TITOLO IV: SPESE PER SERVIZI PER CONTO DI TERZI Mission
Tavola 12 Le fasi delle contabilità fi nanziaria e i sistemi di competenza e di cassa
8. LE RILEVAZIONI NELLA GESTIONE DELLE SPESE
Per quello che concerne il ciclo della spesa, come già precedentemente descritto, una volta iscritte a preventivo le spese possono essere impegnate dall’azienda. La prima delle fasi fi nanziarie del procedimento di spesa, l’impegno, fonda le sue basi sui un’obbligazione giuridicamente perfe- zionata è presenta i seguenti elementi:
Soggetto creditore Ragione del debito
Vincolo sull’intervento o capitolo di bilancio competente.
La procedura di costituzione giuridica dell’impegno avviene con l’adozione di un provvedimen- to (Determinazione dirigenziale) da parte del Responsabile del servizio a cui fa capo la spesa. Il perfezionamento dell’atto giuridico necessario per la procedura di impegno avviene attraverso la registrazione di tutti gli elementi riferibili all’impegno medesimo nel bilancio e attraverso l’apposi- zione del visto di regolarità contabile che attesta la copertura fi nanziaria della spesa. L’adozione dell’impegno determina per l’azienda un obbligo monetario nei confronti dei creditori. Il pagamento derivante dovrà avvenire entro l’esercizio, o in caso contrario, sarà necessario iscrivere in bilanci al 31/21 un debito (residuo passivo).
Per alcune spese (stipendi, trattamenti economici e oneri rifl essi dovuti per il personale dipenden- te, Rate di ammortamento mutui, interessi di preammortamento e ulteriori oneri accessory, contratti o disposizioni di legge, quote di spesa gravanti sull’esercizio derivanti da obbligazioni perfezionate in esercizi precedenti) generano impegni automatici attraverso l’approvazione del bilancio. È altresì possibile effettuare prenotazioni di impegni di spesa di somme presunte sul corrispondente inter- vento/capitolo di spesa durante la gestione dell’esercizio (nel caso in cui non siano ancora certe e defi nite la ragione del debito, somma dovuta soggetto creditore e vincolo di bilancio). Nel caso in cui non si determinino le condizioni per il perfezionamento dell’impegno (non avviene la contrattazione entro il 31/12) la prenotazione decade e si costituisce un’economia di spesa.
Gli impegni pluriennali sono invece determinati da contratti o atti amministrativi esecutivi che comportano effetti più esercizi come ad esempio contratti di lavoro, somministrazione periodica di forniture, contratti di locazione, contratti di mutuo, ecc…. In questo caso l’impegno viene automati- camente assunto su ciascuno degli esercizi di riferimento16.
16 L’assunzione dell’impegno pluriennale è subordinata alla previsione espressa nel bilancio di previsione pluriennale di riferimento ed è ammissibile nel
Esempio
Spese correnti – Acquisto beni di consumo
Appalto per l’acquisizione di beni di consumo – fornitura per l’anno 20... Bilancio di Previsione 20..
Intervento 1.04.05.02 cap. 2500 ad oggetto “acquisto beni di consumo” con stanziamento previsto € 150.000,00. Cod. bilancio
1.04.05.02
Cap./art. 2500 Oggetto
acquisto beni di consumo
Estremi delibera Data
Previsione di bilancio Competenza Residui Situazione contabile al 01/01/2010 Previsione iniziale Variazioni Previsioni attuali Previsioni esecutive 150.000,00 0,00 150.000,00 150.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Somma impegni defi nitivi 0,00 Somma impegni provvisori 0,00 Somma impegni prescritti 0,00 Somma impegni insussistenti 0,00 Somma impegni perenti 0,00 Somma liquidazioni 0,00 impegnato - liquidato 0,00
Somma mandati 0,00
Somma mandati pagati 0,00 Impegnato - pagato 0,00 Economie 0,00 Il Responsabile del servizio competente adotta una Determinazione a contrattare con cui individua le modalità di scelta del contraente, ad esempio tramite indizione di gara tramite asta pubblica e si provvede a registrare una prenotazione di impegno pari a € 150.000,00 sull’intervento 1.04.05.02 cap. 2500 ad oggetto “acquisto beni di consumo” per esercizio 20...
Cod. bilancio 1.04.05.02
Cap./art. 2500 Oggetto
acquisto beni di consumo
Estremi delibera Data ……….. Previsione di bilancio Competenza Residui Situazione contabile al 01/01/20.. Previsione iniziale Variazioni Previsioni attuali Previsioni esecutive 150.000,00 0,00 150.000,00 150.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Somma impegni defi nitivi 0,00 Somma impegni provvisori 150.000,00 Somma impegni prescritti 0,00 Somma impegni insussistenti 0,00
Somma impegni perenti 0,00
Somma liquidazioni 0,00
impegnato - liquidato 0,00
Somma mandati 0,00
Somma mandati pagati 0,00
Impegnato - pagato 0,00
Economie 0,00 Prenotazione Impegno 20.. … Oggetto
acquisizione beni di consumo
Data e numero Dt Data
Codice fornitore :
Importo iniziale € 150.000,00
Variazioni 0,00 Assestato 0,00
Somma sub impegni 0,00 Somma liquidazioni 0,00 Prescr.-peren.-Insuss. 0,00
Somma mandate 0,00 Impegni liquidati 0,00 Residuo 0,00 .05.02 cap. 2500 ad oggetto “acquisto beni di consumo” per l’importo di € 150.000,00 competenza esercizio 2010.
Cod. bilancio 1.04.05.02
Cap./art. 2500 Oggetto
acquisto beni di consumo
Estremi delibera Data ……….. Previsione di bilancio Competenza Residui Situazione contabile al 01/01/20..
Una volta terminata la procedura di gara sono defi niti: il fornitore
il prezzo della fornitura € 150.000,00 tempi di consegna e scadenze di pagamento.
Il Responsabile del servizio adotterà una Determinazione disponendo l’aggiudicazione della fornitura e adottando l’impegno di spesa, che sarà registrato sull’intervento 1.04.05.02 cap. 2500 ad oggetto “acquisto beni di consumo” per l’importo di € 150.000,00 competenza esercizio 2010.
Cod. bilancio 1.04.05.02
Cap./art. 2500 Oggetto
acquisto beni di consumo
Estremi delibera Data ……….. Previsione di bilancio Competenza Residui Situazione contabile al 01/01/20.. Previsione iniziale Variazioni Previsioni attuali Previsioni esecutive 150.000,00 0,00 150.000,00 150.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Somma impegni defi nitivi 150.000,00 Somma impegni provvisori 0,00 Somma impegni prescritti 0,00 Somma impegni insussistenti 0,00
Somma impegni perenti 0,00
Somma liquidazioni 0,00
impegnato - liquidato 0,00
Somma mandati 0,00
Somma mandati pagati 0,00
Impegnato - pagato 0,00
Economie 0,00
Impegno 20.. … Oggetto
acquisto beni di consumo
Data e numero Dt Data Codice fornitore :
Importo iniziale € 150.000,00
Variazioni 0,00 Assestato 0,00
Somma sub impegni 0,00 Somma liquidazioni 0,00 Prescr.-peren.-Insuss. 0,00
Somma mandati 0,00 Impegni liquidati 0,00 Residuo 0,00
La liquidazione è la fase della spesa in cui si determina la somma certa da pagare al creditore nel limite dell’impegno assunto. È questa la fase in cui viene riconosciuto il debito dell’azienda in relazione alla fornitura o alla prestazione. In questa fase si verifi ca che la prestazione e/o fornitura siano stati eseguiti nel rispetto delle condizioni pattuite, i documenti di spesa siano corretti nella forma e nella sostanza, che siano conformi alle norme anche quelle fi scali.
Tra la fase della liquidazione e del pagamento vi è una fase intermedia detta dell’ordinazione, attraverso la quale l’azienda (per mezzo del mandato di pagamento) dispone che il Tesoriere prov- veda al pagamento del debito.
Il mandato di pagamento deve possedere i seguenti elementi obbligatori: Numero progressivo per esercizio fi nanziario
Data di emissione.
Intervento o capitolo di bilancio sul quale è imputata la spesa e relativa disponibilità distinguendo la competenza dai residui:
Codifi ca
Indicazione del creditore con codice fi scale o partita IVA
Ammontare della somma e scadenza se prevista per legge o concordata con il creditore Modalità di pagamento
Rispetto di eventuali vincoli di destinazione.
È il responsabile dei servizi fi nanziari o suo incaricato a sottoscrivere il mandato che viene poi trasmesso al Tesoriere.
Il ciclo della spesa si conclude con pagamento, momento nel quale il Tesoriere procede ad effet- tuare pagamenti del regolare mandato.
Esempio
Spese correnti – Acquisto beni di consumo
Nel corso del 20.. il fornitore adempie al contratto che ha per oggetto la fornitura di beni di consumo per l’importo di € 150.000,00. Il Responsabile del ser- vizio avrà il compito di autorizzare la liquidazione della fattura previa verifi ca di:
- regolarità della somministrazione fornitura - regolarità fattura
Una volta verifi cato il rispetto delle norme fi scali, il Responsabile del servizio fi nanziario provvede ad emettere il mandato di pagamento con l’indicazione del fornitore, della causale, delle modalità di pagamento indicate, dell’imputazione all’intervento 1.04.05.02 cap. 2500 ad oggetto “acquisto beni di consumo” disponibilità € 150.000,00, pagamento 150.000,00 competenza esercizio 2010.
Cod. bilancio 1.04.05.02
Cap./art. 2500 Oggetto
acquisto beni di consumo
Estremi delibera Data ……….. Previsione di bilancio Competenza Residui Situazione contabile al 01/01/20.. Previsione iniziale Variazioni Previsioni attuali Previsioni esecutive 150.000,00 0,00 150.000,00 150.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Somma impegni defi nitivi 150.000,00 Somma impegni provvisori 0,00 Somma impegni prescritti 0,00 Somma impegni insussistenti 0,00 Somma impegni perenti 0,00 Somma liquidazioni 150.000,00 Impegnato – liquidato 0,00 Somma mandati 150.000,00 Somma mandati pagati 0,00
Impegnato – pagato 0,00
Economie 0,00
Impegno 20.. … Oggetto
acquisto beni di consumo
Data e numero Dt Data Codice fornitore:
Importo iniziale € 150.000,00 Variazioni 0,00 Assestato 0,00
Somma sub impegni 0,00 Somma liquidazioni 150.000,00 Prescr.-peren.-Insuss. 0,00
Somma mandati 150.000,00
Impegni liquidati 0,00
Residuo 0,00
Movimento Importi Oggetto reversale
Debitore
Estremi delibera Data reg. Data emiss. Mandato 20.. n°….. Importo 150.000,00
Pagato. 150.000,00
acquisto beni di consumo Società xy srl
………… ………..
……….
Tutti i mandati emessi e non estinti entro il 31/12 vengono commutati in assegni postali localizzati oppure con altri mezzi bancari al fi ne di rendere possibile il controllo tra mandati emessi e i paga- menti effettuati dal Tesoriere.
9. I RESIDUI
Le somme accertate e non incassate e le somme impegnate e non pagate costituiscono rispetti- vamente i residui attivi e i residui passivi e sono assimilabili a crediti e debiti.
In particolare i residui attivi, costituiti da entrate di cui si effettuato l’accertamento ma non la riscossione entro il termine dell’esercizio, sono garantiti da un titolo giuridico che indichi in modo univoco l’ente debitore.