La necessità di informazioni

Un’impresa svolge le proprie attività con lo scopo di conseguire un profitto. Per eseguire tali operazioni, è necessario utilizzare diverse risorse. Pertanto, un’azienda ha bisogno di conoscere il quantitativo di risorse impiegate nelle varie attività e se il loro utilizzo è economicamente conveniente. Tali informazioni sono utili anche per gli attori esterni nel giudizio dell’organizzazione, come, ad esempio, per valutarne il rischio di insolvenza. A tal proposito, intervengono i sistemi contabili.

Al fine di far funzionare le imprese e di consentirne il conseguimento degli obiettivi è necessario adottare un sistema informativo, che fornisca: “indicazioni/ dati/ notizie/ valori/ delucidazioni/ ragguagli riguardanti le informazioni, quantitative e qualitative, necessarie affinché il processo decisionale possa attuarsi nelle migliori condizioni. Tale sub-sistema identifica quindi l’insieme delle informazioni, contabili e non contabili, indispensabili al fine di porre in grado i manager di prendere decisioni consone agli obiettivi prefissati e di quantificare sia gli scopi che i risultati ottenuti.”71 Per descrivere tali necessità Anthony riporta, come esempio, una concessionaria di automobili, che persegue i propri scopi attraverso la vendita di auto nuove e usate, la commercializzazione di pezzi di ricambio e i servizi di manutenzione e riparazione. L’azienda è costituita da un autosalone, un punto vendita degli accessori, un magazzino ricambi, un’officina e degli uffici. Inoltre, possiede molte auto nuove e usate, pezzi di ricambi, accessori e disponibilità liquide, ossia risorse necessarie per lo svolgimento delle attività.

Gli attori coinvolti nella gestione hanno bisogno di varie informazioni siano esse di natura quantitativa o non quantitativa. Le prime vengono espresse con numeri, mentre le seconde vengono raccolte tramite l’osservazione visiva. Le informazioni di tipo quantitativo possono essere sia monetarie che non monetarie (come, ad esempio, l’età dei dipendenti e gli anni di lavoro). La contabilità, infatti, necessita anche di informazioni non monetarie: si pensi al caso di un rendiconto delle vendite in cui vengono espresse, oltre ai prezzi, anche le quantità o alla

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nota integrativa in cui si forniscono informazioni non monetarie finalizzate a una migliore comprensione dei dati forniti dal bilancio.

Un’organizzazione ha bisogno di diverse tipologie di informazioni, che si possono raggruppare in quattro categorie:

1. Informazioni operative, impiegate per svolgere le attività ordinarie d’impresa. È il caso delle registrazioni contabili in merito alla maturazione e al pagamento degli stipendi dei propri dipendenti, della conoscenza dei prezzi e dei costi dei beni e servizi forniti da parte dei venditori, dei crediti vantati e di eventuali ritardi nei pagamenti da sollecitare e così via. Tali informazioni sono la fonte principale per la costruzione del bilancio, per la contabilità generale e direzionale e per il pagamento delle imposte;

2. Informazioni di bilancio, che assumono un ruolo fondamentale sia per il management che per i terzi, tra cui azionisti, banche, fornitori, clienti, ecc. Gli azionisti sono interessati alle prestazioni economiche dell’impresa poiché essi forniscono capitale di rischio. Le banche e gli altri finanziatori, al fine di erogare prestiti e finanziamenti, necessitano di informazioni relativamente alla solidità aziendale. Tali informazioni verso l’esterno sono obbligatorie e regolate dal Codice civile e da altri principi contabili; 3. Informazioni di contabilità direzionale, finalizzate allo svolgimento di attività direttive. Con il termine “direzionale” si intende la necessità di supportare le decisioni manageriali a contenuto economico-finanziario. Tali informazioni sono utilizzate per assistere i manager e orientarli verso il perseguimento degli obiettivi aziendali prefissati, nello svolgimento delle proprie funzioni, quali: programmazione, attuazione dei piani e controllo. Durante la programmazione, si decidono le azioni future. A tal proposito, si redige un piano in cui si espongono gli obiettivi comuni dell’impresa nella sua interezza. Uno strumento importante in questa fase è il budget, in cui si programmano tutte le attività che l’azienda è tenuta a svolgere in un determinato periodo di tempo, solitamente un anno. “Un obiettivo primario del budget è quello di coordinare i piani sviluppati dalle diverse unità organizzative in modo da garantirne la coerenza. L’impostazione del budget aiuta inoltre i manager a stabilire se è probabile che le attività dell’esercizio successivo producano risultati economici soddisfacenti e, in caso contrario, quali azioni correttive intraprendere.”72 _{Una volta definito il budget, ogni manager dovrà}

impegnarsi ad attuare determinate azioni per il perseguimento degli obiettivi

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programmati. Pertanto, sarà necessario programmare con un certo anticipo le specifiche azioni, che verranno supervisionate da un responsabile, il quale dovrà reagire tempestivamente di fronte agli eventi non previsti. In questi casi, il management sarà tenuto a modificare i propri piani in modo da adattarli alle diverse condizioni verificatesi. Inoltre, si deve assicurare che i dipendenti svolgano il proprio lavoro correttamente attraverso il controllo. Le informazioni di questo tipo sono indispensabili per diffondere in azienda i piani sviluppati dal management e per orientare le diverse attività in coerenza agli scopi e agli obiettivi complessivi dell’impresa. Inoltre, esse individuano le differenze tra risultati programmati e risultati ottenuti, evidenziando eventuali problemi e stabilendo gli interventi necessari. Tale contabilità fornisce delucidazioni relativamente ai risultati conseguiti dal management e ne dà una valutazione;

4. Informazioni ecologiche, utili per perseguire gli obiettivi e i bisogni ambientali delle imprese che ne fanno uso. A tal proposito, l’EPA afferma: “Environmental accounting must entail a new way of looking at a company’s environmental costs, performance, and decisions” e “serves business managers in making capital investment decisions, costing determinations, process/product design decisions, performance evaluations, and a host of other forward-looking business decisions.”73 Le imprese impegnate nella sostenibilità ambientale devono includere tale variabile nel proprio processo decisionale, maturando la propria consapevolezza riguardo alla loro relazione con l’ecosistema. Pertanto, l’ambiente riveste una certa rilevanza critica in quanto considerato nella determinazione degli obiettivi imprenditoriali. “Quando il sistema informativo-contabile ha assimilato la variabile ambientale, si è in presenza di un’azienda che ha una strategia ambientale proattiva, incorporata nel sistema informativo-contabile, espressa tramite la contabilità ambientale nel sistema di parametri-obiettivo e nel sistema di valutazione delle performance.”74 Le informazioni relative allo sviluppo sostenibile in azienda forniscono conoscenze sugli impatti ecologici e sociali desiderati e non desiderati, idee su come questi impatti possono essere migliorati ulteriormente e consentono di ottenere informazioni sui cambiamenti intervenuti per orientarsi verso tali pratiche.

73 _{Environmental Protection Agency (EPA), An introduction to environmental accounting as a business tool: key}

concepts and terms, 1995, pag. 17 e 28.

74 _{MIO C., Il budget ambientale: programmazione e controllo della variabile ambientale, EGEA, Milano, 2001,}

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Le informazioni, sopra elencate, sono indispensabili nell’ottimizzazione dei processi decisionali. Sia i manager che gli attori esterni utilizzano tali informazioni per prendere decisioni che influiscono sull’azienda. I sistemi contabili divengono, quindi, un supporto ai processi decisionali poiché consentono di esprimere giudizi e valutazioni sull’organizzazione.