ordinate, meno le quantità già impegnate (backorder).
Le scorte di sicurezza (safety stock) presenti per far fronte all‟incertezza della domanda, rispondono
allo scopo di assicurare continuità ai processi produttivi e alle vendite, laddove ciò è considerato un obiettivo primario dal parte del management.
Nella definizione delle scorte di sicurezza un approccio diffuso e molto semplice nell‟applicazione è quello di tipo probabilistico, si assume che la domanda, osservata in un definito periodo di tempo, sia normalmente distribuita, con una media ed una deviazione standard. Le scorte di sicurezza possono essere definite come “l‟ammontare di scorte detenute a magazzino, in eccesso rispetto alla domanda attesa che, in caso di distribuzione normale, equivarrebbe alla domanda media”.
L‟entità della scorta di sicurezza dipende dal livello di servizio desiderato.
Da queste definizioni viene evidenziato il ruolo finale delle scorte, quello di ridurre la variabilità endogena ed esogena a cui il sistema impresa è sottoposto. La variabilità endogena si lega agli elementi interni dell‟impresa, dunque problemi di logistica e di movimentazione interna, presenza di colli di bottiglia, errori nella programmazione della produzione, guasti improvvisi, ecc…, cioè tutte quelle fasi che si sviluppano attorno al processo di trasformazione; la variabilità esogena si lega agli elementi esterni all‟impresa, dunque imprevedibilità dei mercati, affidabilità delle forniture, sicurezza negli acquisti, ecc.., cioè garanzia di fluidità e uniformità del processo di trasformazione con la variabilità del mercato.
3.8.1 I Costi di gestione
L‟attività di gestione delle scorte risulta assolutamente centrale e fondamentale all‟esercizio di qualunque attività industriale.
I motivi per cui vengono mantenute delle scorte sono essenzialmente i seguenti tre: - motivo transazionale: producendo o ordinando grandi lotti di merce i costi fissi (ad esempio quelli di trasporto) possono essere ridotti, e possono realizzarsi delle economie di scala agevolando la distribuzione;
- motivo precauzionale e/o di smoothing: le scorte possono offrire delle garanzie contro le incertezze dei fornitori, dei trasporti, della produzione e più in generale
del mercato poichè le scorte disaccoppiano fasi successive della catena produttiva o distributiva, cioè ne riducono la mutua influenza e ne facilitano la gestione;
- motivo speculativo: è vantaggioso disporre di scorte se sono previsti aumenti di valore o di costo nel prossimo futuro.
L‟attività di gestione, però, risulta essere anche estremamente dispendiosa poiché i suoi costi vanno ad incidere profondamente sul valore delle scorte, arrivando a costituire fino al 40% del valore totale di queste ultime.
Essi possono essere classificati in costi fissi, pressoché indipendenti dal volume delle attività, e costi variabili, in prima approssimazione, proporzionali al volume delle attività. Più in dettaglio i costi
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associati al mantenimento delle scorte possono essere specificati in tre grandi famiglie: costo di mantenimento, costo di rifornimento, costo di penuria.
I costi di mantenimento o di giacenza, (carrying costs) sono formati da:
a) costi di esercizio di magazzini e depositi (affitti, riscaldamento, illuminazione, personale, manutenzione, assicurazioni e tasse), si tratta in gran parte di costi variabili influenzati dalla decisione relativa all'entità del lotto di approvvigionamento;
b) costi per obsolescenza e deterioramento, nonché per eventuali furti, cali e sprechi;
c) costo dei mezzi finanziari assorbiti dalle scorte, in relazione al costo del capitale (inteso come costo medio delle varie fonti di finanziamento), al volume dei mezzi impiegati e dal tempo di permanenza delle scorte a magazzino.
Minore è l‟accumulo di scorte nel sistema, minore è il tempo di latenza dei materiali e quindi minori sono i costi di giacenza. Il costo di giacenza dipende quindi dal valore economico della risorsa e dal suo quantitativo medio immobilizzato o nascosto all‟interno del sistema nel periodo di pianificazione della produzione. Dove il valore economico della merce a magazzino viene calcolato moltiplicando i quantitativi medi immagazzinati per il loro prezzo unitario. A seconda dei casi, come prezzo unitario si assume il prezzo medio, il prezzo standard o il prezzo attuale di acquisto dei materiali a magazzino.
Il costo di rifornimento (replenishment costs) detto anche di emissione dell'ordine, si riferisce al costo sostenuto dall'impresa per ricostituire le scorte, e varia a seconda delle modalità di acquisto o produzione interna. Ha due componenti principali:
a) il costo connesso all'acquisto, che non dipende dalla quantità approvvigionata, comprende i costi di rilevazione della mancanza, di ricerca, contatto e selezione del fornitore, o dei costi di set up per i prodotti fabbricati;
b) il costo dell'ordinazione, dovuto alle attività di emissione dell'ordine (spese postali, telefoniche, di fatturazione e scrittura, ecc.) di ricevimento e controllo delle merci (spedizione, registrazione, controllo qualità, ecc.) nel caso di acquisti; o delle attività di pianificazione, scheduling e lancio nel caso di produzione.
Per queste loro caratteristiche i costi totali di emissione dell'ordine sono indipendenti dalle dimensioni del lotto e proporzionali alla frequenza delle ordinazioni.
Il costo di penuria comprende: costi di “fuori scorta” o “sottoscorta” o “rottura di stock” (ossia esaurimento o insufficienza delle scorte) e costi di “sovra stock” (eccedenza delle scorte).
I costi dipendenti dall'esaurimento delle giacenze di magazzino si generano allorché l'impresa non riesce a far fronte tempestivamente (o non è affatto in grado di rispondere) alle richieste del mercato, o al fabbisogno interno.
Nel caso di scorte di materie prime o di semilavorati, la situazione di sottoscorta può comportare onerose fermate degli impianti, costi di riattrezzaggio per convertire le produzioni, tempi di attesa. Nel caso di prodotti finiti, i costi in esame sono connessi all'allontanamento temporaneo o definitivo del cliente insoddisfatto, all'attuazione di interventi di emergenza, acquisti fuori piazza.
I costi di sovra stock sono costituiti dai maggiori costi di mantenimento generati da un‟eccedenza non fisiologica di scorte, non motivata cioè né da stagionalità né da ragioni speculative. È intuitiva la
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difficoltà di calcolo specie allorché l‟assorbimento è molto ampio, in quanto si tratta di individuare quegli articoli di cui è da considerare in eccesso la quantità in scorta per cause che esulano da quelle suddette dall‟obsolescenza.
In tali circostanze vanno anche soppesate le difficoltà di smercio (prodotti finiti), o di utilizzo nelle linee produttive (materie prime e semilavorati) onde tenerne conto nelle valutazioni di bilancio. Infatti, è probabile che l‟azienda potrà liberarsi degli articoli accumulati in più, con non lieve sacrificio sul prezzo, specie se trattasi di beni soggetti a obsolescenza, moda, calo della domanda, ecc.
Si osservi che da quanto si è detto scorte eccessive comportano oneri economici e spreco di risorse mentre scorte ridotte inducono disequilibrio nel ciclo produttivo e impossibilità di rispondere alla domanda del cliente quindi la gestione ottimale delle scorte è di fondamentale importanza per una azienda.
Osserviamo infine che il costo di ordine è legato alle relazioni tra magazzino e fornitore mentre il costo di penuria è legato alle relazioni tra magazzino e cliente. Inoltre ridurre le scorte riduce i costi di mantenimento, ma aumenta i costi di penuria e di ordine mentre scorte più elevate aumentano i costi di mantenimento, ma riducono quelli di rifornimento e di penuria.
3.8.2 Politiche di gestione delle scorte
Le problematiche connesse alla gestione delle scorte e le soluzioni proposte hanno sollevato negli ultimi decenni un‟attenzione crescente da parte delle imprese. Le scorte di magazzino, infatti, rivestono un‟importanza fondamentale spesso per la stessa sopravvivenza dell‟azienda, non tanto in regime deterministico (cioè quando sono noti in maniera certa i parametri del processo e di mercato), quanto nei casi in cui è incerta la quantità di materiale richiesta dall‟utenza durante il periodo di rifornimento.
In particolare due sono gli aspetti che hanno sollevato interesse: quelli connessi alle implicazioni economico-finanziarie (immobilizzazione del capitale, aspetti fiscali, costi di stoccaggio, immagazzinamento e movimentazione) e quelli connessi agli effetti sulla produzione o sulle vendite (elasticità ed autonomia produttiva, semplificazione dell‟organizzazione della produzione, risposta a variazioni della domanda…). Tali aspetti (a parte quelli fiscali che in questa sede non ci interessano) sono di norma interdipendenti ed, in una certa misura, antitetici, nel senso che a fronte di vantaggi in termini di produzione o vendite ottenibili per mezzo delle scorte, corrispondono in generale svantaggi sul piano economico-finanziario. Pertanto alcuni approcci mettendo in discussione la stessa necessità di investire in scorte, propongono modelli organizzativi a zero scorte, (Shingo 1989; Womack et al., 1991, 2006, 2009). Naturalmente l‟adozione di un metodo piuttosto che un altro dipende soprattutto dalle caratteristiche della singola impresa e dal suo processo produttivo. In ogni caso è opportuno accennare al fatto che la quantità delle scorte viene sovente considerato un indicatore del livello di efficienza dell‟organizzazione aziendale. La presenza di notevoli quantità di scorte, in altre parole, viene considerata il segno di un‟organizzazione inefficiente della produzione, in termini quanto meno di scarsa flessibilità e basso controllo di processo.
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L'obiettivo dei metodi di gestione delle scorte è quindi in definitiva obbligare ad un frequente riesame delle operazioni di produzione, in modo da riformulare sistematicamente i problemi connessi al livello di scorte. E occorre considerare vari fattori:
Investimento di capitali. Le scorte assorbono capitali, per cui devono essere tenute a magazzino solo se necessarie. Quanto più lungo è il periodo di tempo di investimento del capitale in scorte, tanto più viene differito il momento in cui le entrate monetarie, connesse al conseguimento dei ricavi, copriranno le corrispondenti uscite finanziarie generate dai costi di acquisto.
Obsolescenza/senescenza. Le scorte sono assoggettate sia al deterioramento tecnologico (obsolescenza) che al deterioramento fisico (senescenza).
Spazio a magazzino. Il magazzino è formato da locali, attrezzature e personale in grado di ricevere, custodire e smistare materie merci e prodotti: la gestione dello spazio in magazzino, dunque, deve essere condotta con riferimento a tutti questi elementi e non solo alle esigenze di gestione della scorta.
Costi di conservazione/movimentazione. Per il periodo in cui le scorte permangono in magazzino determinano una serie di costi, la cui entità verrà approfondita nel prosieguo, derivanti dalla loro gestione e dagli oneri connessi al capitale investito.
Posizione finanziaria. Le scorte di magazzino fanno parte del patrimonio di funzionamento e rientrano tra gli elementi dell‟attivo circolante. La presenza delle scorte tra gli elementi dell‟attivo si può correlare ad alcune voci del passivo, in modo particolare alle passività a breve termine (ad esempio, debiti verso fornitori).
Svalutazione e investimento. Gli acquisti in scorte sono effettuati non solo per le necessità interne, ma anche analizzando le tendenze del mercato. Se è previsto per il periodo successivo un aumento del prezzo della scorta, i quantitativi acquistati saranno esuberanti rispetto le effettive necessità: i costi di gestione della scorta, in questo caso, saranno inferiori al vantaggio ottenibile acquistando ad un prezzo inferiore (acquisto speculativo).
Crediti dei fornitori. Un altro fattore direttamente legato all‟acquisto delle scorte è la capacità del fornitore di concedere dilazioni di pagamento: in genere, infatti, un incremento delle scorte comporta un aumento dell‟indebitamento a breve e, di conseguenza, una riduzione dei mezzi liquidi aziendali.
Sconti di quantità. Il prezzo della scorta si lega molto frequentemente al livello quantitativo acquistato: all‟aumentare di quest‟ultimo, infatti, il prezzo tende a diminuire, e ciò rappresenta un incentivo per le imprese all‟acquisto della scorta da detenere a magazzino. Anche in questo caso, dunque, l‟acquisto viene effettuato considerando il trade-off tra benefici derivanti dallo sconto sulla quantità e maggiori costi di gestione.
Prevedibilità della domanda. Una stima affidabile della domanda eliminerebbe definitivamente problemi di gestione delle scorte, di dimensionamento dei macchinari, di coordinamento logistici, di ubicazione dei magazzini, ecc…, quindi si parte dal presupposto che la domanda non può essere calcolata con esattezza ma può essere al più stimata. In quanto stimata, la domanda è soggetta ad errori, e l‟obiettivo è cercare di ridurli al minimo con una buona
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gestione delle risorse disponibili. Occorre però fare una precisazione. Non tutte le richieste devono essere stimate, perché alcune possono essere calcolate: è la distinzione di beni a domanda indipendente e dipendente.
La domanda dei primi deve essere stimata perché non può essere calcolata con esattezza, mentre la domanda dei secondi viene determinata aritmeticamente dalla
domanda di beni di ordine superiore, essendo al loro volta beni a domanda dipendente o indipendente. L‟imprevedibilità della domanda di beni indipendenti obbliga le imprese a cautelarsi attraverso le scorte di sicurezza che, come vedremo in seguito, oltre all‟imprevedibilità della domanda considera anche l‟imprevedibilità del mercato delle forniture.
Livello di servizio. Infine, ma non ultimo, il livello di scorte è connesso al livello di servizio che l‟azienda vuole fornire al cliente.
Alla luce di quanto detto, il sistema di gestione delle scorte è, allora, l‟insieme delle politiche e dei controlli che consentono di monitorare le quantità a magazzino, stabilire quale livello mantenere, quando reintegrarle e in quale quantità, allo scopo di far fronte all‟incertezza dovuta alla variabilità della domanda.
La riduzione dei costi di mantenimento conseguente alla riduzione del livello delle scorte implica una quantità di acquisto (lotto) molto bassa, con conseguente aumento dei costi di ordinazione e trasporto. D'altro canto, la minimizzazione dei costi di ordinazione e trasporto richiede un rifornimento in unica soluzione, con gravose conseguenze sul livello del capitale investito nelle scorte.
Un‟oculata gestione delle scorte, che riesca a bilanciare la disponibilità del prodotto, o assistenza ai clienti da un lato, con i costi di rifornimento dall‟altro, diventa quindi fondamentale, per una qualsiasi realtà aziendale, allo scopo di migliorare le proprie prestazioni sia interne che esterne. Nel primo caso, definito un obiettivo, per esempio la soddisfazione del cliente, si parlerà di efficienza per indicare il grado di raggiungimento dell‟obiettivo stesso. Nel secondo, valutati i vincoli ossia le risorse disponibili, l‟efficienza fornirà il livello di ottimizzazione dei costi di gestione.
Al fine di rendere ottimale il rapporto tra costi e livello di servizio il management è tenuto a perseguire 3 importanti obiettivi: un obiettivo produttivo, cioè garantire la continuità e la regolarità nel flusso dei materiali; un obiettivo finanziario, cioè mantenere bassi i volumi e i tempi di giacenza (immobilizzi) delle scorte; un obiettivo economico, cioè impegnare al minimo gli spazi e le risorse addette alla movimentazione.
Esistono almeno due alternative di gestione come illustrato in figura 3.48, che soddisfano in misura diversa tali obiettivi: la gestione a scorta, basata sul Look Back (guardare indietro) nella quale i livelli di scorta sono determinati in base ai consumi storici; la gestione a fabbisogno basata sul Look
Ahead (guardare avanti), nella quale i livelli di scorta sono determinati in base alle previsioni
d'ordine.
Il primo è un approccio pull. Questa logica considera ogni punto di stoccaggio, come indipendente da tutti nel canale. La previsione della domanda e la determinazione delle quantità di riferimento sono fatte considerando solo le condizioni locali. Non è effettuata alcuna stima sull‟effetto che la ricostituzione delle scorte, ciascuna caratterizzata da tempistiche e livelli differenti, avrà
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sull‟economia dello stabilimento produttivo. Nella logica di produzione pull, le attività operative vengono avviate soltanto dopo aver acquisito (ed in base a) informazioni certe in merito alle richieste di mercato.
Comunque, questo approccio fornisce un controllo preciso sui livelli di scorte in ogni locazione. I metodi pull sono particolarmente diffusi al livello di vendita nel canale di rifornimento dove più del 60% dei beni durevoli e quasi il 40% dei prodotti tessili sono soggetti a programmi di rifornimento. Questa gestione a scorta dei materiali (stock control) indica una procedura di gestione la cui domanda deriva da stime previsionali e non dall‟esplosione di un piano di produzione.
Figura 3.48 Alternative di gestione: Logica Pull e Logica Push
Secondo tale logica un ordine viene lanciato quando le scorte, al netto dei prelievi, sono scese a livelli tali da essere considerate insufficienti a coprire i fabbisogni pianificati per i periodi futuri, calcolati sulla base dei tassi di consumo e del tempo necessario per l‟approvvigionamento.
Tale logica è orientata alla ricostituzione della scorta in via di esaurimento; ha il vantaggio di essere di semplice applicazione, in quanto richiede soltanto l‟osservazione di un indicatore di livello (la quantità di scorte in giacenza) tuttavia, comporta in genere un maggiore investimento medio in scorte.
Secondo questo approccio, si tende ad evitare situazioni con mancanza di materiale (rotture di stock) per la produzione. Contemporaneamente viene limitato il consumo di risorse per il rilascio degli ordini. Si genera tendenzialmente un livello di scorte di prodotto a magazzino superiore a quello strettamente necessario e tale logica viene pertanto utilizzata per articoli a basso consumo annuo in valore o in tutti quei casi in cui risulta molto difficile associare ad un programma di produzione di prodotti finiti, i fabbisogni delle relative parti componenti.
Nei modelli di gestione a scorte i due problemi di base di tutte le tecniche di gestione (quanto e quando ordinare) si traducono nel calcolo della dimensione ottima della scorta a magazzino e nella