Budget e aspetti finanziari

Essenziale in questo momento è la preparazione del budget, costituito da tutte le voci di spesa e da eventuali entrate. Di seguito è riportato uno schema che riproduce la strutturazione tipica del budget di un evento, in cui ogni centro di costo corrisponde ad un’area funzionale, all’interno della quale si individuano i costi specifici per ciascun elemento che la costituisce.

USCITE

Sviluppo del programma

Affitto della sede………..xxx€ Onorari degli ospiti / relatori.………...xxx€ Rimborso spese di viaggio ospiti/relatori………...xxx€ Ospitalità relatori/invitati speciali……….……...xxx€ Materiali di supporto………..………...xxx€ Regalistica……….xxx€ Catering………....xxx€ Trasporti/spostamenti partecipanti………...xxx€ TOT. XXX€ Promozione e marketing Ricerche di mercato………xxx€ Ideazione grafica e stampa di inviti e locandine………xxx€ Ufficio stampa………xxx€ Campagna pubblicitaria………..xxx€ TOT. XXX€

Allestimento

Affitto della sede……….………..……xxx€ Trasporto e montaggio………xxx€

Noleggio scenografie………...xxx€ Segnaletica……….xxx€ Decorazioni………....xxx€ Supporti tecnici e audiovisivi………….………..xxx€

TOT. XXX€

Costi operativi

Staff in fase operativa (hostess, traduttori, sicurezza)……..xxx€ Spedizioni……….xxx€ Spostamenti per sopralluoghi e controlli della location……xxx€ Assicurazione………..………..xxx€ Cancelleria………xxx€ TOT. XXX€

ENTRATE

Sponsorship……….xxx€ Vendita spazi espositivi a espositori………xxx€ Vendita spazi pubblicitari………xxx€ Merchandising……….xxx€ Diritti televisivi………xxx€ Donazioni e altri finanziamenti………xxx€ Donazioni………xxx€ TOT. XXX€

Tabella 1. Voci tipiche del budget di un evento

Il controllo dei costi è un aspetto molto importante dell’attuale sistema economico, sia per le aziende pubbliche che per le aziende private. Uno strumento di questo tipo, periodicamente aggiornato, consente all’event manager di mantenere sempre sotto controllo il lato finanziario dell’evento e risolvere eventuali problemi, esternalizzando certi servizi e sfruttando al massimo tutte le risorse disponibili. La capacità dell’event manager di negoziare i termini dei contratti per la fornitura di servizi come il catering e l’ospitalità può risultare determinante nell’ottenere la più alta qualità possibile al minor costo.

In ogni caso, il fattore chiave per il successo di un evento non risiede tanto nell’entità dell’investimento iniziale, ma nella capacità di fare le scelte efficaci e miscelarle in modo opportuno, perchè l’ottenimento dei risultati previsti non è direttamente proporzionale all’ampiezza del budget disponibile. Pertanto sta all’event manager

“far comprendere al committente che non è questione solo di costi, ma di scelte di qualità, non di quantità, di efficacia, non di grandeur, di sostanza, non di forma, di investimento per il futuro, non di spesa”79

Un aspetto essenziale è stabilire gli obiettivi finanziari dell’evento. In alcuni casi l’evento permette di generare profitto, anzi, questo risulta essere l’obiettivo primario in quelle agenzie o organizzazioni il cui core business è proprio l’organizzazioni di eventi, o nel caso di comunità che li utilizzano come strumenti di marketing turistico. Alcune organizzazioni si prefiggono di ricavare dagli eventi aggregativi dei proventi per autofinanziare almeno in parte la propria attività, di solito resa possibile solo attraverso le quote associative annuali dei propri soci. Discorso a parte meritano gli eventi esplicitamente creati per raccogliere fondi a favore di alcune cause sociali: in questo caso l’obiettivo finanziario è anche l’obiettivo centrale dell’evento, ma non inteso come profitto.

79 _{Gavino Maresu, Il sistema dei congressi e degli eventi aggregativi, HOEPLI, Milano,}

Nella maggioranza dei casi però l’evento non è costruito come fonte diretta di guadagno, almeno non a breve termini. In questi casi la formazione del budget va concepita in una logica di investimento e non di costo.

Nel caso di aziende private che inseriscono gli eventi all’interno del loro piano di marketing, i vantaggi finanziari provenienti da questo tipo di strumento non sono legati ai guadagni connessi alle quote di partecipazione o alla vendita dei biglietti, che spesso infatti non sono neppure presenti. Anche nel caso di enti pubblici, come avremo modo di vedere in seguito, l’obiettivo non è quello di ottenere un budget dell’evento in attivo, anzi, il più delle volte le manifestazioni sono concepite per arrivare al pareggio oppure addirittura ad una perdita programmata, perché l’evento è solo un mezzo in cui investire per ottenere altri tipi di obiettivi e rispondere ad altri tipi di esigenze.

Per questo gli eventi promossi dalla Pubblica Amministrazione solitamente non prevedono nessun pagamento e la gratuità dell’ingresso è una parte fondamentale della loro attrattiva. L’ingresso libero, infatti, facilita la partecipazione d’impulso, impossibile invece per quegli eventi che prevedono un biglietto d’ingresso e una disponibilità limitata, come nel caso dei grandi eventi sportivi o musicali.

Nel caso in cui sia previsto un biglietto di ingresso o una quota di partecipazione, deciderne l’ammontare non è un compito agevole e richiede l’attenta considerazione di una serie di variabili

In primis, bisogna considerare l’elasticità della domanda rispetto al prezzo e il cosiddetto consumer value, cioè il valore che l’utente attribuisce alla partecipazione. In caso di eventi speciali, come le cerimonie di apertura e di chiusura delle Olimpiadi, che le persone percepiscono come occasioni uniche ed irripetibili, l’elasticità è enorme. L’evento speciale infatti

“ha luogo una sola volta o non frequentemente, al di fuori dal normale o dalle attività di routine dello sponsor e del soggetto che lo organizza. Per il visitatore, l’evento speciale è un’opportunità per il tempo libero ed un’esperienza sociale, culturale o di intrattenimento che va al di là delle possibilità ordinarie o delle esperienze quotidiane”80

Tutti gli eventi comunque hanno una soglia superata la quale il prezzo diventa un deterrente per l’acquisto. Sta all’event manager capire fino a che punto il potenziale partecipante è disposto a spendere, considerando il tipo di evento, il prezzo solitamente applicato a questa tipologia di manifestazioni, i costi da sostenere per realizzarlo, nonché il livello socio-economico del pubblico target a cui l’evento è rivolto.

Considerando generalmente l’impossibilità di accedere all’evento prima di acquistarne il biglietto, il prezzo spesso costituisce agli occhi del pubblico un riflesso obiettivo della qualità dell’esperienza che si accinge a compiere: più alto sarà il prezzo, migliore sarà la prestazione. È per questo che in alcuni casi e in particolari settori si applica il cosiddetto prestige price. Si applica cioè volontariamente un prezzo molto più altro rispetto alla media di manifestazioni simili, da un lato per suggerirne la qualità e dall’altro perchè si vuole posizionare l’evento in modo da attirare un preciso segmento del mercato, disposto a spendere quella cifra.

Il prezzo, infatti, inevitabilmente seleziona il pubblico, soprattutto perchè gli eventi rientrano tra quei servizi privi del carattere di necessità, al contrario di altri, come quelli medico-sanitari, per cui si è disposti a pagare anche ingenti somme di denaro perché non se ne può fare a meno. È per questo che in alcuni casi, precise politiche di prezzo sono esplicitamente finalizzate a limitare il numero dei visitatori per evitare un’affluenza eccessiva che potrebbe ridurre la qualità dei servizi erogati e quindi sfociare in situazioni di disagio per il pubblico.

Anche nei casi in cui è presente un biglietto di ingresso, difficilmente le entrate legate alla vendita di questi risultano sufficienti a coprire tutte le spese. Determinante risulta l’apporto degli sponsor.