ad allagamenti, inondazioni, incendi, terremoti e maremoti. Un’attenzione specifica e meticolosa va posta al condizionamento del patrimonio, cioè alle caratteristiche dell’ambiente in cui è custodito e alle metodologie di conservazione e di

maneggiamento dello stesso: è necessario riporre il materiale nella maniera adeguata, per evitare di sottoporlo a stress fisici e meccanici che potrebbero gravemente danneggiarlo, e fornire i locali con spazi adeguati per la movimentazione, la consultazione e la manutenzione di libri, volumi e faldoni anche di grandi dimensioni. Gli arredi, le scaffalature e i contenitori devono essere adeguati alle necessità del materiale custodito e idonei al contatto con il patrimonio archivistico e documentario.

Per una corretta azione di prevenzione e di preparazione alle emergenze, le attività di formazione del personale ricoprono un ruolo di fondamentale importanza e devono essere svolte in maniera precisa e continua, per permettere un aggiornamento costante sulle migliori procedure di emergenza e di salvataggio del patrimonio coinvolto: è necessario che il personale sia predisposto all’azione tempestiva e mirata per rispondere con prontezza ad un eventuale evento calamitoso. A questo scopo bisogna procedere alla suddivisione dei compiti e delle responsabilità e deve essere implementata un’attività di formazione di base per insegnare le tecniche fondamentali di messa in sicurezza e di ripristino del materiale documentario, per tentare di ridurre al minimo il rischio di danneggiamento e per prepararlo ai successivi interventi specifici di restauro o di manutenzione.

L’intera fase di prevenzione e di preparazione alle emergenze deve concludersi con la stesura del Piano di Emergenza, un documento imprescindibile con la funzione essenziale di fonte per l’implementazione delle attività concrete di reazione alle situazioni emergenziali83_{. Il}

Piano di Emergenza deve contenere innanzitutto le informazioni basilari dell’insediamento, tra cui la locazione geografica, le condizioni dell’ambiente circostante e l’individuazione delle attività in grado di generare effetti sull’insediamento, il tutto accompagnato da elaborati grafici, planimetrie e fotografie; in secondo luogo l’identificazione dei soggetti responsabili in caso di emergenza, tra cui i dirigenti dell’istituto, i supervisori e le squadre di emergenza, e gli attori incaricati di gestire il coordinamento con Vigili del Fuoco, Protezione Civile e Soprintendenza competente; infine le specificità delle procedure di emergenza, includendo le zone sottoposte a rischi particolari, gli scenari emergenziali possibili e le caratteristiche attività di intervento. Per quanto riguarda queste ultime, si fa riferimento soprattutto alle procedure di evacuazione dei lavoratori e dei visitatori, quelle per la messa in sicurezza dei beni, le modalità di attivazione delle squadre aggiuntive per eventi straordinari e i compiti delle squadre di emergenza; inoltre è consigliabile individuare all’interno del documento le aziende specializzate a cui rivolgersi in caso di calamità, le quali possono essere d’aiuto nella

83 _{CALZOLARI M., PROSPERI C. (a cura di), Linee guida per la prevenzione dei rischi e la reazione alle}

bonifica degli ambienti, nella messa in sicurezza del patrimonio e nelle azioni di ricondizionamento dei locali di conservazione. È indispensabile, inoltre, la predisposizione delle attrezzature di base per la gestione delle emergenze come Dispositivi di Protezione Individuale e tutta la strumentazione utile per l’intervento specifico di messa in sicurezza del patrimonio culturale: il tutto deve essere inventariato e descritto all’interno del Piano di Emergenza, segnalando anche la collocazione del materiale e le metodologie di utilizzo84.