Linee di indirizzo a supporto dell’implementazione e della gestione

Prima di stabilire il modello organizzativo, o meglio, la tipologia dell´IR (dei prodotti della ricerca scientifica; della ricerca e della didattica; IR con installazioni distinte) che si vuole offrire alla propria comunità, devono essere ben definiti:

• fabbisogni informativi dei potenziali utenti;

• finalità più convenienti alle specifiche situazioni da perseguire mediante l’IR;

• funzioni dell’IR.

Una chiara identificazione di questi punti implica una serie di scelte politiche (criteri, regole, responsabilità e ruoli di organizzazione) e organizzative (flussi di lavoro, unità/sistemi coinvolti, schemi di metadati, formati, diritti di proprietà intellettuale ecc.) che devono essere dichiarate attraverso le linee d’indirizzo del Repository Istituzionale, affinché possano guidare lo sviluppo del medesimo Repository e aiutare a risolvere una serie di problemi che i gestori dello stesso possono incontrare.

Le linee guida dovrebbero inoltre includere le informazioni relative a:

• l'organizzazione dell’architettura dell’informazione (tipologie dei prodotti della ricerca scientifica, metadati, relazioni, interoperabilità che si prefigge di raggiungere) (vedi «Linee guida per la creazione e la gestione di metadati nei Repository Istituzionali», CRUI 2012);

• il controllo della qualità di metadati attraverso la loro bonifica con file di autorità (vocabolari controllati, authority files) da inserire nel sistema;

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• l’elaborazione di una guida per proprietà intellettuale attivata sia a livello di processo dell’auto-archiviazione, sia a livello di gestione delle problematiche di natura corrente tramite l’attivazione di un Help Desk di supporto.

Basandosi sulle Linee d’indirizzo, si potrebbe partire con l’implementazione dell’IR pilota tramite la sua sperimentazione entro una o più Comunità pilota (es. un Dipartimento, un Ente/Centro di ricerca), i membri della quale potrebbero iniziare a depositare nel medesimo IR la propria produzione intellettuale di ricerca, al fine di testare tutte le procedure, avere un riscontro concreto sul livello di soddisfacimento dei fabbisogni informativi di utenti e di produrre norme (buone pratiche) finalizzate al popolamento del Repository. Allo scopo di identificare gli scenari di crescita dell’IR pilota, è opportuno revisionare periodicamente il suo modello sperimentale, in particolar modo il grado di maturità del servizio in rapporto alle finalità attese, valutando le funzionalità effettive e monitorando il rendimento dell’IR. Quando quest’ultimo inizierà a radicarsi nell’ente, entrando in una fase operativa vera e propria, sarebbe opportuno iniziare a definire gli aspetti ritenuti prioritari per la strutturazione del Repository come servizio. In questa fase le decisioni possono prendere la forma di una Policy, che è sempre più flessibile rispetto a quella di Statuto o Regolamento.

C’è necessità di una Policy chiara e condivisa rispetto agli oggetti da depositare e ai metadati necessari a descriverli, ai soggetti titolati a depositare i propri lavori, alla tempistica entro cui depositare, all’obbligo di deposito almeno dei metadati e preferibilmente anche dei full-text, alla definizione di un workflow che preveda la validazione dei metadati prima della loro pubblicazione (Galimberti P. 2010, p.31). Secondo le citate «Linee Guida per gli Archivi Istituzionali» CRUI 2009, una Policy dell’IR dovrebbe trattare i seguenti punti (Tabella 2):

1. Obiettivi e funzioni a supporto dell’IR

2. Contenuti (tipologie dei prodotti della ricerca scientifica, formati accettati)

3. Organizzazione del materiale

4. Persone autorizzate all’auto-archiviazione dei prodotti della ricerca scientifica e della didattica

5. Ruoli e le responsabilità coinvolte nel flusso di lavoro

6. Aspetti legali come le responsabilità degli autori rispetto agli eventuali vincoli contrattuali con gli editori

7. Modalità di accesso

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86 8. Standard di metadati

9. Procedure per l’inserimento e la verifica di metadati 10. Verifica qualitativa del prodotti depositati

11. Formati per assicurare l’integrità dei contenuti nel tempo (audit dei processi, preservazione digitale)

12. Garanzie di sicurezza e procedure di back-up

13. Circostanze e le relative procedure per un’eventuale rimozione dei prodotti depositati

14. Modalità di gestione di dati personali (Privacy)

15. Modalità di monitoraggio del Repository per una migliore divulgazione dei prodotti della ricerca scientifica depositati

Tabella 2. Punti principali da considerare in una Politica (Policy) del Repository Istituzionale

Alcune caratteristiche presentate nella Tabella 2 possono variare in base agli obiettivi, alle dimensioni e alle disponibilità delle risorse dell’Ente che intende adottare una Policy per il proprio IR OA. In ogni caso, questa Policy deve essere consona ai principi formulati nella Policy sull’Accesso Aperto alla letteratura scientifica dell’Istituzione in oggetto (vedi «Linee Guida per la redazione di policy e regolamenti universitari in materia di Accesso Aperto alle pubblicazioni e ai dati della ricerca», CRUI 2013; Policy per l’Accesso Aperto alla letteratura scientifica delle Università di Firenze, di Trieste, di Trento, del Politecnico di Milano e di tante altre istituzioni).

In fase operativa vera e propria di un IR, l´auto-archiviazione (a cura degli autori o bibliotecari) può essere volontaria o mandataria con un’eventuale formulazione della Mandatory Policy (Figura 9), ossia un onere cui l’autore deve conformarsi se vuole ottenere un beneficio in termini di accesso a un finanziamento, o ammissione alla discussione di una tesi per il completamento di un ciclo di studi svolto avvalendosi di strutture e risorse dell’ente (Guerrini M. 2010, p.123; «Linee Guida per gli Archivi Istituzionali» 2009, pp. 16, 24).

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Figura 9. Deposito volontario e mandatario (vedi sito Open Access Information and

Resources)

La definizione delle Policy che prevedono l'obbligo del deposito della produzione scientifica negli IR è anche una potente strategia per rafforzare la posizione contrattuale dell’autore nel rapporto con gli editori commerciali e per affermare il principio dell’OA a livello normativo (Guerrini M. 2010, p.123).

Gli IR più forniti possono divenire testimoni della cultura e memoria storica delle loro Istituzioni cosi come strumenti di valutazione delle attività e delle produzioni intellettuali (Marchitelli A. 2007, p. 16). Inoltre, i prodotti della ricerca scientifica diffusi con gli IR potrebbero avere una funzione importante nello sviluppo regionale, permettendo alle aziende, agli Enti pubblici e alle organizzazioni civili di comprendere immediatamente quale tipologia di expertise è disponibile a livello locale.

Nel Diritto Comunitario una Raccomandazione è definita come un atto non vincolante a disposizione di varie istituzioni, dirette a sollecitare il destinatario ad

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adottare un determinato comportamento, o a evitare un comportamento specifico (vedi sito «Portale del Diritto»). In uno Stato le Raccomandazioni sono normalmente dirette dalle sue Istituzioni e consistono nell'invito a conformarsi ad un certo comportamento. Sono in genere emanate dalle Istituzioni che non dispongono del potere di emanare atti obbligatori o quando ritengono che non vi sia motivo di ricorrere a norme vincolanti. Sia Raccomandazioni che Linee guida servono per l’orientamento di coloro che collaborano al raggiungimento di questo obiettivo comune. Esse si evolvono secondo le esigenze di un certo dominio applicativo, ma non essendo documenti vincolanti, non pretendono di coprire ogni possibile variante di ogni problematica.

È opportuno che gli IR siano istituiti e gestiti in conformità alle migliori pratiche del momento, seguendo, quindi, le specifiche Raccomandazioni, Linee guida e Standard del settore, affinché possano raggiungere un determinato livello di qualità. Nella Tabella 3 vengono elencate alcune Raccomandazioni cui ci si può riferire durante le procedure di pianificazione, implementazione e gestione degli IR.

Raccomandazioni Riferimenti web

1. COAR Roadmap Future Directions for Repository Interoperability, 2015

<https://www.coar-

repositories.org/files/Roadmap_fin al_formatted_20150203.pdf> 2. LODE-BD (Linked Open Data – enabled

Bibliographical Data) Recommendations, 2015

<http://aims.fao.org/community/ metadata/blogs/lode-bd- recommendations-20-are-now- available-html>

3. Creating Value with Identifiers in an Open Data World, Open Data Institute and Thomson Reuters, 2014,

<http://thomsonreuters.com/site/d ata-identifiers/>

4. Open Access to Scientific Publications and Research Data in Horizon 2020, 2013

<http://ec.europa.eu/research/parti cipants/data/ref/h2020/grants_ma nual/hi/oa_pilot/h2020-hi-oa- pilot-guide_en.pdf>

5. Recommendations of a set of metadata properties and encoding vocabularies. Meaningful Bibliographic Metadata (M2B), 2012

<http://aims.fao.org/metadata/m2 b>

6. Raccomandazioni sull’Open Access e la valutazione dei prodotti della ricerca scientifica CRUI, 2009

<http://www.crui.it/HomePage.asp x?ref=1782>

7. Raccomandazioni sull’Open Access per le istituzioni accademiche e di ricerca EUA

<http://www.eua.be/fileadmin/user _upload/files/Policy_Positions/Rec

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(European University Association), 2008 ommendations_Open_Access_ado pted_by_the_EUA_Council_on_2 6th_of_March_2008_final.pdf> 8. Raccomandazioni del Working Group

sull’Accesso Aperto EUA (European University Association. Traduzione italiana CRUI, 2008

<http://www.crui.it/HomePage.asp x?ref=1149#>

9. Raccomandazioni per lo sviluppo di Repository Istituzionali EOS (Enabling Open Scholarship, 2007

<http://www.openscholarship.org/j cms/c_6162/en/repositories>

Tabella 3. Alcune Raccomandazioni per la programmazione e la gestione dei Repository

Istituzionali

Le Raccomandazioni presentate in Tabella 3 presentano il know-how necessario anche per poter ampliare e ridefinire gli orizzonti dei modelli organizzativi di IR esistenti, dando luogo allo sviluppo di un core set di caratteristiche tecniche e organizzative per una migliore gestione dei contenuti digitali.

Negli aspetti generali e concettuali di massima, le Linee guida per IR possono essere definite come Raccomandazioni sviluppate attraverso il processo sistematico di elaborazione per assistere i gestori di IR nelle decisioni da prendere sulla gestione appropriata dei medesimi. Se nella progettazione e gestione degli IR mancano Linee guida e regole, essi incontrano maggiori difficoltà ad acquisire e a consentire l'accesso ai contenuti. Le Linee guida si contraddistinguono rispetto a Standard o protocolli, che consistono in strumenti che indicano azioni più opportune e quasi obbligatorie. Una Linea guida, invece, è il risultato di un percorso sistematico di analisi che porta alla stesura di una Best Practice.

Uno dei requisiti alla base della qualità delle Linee guida è quello di promuovere le linee di indirizzo fondate scientificamente su Raccomandazioni verificate e riproducibili.

Attraverso le Linee guida si cerca di superare un modello semplicistico di acquisizione dell’informazione adeguandolo e migliorandolo in modo che dal singolo professionista si passi alla collaborazione fra più soggetti o organismi professionali che abbiano le competenze e le risorse professionali per la migliore interpretazione della letteratura scientifica e delle Buone Pratiche disponibili.

Nella Tabella 4 viene presentato un elenco delle Linee guida sviluppate da organismi professionali per supportare lo sviluppo (incluso la definizione delle Policy) e la gestione degli IR.

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Linee Guida Riferimenti web