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3. L’EFFICIENZA DEL SISTEMA INFORMATIVO DELLA DMC

3.1 IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE

3.1.1 Le informazioni: l’origine del sistema informativo

L’origine del sistema informativo risiede appunto nell’informazione, che ancor prima di essere definita tale è raccolta sotto forma di dato. Il dato acquista un valore economico, si evolve quindi in informazione, solo se viene opportunamente gestito, organizzato ed effettivamente utilizzato nei processi decisionali. L’informazione quindi non è altro che la risultante di dati singoli o aggregati, organizzati in un unico messaggio in grado di accrescere la conoscenza aziendale99.

Analizzando la questione del trattamento delle informazioni da un punto di vista prettamente operativo, la trasformazione dei dati grezzi in vere e proprie informazioni si realizza attraverso l’impiego di due risorse:

 risorse tecniche, costituite da computer, sistemi di comunicazione e di supporto fisico dei dati, materiali di consumo (moduli cartacei, schede, materiali di cancelleria ecc.), compresi strumenti software che indirizzano e controllano l’operato del computer (Marchi, 1993);

 risorse umane che compongono i diversi livelli della struttura organizzativa.

La gestione delle informazioni riveste un duplice ruolo, infatti, è finalizzata al soddisfacimento di esigenze conoscitive sia interne che esterne all’azienda. All’interno dei processi aziendali, il sistema informativo è finalizzato all’erogazione di informazioni che servano da supporto all’assunzione di decisioni amministrative, operative (agire o non agire secondo dati piani o con altri) e svolge un’importante funzione di controllo nei confronti delle azioni compiute per attuare operazioni successive ed eventuali provvedimenti correttivi (Amaduzzi, 1973). All’esterno dell’azienda, invece, il sistema informativo riveste una grande importanza per coloro che hanno rapporti diretti o indiretti con l’azienda stessa: clienti, fornitori, banche,

99 Si fa riferimento a Marchi L. (1993). “Le informazioni e l’azienda” in “I sistemi informativi aziendali”, Giuffrè, Milano, pp.3-8.

dipendenti e così via100. Le informazioni verso l’esterno hanno una natura

giuridica e si presentano quindi come una sorta di vincolo.

Al contrario, l’opportuna gestione delle informazioni all’interno dell’azienda rappresenta un elemento di elasticità per una migliore conduzione aziendale o, come meglio precisa Bertini: « […] consente una condotta più responsabile e coerente dei vari uffici, reparti e del sistema aziendale nel suo complesso»101. All’interno del soggetto aziendale le informazioni assumono

importanza variabile a seconda del loro grado di strutturazione e del livello decisionale a cui sono dirette (Marchi 1993).

La piramide di Anthony (1965) è un’efficace rappresentazione della classificazione della diversità di esigenza informativa presente all’interno della struttura aziendale102:

Figura 12-La piramide di Anthony

Fonte: Rielaborazione da Pighin, Marzona (2011).

100 Come esprime Marchi, nei confronti di questi sogetti l’azienda attua specifiche attività informative basate, essenzialmente, su disposizioni legislative e su rapporti di natura contrattuale. Nella prima categoria rientrano ad esempio, la pubblicazione del bilancio d’esercizio, la tenuta delle scritture contabili richieste, le dichiarazioni ei fini d’imposta e così via. Tra le attività informative collegate ai rapporti di natura contrattuale rientrano la predisposizione di documenti di vario genere collegati agli scambi, ai rapporti di debito e credito ed alle altre relazioni con l’ambiente. Al riguardo si veda: Marchi L. (1973). “I sistemi informativi aziendali”, cit., pag 2.

101 Bertini U. (1975), “Azienda e computer”, Pisa, Editrice Tecnico Scientifica, p.3.

102 L’autore fa riferimento a Robert M. anthony (1965), “Sistemi di pianificazione e controllo”, Milano, Etas Libri, pp.13 e sgg.

Il modello di Anthony distingue tre diversi livelli che compongono la struttura decisionale dell’azienda. Al primo livello troviamo la ‘pianificazione strategica’, ovvero il processo mediante il quale si prendono decisioni inerenti gli obiettivi dell’organizzazione, le loro modifiche, le risorse da utilizzare per il loro raggiungimento e le politiche che riguardano il fabbisogno, l’utilizzo e l’assegnazione di tali risorse. Al gradino inferiore abbiamo il livello della ‘programmazione e del controllo’ direzionale che riguarda il processo attraverso il quale i dirigenti si accertano che le risorse siano ottenute e gestite in maniera efficiente , così da poter raggiungere gli obiettivi prefissati. Alla base della piramide, infine, il ‘controllo operativo’, grazie al quale i compiti specifici vengono portati a termine in maniera efficace ed efficiente. La suddivisione in tali categorie è ritenuta fondamentale per analizzare le diverse attività decisionali e di controllo e individuarne i rispettivi bisogni informativi.

La strutturazione103 delle informazioni riguarda invece la previa conoscenza o

la totale novità delle informazioni trattate dall’azienda. Su questa linea esistono quindi decisioni ‘strutturate’, quando sono ripetitive e costanti e per le quali è stata stabilita una procedura definita, in maniera da non dover svolgere ogni volta il processo decisionale ex novo; dall’altro lato esistono decisioni ‘non strutturate’, quando esse sono nuove o occasionali e non esiste quindi una procedura standard per trattarle, data la loro novità, la loro complessità o la loro importanza. Dal punto di vista operativo le decisioni strutturate possono essere automatizzate e ne sono un chiaro esempio il riordino delle scorte di magazzino, le prenotazioni aeree o lo scheduling della produzione104. Dal lato opposto, invece, per le decisioni non strutturate, sia a

livello operativo che a livello direzionale e strategico, il decisore deve far affidamento in gran parte al suo intuito (Marchi 1993).

103 Qui l’autore si rifà alla classificazione proposta da Gorry A. G., Morton S. S. (1971), “A framework for Management information System”, in “Sloan management Review”, vol.3, n.1, pp.55-70.

104 Marchi L. (1993), “Le informazioni strutturate per il sistema delle decisioni e dei controlli interni” in “I sisemi informativi aziendali”, Giuffrè, Milano, pp. 12-18.

Queste prime distinzioni tra informazioni interne/esterne e strutturate/non strutturate, ci conducono ad individuare le caratteristiche generali dei due estremi della matrice-informativa decisionale, che sono rappresentati dalle ‘informazioni per il controllo operativo’ e le ‘informazioni per il controllo strategico’. I primi tipi di informazione hanno una provenienza essenzialmente interna, sono caratterizzate da un elevato livello di dettaglio, sono utilizzate in maniera ripetitiva e si rileva in esse una notevole formalizzazione. Le informazioni per il controllo strategico, invece, hanno una limitata formalizzazione, hanno un carattere prevalentemente qualitativo, un basso livello di dettaglio e incertezza sulla frequenza con cui si presentano. Dopo aver analizzato la natura e i vari tipi di informazioni che rappresentano le fondamenta del sistema informativo, nel paragrafo successivo si passerà allo studio più approfondito del sistema informativo nella sua complessità.

3.1.2 Informatica aziendale e caratteristiche del sistema