Informatica aziendale e caratteristiche del sistema informativo aziendale

L’utilizzo dell’informatica in ambito aziendale supporta praticamente tutte le funzioni dell’azienda, siano esse operative, organizzative o decisionali. Le tecnologie informatiche apportano benefici alle seguenti macroaree105:

 area operativa: l’introduzione di tecnologie informatiche ha portato al graduale abbandono di carta, penna e materiale cartaceo, sostituendoli con procedure che indirizzano e facilitano i vari compiti esecutivi;

 area organizzativa: l’utilizzo di tecnologie informatiche ha influenzato i processi di gestione e fluire delle informazioni che di conseguenza hanno avuto ripercussioni anche sull’organizzazione del lavoro. Con la progressiva introduzione di dette tecnologie, infatti, si richiedono

105 _{Pighin M., Marzona A. (2011). “Informatica aziendale” in “Sistemi informativi aziendali.} Struttura e processi”, Pearson, Milano, pp. 2-3.

risorse con competenze specifiche per il trattamento dei processi informatizzati e per la gestione dei dati;

 area di controllo: grazie alle tecnologie informatiche è possibile tenere sotto controllo tutti gli eventi significativi per la vita aziendale: ordini, erogazioni di servizi, avanzamenti di produzione, fatturazioni, spedizioni e così via. Il controllo tempestivo di tali dati consente di attuare azioni tempestive e favorisce il processo decisionale;

 area strategica: l’infrastruttura informatica rappresenta il tessuto nervoso aziendale. Grazie alla memorizzazione dei dati e al supporto che fornisce in termini di comunicazione e processi di trasformazione, diventa uno strumento fondamentale per il miglioramento delle performance aziendali.

Il sistema informativo quindi non attiene solamente ai processi elettronici di raccolta e gestione delle informazioni, ma influenza l’organismo azienda nel suo complesso. E’ possibile estendere il campo d’azione del sistema informativo, non solo ai processi automatizzati gestiti da un computer ma, come afferma Lotti « […] a tutto ciò che ha a che fare con processi e informazioni, che è strettamente relazionato alle risorse umane, alla struttura aziendale, alle risorse finanziarie e tecnologiche che governano il funzionamento dell’azienda»106_{. In linea con il contributo fornito da Lotti,}

Rugiadini (1970) sostiene che il sistema informativo, affinché sia efficace, deve rispondere ai seguenti requisiti: la selettività, l’adattabilità, la tempestività, l’affidabilità, la coerenza e l’accettabilità107_.

La ‘selettività’ è inerente al rapporto di congruenza tra le informazioni e il processo di decisioni a cui esse sono indirizzate. Secondo Pontiggia (1997) il requisito della selettività è soddisfatto solo se, precedentemente, è stato individuato il fabbisogno informativo che ciascun centro di decisione necessita. La selettività consiste quindi nel processo di “indirizzamento” dei flussi informativi tra un’unità organizzativa e l’altra. Esiste quindi un rapporto

106 _{Lotti D. (1992), “L’analisi organizzativa nello sviluppo dei sistemi informativi” in “Sviluppo} innovativo dei sistemi informativi aziendali”, Franco Angeli, Milano, pp. 38-41.

direttamente proporzionale tra la crescita della selettività e la più omogenea diffusione delle informazioni.

L’’adattabilità’ del sistema informativo dipende da alcune variabili quali, ad esempio, le modifiche dei fabbisogni informativi, le variazioni dei flussi informativi rispondenti ad esigenze temporanee e specifiche e l’evoluzione delle tecnologie informatiche. Per questa ragione la strutturazione del sistema informativo deve essere pianificata e progettata in un’ottica di lungo periodo, prevedendo i possibili futuri cambiamenti in termini sia di fabbisogni informativi, sia di nuove tecnologie.

La ‘tempestività’ è una caratteristica centrale che qualifica il sistema informativo e fa riferimento al tempo che il sistema impiega per erogare e fornire le informazioni di cui richieste dal destinatario.

Con il termine ‘affidabilità’ del sistema informativo, si fa riferimento alla sicurezza e alla correttezza delle informazioni, che devono quindi essere opportunamente e attentamente valutate, condizione necessaria per il corretto funzionamento del sistema.

La ‘coerenza’ del sistema fa riferimento sia alla qualità e alla pertinenza delle informazioni utilizzate dai diversi organi, sia alla congruenza108 _{esistente tra i}

flussi di informazioni disponibili e quelli effettivamente richiesti dall’organizzazione.

Infine, ultimo requisito del sistema informativo, è l’’accettabilità’ che viene stabilita e giudicata dagli utenti del sistema informativo. Tale requisito è strettamente correlato al grado di soddisfazione degli utilizzatori del sistema in relazione alle singole informazioni o alle applicazioni informatiche.

L’obiettivo ultimo dei sistemi informativi aziendali è la distribuzione delle informazioni ai vari livelli dell’organigramma dell’azienda nel momento in cui tale informazione è richiesta; come affermano Pighin e Marzona «questo compito viene assolto tramite la definizione di procedure che permettono la

108 _{Pontiggia A. (1997). “Organizzazione dei sistemi informativi. Modelli per l’analisi e la} progettazione”, ETASLIBRI, Milano, pp.15-16.

raccolta di dati in archivi organizzati, l’elaborazione degli stessi fino al loro consolidamento in informazioni e la distribuzione di queste agli utenti»109. Alla luce di queste considerazioni, riprendendo i concetti fondamentali di sistema informativo che abbiamo fornito nel paragrafo iniziale, è possibile affermare che esso si compone di dati, procedure e strumenti.

I dati costituiscono la materia su cui si basa l’attività del sistema informativo, essi vengono raccolti, memorizzati ed elaborati per ottenere informazioni. I dati possono essere raggruppati in quattro categorie: ‘di configurazione’, come l’esercizio corrente o la moneta d’esercizio; ‘operativi’, come le informazioni relazionate all’avanzamento di una lavorazione; ‘di supporto’, come il nome del server web attraverso cui un cliente ha inoltrato un ordine via internet; ‘di stato’, come il fatturato aziendale registrato in un dato momento (Pighin, Marzona 2011).

Le procedure rappresentano la componente dinamica del sistema informativo: riforniscono la base di dati attraverso azioni di rilevamento, definiscono tutte quelle azioni che permettono ci controllare, calcolare e distribuire le informazioni, agevolando l’interazione tra l’utente e il sistema informativo aziendale.

Gli strumenti, infine, sono rappresentati da tutti quegli apparati elettronici che consentono l’acquisizione dei dati, l’elaborazione delle procedure e la gestione delle informazioni.

Nel seguente paragrafo andremo ad analizzare l’evoluzione che i sistemi informativi hanno subito nel tempo.