MAXXI: Assetto istituzionale e organizzativo
RICERCA, EDUCAZIONE e
4.3 Gli eventi al MAXXI
La Fondazione MAXXI è a disposizione per accogliere ed esaltare ogni tipo di evento, svolgendo le funzioni di ideazione, gestione, coordinamento, supporto e programmazione delle attività all’interno degli spazi museali.
L’Ufficio Eventi opera in stretta collaborazione con tutti i Dipartimenti del museo per un efficiente coordinamento interno e in modo da non ostacolare le attività propriamente museali. A tal fine gestisce, aggiorna e condivide giornalmente il calendario degli eventi presenti e futuri appartenenti a tutti i Dipartimenti.
Si possono distinguere due tipologie principali di eventi:
-‐ Gli eventi promossi dal museo, di natura artistico-‐culturale, comprendenti conferenze e rassegne stampa, concerti e performance e inaugurazioni delle mostre allestite presso la struttura (Preview e Opening);
-‐ Gli eventi di natura commerciale, esterni al museo, quali conferenze, presentazioni, lanci di prodotto, party, cocktail, cene e visite guidate in esclusiva.
In particolare ,merita un approfondimento l’ attività dell’Ufficio Eventi (presso il quale ho svolto il tirocinio universitario) per la realizzazione degli eventi di natura commerciale.
E’ opportuno descrivere le varie funzioni elencate precedentemente, analizzando le tre fasi principali di organizzazione di un evento:
-‐ Prima dell’evento: per soddisfare la richiesta del cliente, e quindi per l’ideazione e la progettazione dell’evento, è necessario organizzare un sopralluogo per la presentazione degli spazi e per illustrare nel miglior modo i servizi a disposizione (ad esempio il catering, l’accoglienza, il personale di sala). Ogni evento ha, infatti, caratteristiche e tipologie diverse che, di volta in volta, richiedono risposte adeguate e pensate per l’offerta di un prodotto personalizzato. Viene, quindi, redatto il preventivo sulla base di valutazioni relative alla tipologia di evento, al cliente (privato, associazione, società ecc.), all’allestimento e al catering e, successivamente, viene stilato il contratto di locazione con eventuale documentazione aggiuntiva. In questa fase sono incluse tutte le attività di coordinamento dell’ufficio con i partner/fornitori, relative ai servizi audio/video (in caso di conferenze e presentazioni), al catering (che fino a dicembre 2016 è stato Relais Le Jardin), al servizio di accoglienza (hostess e steward) e di sicurezza, al personale di sala, agli operatori didattici, ai servizi di guardiania, pulizie e presidio elettrico.
-‐ Durante l’evento: è assicurata la presenza del personale dell’ufficio e del personale tecnico per garantire il corretto svolgimento dell’evento, e per eventuali necessità ‘last minute’.
-‐ Dopo l’evento: è importante procedere con la raccolta dei feedback, consigli e opinioni. Si tratta di informazioni piuttosto rilevanti che, se elaborate nel modo corretto, potrebbero aiutare per l’organizzazione di altri eventi. Successivamente si provvede alla rendicontazione effettuando il calcolo dei costi sostenuti per la realizzazione dell’evento e si compila il report economico. Infine si invia al cliente la fattura.
Negli ultimi anni, il numero complessivo di eventi organizzati dalla Fondazione è aumentato notevolmente (grafico 4.2), e questo incremento è stato possibile per due ragioni: innanzitutto, la struttura organizzativa del MAXXI è cresciuta ed è andata consolidandosi; inoltre, il Museo ha continuato ad ampliare la rete di rapporti, collaborando con istituzioni rinomate in ambito nazionale e internazionale, co-‐producendo numerosi progetti, diversi per natura e dimensione, che uniscono cultura e intrattenimento, come presentazioni editoriali, performance, rassegne video (tabella 4.3).
GRAFICO 4.2 : Dati sul numero totale di eventi (di natura artistica e commerciale)
avvenuti dal 2011 al 2016. 112
TABELLA 4.2 : Variazioni percentuali del numero di eventi dal 2011 al 2016
Anno N° eventi Δ % 2011 214 2012 198 -‐7,4% 2013 277 39,9% 2014 370 33,5% 2015 399 7,8% 2016 420 5,2%
112 I dati del grafico 4.2 e delle tabelle 4.2 e 4.3 sono stati raccolti in collaborazione con l’ Ufficio Eventi, con l’ausilio dei rapporti annuali della Fondazione.
TABELLA 4.3 : Classificazione degli eventi per tipologia
2014 2015 2016
Cinema e Teatro 64 90 43
Conferenze/Lezioni 52 84 129
Presentazioni editoriali 33 60 21
Eventi Commerciali 67 74 117113
Talk e incontri 40 63 110
Altro 114 28
TOTALE 370 399 420
La tabella 4.2 mostra la variazione in termini percentuali del numero di eventi, a partire dal 2011.
Nonostante dal 2011 al 2012 il numero di eventi sia diminuito del 7% circa 114, il 2013 è stato caratterizzato da un forte aumento nel numero di manifestazioni. In un solo anno, il numero di eventi complessivi è aumentato di circa il 40%.
Nel 2014, in termini quantitativi, c’è stato un incremento del 33,5%. Questo aumento è da imputare a diversi fattori, dai cicli di eventi collaterali alle mostre presenti, a un’attenta selezione di eventi commerciali, curati da privati o da altre istituzioni culturali.
Nel 2015 si è rilevato un ulteriore incremento nel numero di manifestazioni, pari al 7,8% circa. Molte istituzioni, aziende e privati hanno scelto il MAXXI come location per organizzare le proprie iniziative. Ma il vero “fiore all’occhiello” dell’anno sono stati gli eventi organizzati dal Museo: mostre, talk e incontri con artisti, architetti, designer e scrittori; giornate di studio; lectio magistralis di fotografia; lezioni di storia contemporanea e di moda; appuntamenti di cinema, teatro e musica dal vivo e quelli di YAP FEST 2015, il programma di eventi estivi del museo, all’insegna del dialogo tra cultura, divertimento e tempo libero.115
113 Nel 2016 sono stati organizzati 117 eventi di cui 15 mostre collaborando con soggetti
esterni alla Fondazione. Vale la pena di citare la mostra “Francesco Escalar. Glamour ‘n soul”, omaggio dell’ Istituto Luce di Cinecittà a tre anni dalla scomparsa del fotografo, e “Nome in codice: Caesar. Detenuti siriani vittime di tortura” che ha documentato i crimini contro l’umanità commessi nelle carceri siriane.
114 Nel 2012 è avvenuto il commissariamento da parte del Ministero per i Beni e le Attività
Culturali, per cui la Fondazione ha affrontato un periodo difficile dalla quale è uscita rinnovando e dando nuovo vigore all’ offerta culturale.
“Una programmazione sperimentale che emerge da una profonda ricerca e che coinvolge in maniera partecipata il pubblico fin dai primi passi dello sviluppo di ogni singola mostra116.”
Nel 2016 infine, la Fondazione ha presentato ben 420 eventi, registrando quindi un incremento del 5,2 % rispetto all’anno precedente. Sono aumentati il numero di talk e incontri e il numero di conferenze. E’ aumentato, inoltre, il numero di eventi di natura commerciale (dal 2015 al 2016 un incremento del 58,1%), e questo perché il MAXXI risulta sempre più un punto di riferimento per aziende e organizzazioni interessate a realizzare eventi di elevato profilo, come dimostrano manifestazioni come Rep 2056, Spring Attitude e la Festa del Cinema di Roma.
I dati proposti dimostrano, quindi, gli sforzi compiuti dalla Fondazione per garantire un’offerta sempre più varia e di qualità ai diversi pubblici, proponendo iniziative dedicate a tutte le discipline artistiche e, spesso, a titolo gratuito.
4.4 I media e la comunicazione
Le relazioni pubbliche (PR) sono state definite come “la funzione di management che valuta gli atteggiamenti del pubblico, identifica un individuo o un’organizzazione di pubblico interesse e pianifica ed esegue un programma d’azione per guadagnare riconoscimento e consenso pubblici”.117
Uno dei principali strumenti delle PR di un’organizzazione culturale è la comunicazione istituzionale, che serve a promuovere un’idea, un prodotto o un’azienda sui media senza pagamento. La relazione con i media è una parte della comunicazione istituzionale. E’ frequente l’utilizzo di comunicati stampa e di conferenze stampa, di presentazioni, di redazionali alla radio, in televisione e in rete (siti internet e social), orientati verso una gestione costante del rapporto con i media, con lo scopo di informare la collettività.
116 Linda De Sanctis, La Repubblica, 10 Aprile 2015.
117 “Public Relations News”, 27 ottobre 1947 preso da FRANÇOIS COLBERT, Marketing delle