Gli approfondimenti tematici riguardano due settori: l’e-procurement e il welfare. Questi sono organizzati attraverso dei forum di discussione su problemi settoriali selezionati da esperti, attraverso sondaggi, attraver-so la raccolta di documenti mirati, in termini di normativa (articoli, commenti, dossier, interviste, casi, esperienze straniere e news). Infine, si segnalano appuntamenti specifici sul settore di riferimento e un archivio relativo ai temi di discussione.
Dalla gestione di queste pagine interattive si è notato quanto sia impor-tante conoscere le recenti esperienze che le pubbliche amministrazioni stanno realizzando sui temi più nuovi. Su tali sollecitazioni, da poco, è stata attivata un’indagine per l’individuazione delle best practice nelle amministrazioni regionali e locali in merito ai modelli di approvvigiona-mento. Poiché l’indagine è ancora in corso, i risultati, che verranno pre-sentati, sono parziali.
Con questa indagine si è cercato di descrivere l’impatto dell’innovazio-ne sull’organizzaziodell’innovazio-ne ovvero quali sono gli interventi di innovaziodell’innovazio-ne nell’organizzazione della funzione di approvvigionamento, come sono avvenuti, qual è stato l’impatto innovativo che il nuovo processo di approvvigionamento ha creato sulla semplificazione dei processi di acquisto, quindi sull’organizzazione, anche in termini di riduzione dei costi interni.
Inoltre, oggetto dell’indagine è l’adozione di nuovi modelli di acquisto. Si è esaminato se all’impatto sulla riorganizzazione interna sia corrispo-sta un’adozione dei modelli di acquisto di natura elettronica e quali siano state le ricadute sui prezzi di acquisto e sulla qualità delle fornitu-re. Infine, si analizzerà la criticità che le amministrazioni hanno dovuto affrontare per introdurre le innovazioni nel processo di approvvigiona-mento e quali soluzioni abbiano adottato.
Gli strumenti di indagine sono stati finora due questionari inviati per e-mail, cui seguiranno delle interviste telefoniche. Il primo questionario è volto all’individuazione delle amministrazioni che stanno introducendo le innovazioni. Nel secondo questionario di approfondimento si entra nel merito degli aspetti organizzativo-gestionali, delle soluzioni tecno-logiche, esaminando le ricadute organizzative che nascono dalla rimo-dulazione del processo di approvvigionamento. Saranno poi effettuati ulteriori approfondimenti attraverso visite e interviste alle amministra-zioni più interessate. Il primo questionario è stato inviato alle ammini-strazioni regionali, alle amminiammini-strazioni provinciali e ai comuni capo-luogo di provincia. Nel giro di un mese, sono arrivate settantacinque risposte da cinque regioni, ventisei province e quarantaquattro comuni capoluogo di provincia. Da un punto di vista di distribuzione territoria-le tra nord, centro e sud, c’è stata una distribuzione abbastanza omoge-nea nelle risposte ottenute.
L’IMPATTO DELLE RIFORME AMMINISTRATIVE
Una delle prime domande mira a conoscere se in via generale sono stati attuati o se si ha in previsione di attuare degli interventi di innovazione o di riorganizzazione della funzione di approvvigionamento.
Dalle risposte ottenute si evince che 42 amministrazioni hanno già rea-lizzato o hanno in corso interventi di riorganizzazione della funzione di approvvigionamento e altre 21 hanno in previsione di realizzarli. Come si può osservare nel grafico, c’è anche un’equa ripartizione regionale geografica fra nord, centro e sud. Si evidenzia pertanto che c’è un pro-cesso in movimento.
Per quanto riguarda la tipologia di aspetti coinvolti negli interventi di innovazione, si nota una discreta dinamicità sia per gli aspetti organiz-zativi, sia per quelli normativi, sia per quelli organizzativi.
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La gestione degli acquisti pubblici
L’IMPATTO DELLE RIFORME AMMINISTRATIVE
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TIPOLOGIE DI INTERVENTO NUMERO DI INTERVENTI
Aspetti organizzativi In corso In previsione Cambiamento ruolo Ufficio Gare e/o
Economato 20 10 Coinvolgimento utenti interni nel ciclo di
approvvigionamento 10 2 Semplificazione delle procedure 25 13 Totale interventi di tipo organizzativo 55 25
Aspetti normativi In corso In previsione Modifiche di leggi 4 1 Modifiche di regolamenti 23 21 Totale interventi di tipo organizzativo 27 22
Tab. 1.2 a Interventi di innovazione della funzione
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La gestione degli acquisti pubblici
Tab. 1.2 b Interventi di innovazione della funzione
di approvvigionamento - aspetti gestionali e informativi
TIPOLOGIE DI INTERVENTO NUMERO DI INTERVENTI
Aspetti gestionali In corso In previsione Utilizzo di contratti quadro 8 2 Albo fornitori 19 10 Marketing d'acquisto 2 6 Totale interventi di tipo gestionale 29 18
Aspetti informativi In corso In previsione Sistema informativo di supporto alla gestione
degli acquisti 13 23 Sistema per la gestione integrata del ciclo
d'or-dine 6 7
Sistema informativo per la previsione del
fabbi-sogno 8 8
Albo fornitori informatizzato 14 7 Totale interventi di tipo informativo 41 45
Inoltre, dal grafico risulta evidente come i sistemi informativi di sup-porto alla gestione degli acquisti si stiano fortemente evolvendo.
Un’altra domanda del questionario riguarda l’utilizzo degli strumenti di
e-procurement a supporto della funzione di approvvigionamento. Stando
alle risposte finora ottenute, 29 amministrazioni stanno realizzando pubblicazioni on-line dei propri bandi, e quasi altrettanto (21) si stanno organizzando per realizzare delle vere e proprie aste on-line.
Gli altri strumenti, quali il catalogo on-line e il marketplace, sono meno sfruttati, ma comunque si evidenzia anche rispetto a questi una tenden-za al maggiore utilizzo.
È stato, quindi, chiesto alle amministrazioni, che non hanno attuato interventi di innovazione, di quale tipologia di intervento avrebbero particolarmente bisogno. Il 52% delle amministrazioni sostiene che la richiesta di innovazioni riguarda principalmente gli aspetti organizzati-vi, il 26% gli aspetti tecnologici. Una percentuale inferiore, il 15%, ritie-ne di avere ritie-necessità in termini di competenze professionali; ciò signi-fica che i soggetti, che hanno risposto, operano in amministrazioni abbastanza avanzate che già stanno introducendo delle grandi
innova-L’IMPATTO DELLE RIFORME AMMINISTRATIVE
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zioni e quindi sono interessate a sollecitare l’amministrazione a velociz-zare il processo di ammodernamento piuttosto che a premere verso gli aspetti di aggiornamento delle competenze.
L’ultimo punto del questionario riguarda il ricorso alle convenzioni Consip. Delle amministrazioni che hanno risposto, 58 hanno utilizzato tali convenzioni e in particolare 38 hanno utilizzato le procedure on-line. Per quanto riguarda i vantaggi ottenuti dal ricorso a queste conven-zioni, la quasi totalità delle amministrazioni ha avuto positivi riscontri e più della metà dichiara di aver ottenuto consistenti vantaggi, tra i quali: minori costi di acquisto per 43 amministrazioni, cioè l’83% delle ammi-nistrazioni coinvolte, minori tempi di approvvigionamento, maggiore qualità delle forniture.
Rispetto a questi dati parziali si potranno ottenere delle consistenti inte-grazioni dal questionario di approfondimento, con cui si verificheranno le ricadute organizzative delle innovazioni e se ne analizzeranno i punti di forza e le criticità. Inoltre si potrà avere un’idea della dinamicità del settore attraverso l’analisi dei progetti in corso presso altre amministra-zioni.
I risultati di questa indagine, fornendo informazioni sulle buone prati-che del settore, saranno sicuramente utili all’arricchimento della banca dati del sito e consentiranno un allargamento della comunità di prati-che, in quanto l’indagine coinvolgerà gli operatori più attivi nel settore e ne faciliterà la discussione on-line.
Infine, rimane un ultimo obiettivo dell’indagine: quello di individuare delle linee guida per la definizione dei programmi di formazione e assi-stenza alle amministrazioni, a partire dalle esigenze da queste manife-state.
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L’IMPATTO DELLE RIFORME AMMINISTRATIVE
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Il tipo di formazione che si cerca di portare nella Pubblica Amministrazione è sempre più a ruoli intercambiabili. Non ci sono più docenti fissi e chi impara in modo statico, ma un apprendere dinamico, dove il discente evidenzia un caso di successo e quindi consente di dif-fonderlo nel modo migliore. Inoltre, per gli acquisti, la Pubblica Amministrazione preferisce affidarsi in massima parte a donne, e que-sto è un segno positivo.
Alcune considerazioni di merito. Dalla ricerca che il Formez ha svilup-pato, si notavano anche fra le province - che a volte sembrano gli enti più arretrati nel sistema amministrativo - molti casi di utilizzo di nuove tecniche. Nel territorio l’innovazione è diffusa a macchia di leopardo. Probabilmente, quindi, il campione riguarda le amministrazioni più effi-cienti, quelle che rispondono per prime e dimostrano che anche da que-sto punto di vista sono all’avanguardia. Mancano, però, le amministra-zioni centrali, anche perché il Formez svolge questo ruolo principal-mente verso le autonomie locali. In ogni caso si conferma il fatto che la Pubblica Amministrazione, spesso vista come freno allo sviluppo, ha al suo interno semi di innovazione, e che quando le si propone un’in-novazione conveniente, economicamente e gestionalmente, anche lad-dove comporta un cambio di cultura, è pronta ad attivare cellule di cam-biamento.
Purtroppo, spesso questi sforzi non si traducono in risultati altrettanto evidenti. Il Formez sviluppa circa 200 programmi, che toccano alcune centinaia di amministrazioni. Strumenti come il global service, il contracting
out e naturalmente i servizi offerti dalla Consip, scelti per avere
acquisi-zioni centralizzate, devono tradursi in innovaacquisi-zioni di sistema nell’intera amministrazione, e non rimanere confinati all’interno di settori, come, invece, succede. Lo sforzo vero sarà quello di riuscire a costruire un cambiamento in grado di estendersi, di diventare omogeneo, di farsi sistema.
Un’altra considerazione da fare è che l’economicità inizia a essere uno degli elementi centrali di una Pubblica Amministrazione moderna, mentre prima era importante solo rispettare le procedure e se l’acquisto fosse vantaggioso o meno risultava un fattore trascurabile.
Oggi l’economicità è considerata un concetto base della buona ammi-nistrazione. Tuttavia, dalla ricerca sviluppata emerge che, mentre quasi tutte le amministrazioni dichiarano di avere avuto dei guadagni in mini di tempi o di costi, pochissime hanno riscontrato vantaggi in