Scopi e requisiti del sistema di rilevazione e controllo dei costi

Nella realtà aziendale, un sistema di rilevazione e controllo dei costi è fondamentale poiché esso consente di definire, rilevare e analizzare i costi per orientare i prezzi di vendita, per conoscere l’andamento dell’impresa e per definire le scelte strategiche da realizzare. Tali elementi sono indispensabili per la programmazione di breve e lungo periodo. L’obiettivo principale, che guida la gestione dell’impresa, è la massimizzazione del profitto nel lungo periodo. Tale scopo è perseguibile solo se si tiene conto degli obiettivi “collaterali”, i quali sono orientati a minimizzare i costi mantenendo la massima produttività e la propria quota di mercato. Un aumento del reddito può essere determinato da diversi fattori, come:

• La crescita delle quantità prodotte e vendute; • L’incremento dei prezzi di vendita;

• La riduzione dei costi.

Tuttavia, nella realtà, è piuttosto difficile intervenire sui primi due elementi in quanto dipendenti dalla domanda di mercato, mentre è più semplice controllare i costi. Se si vuole agire sui costi è necessario averne una conoscenza adeguata e attendibile.

Molte organizzazioni partono dal costo totale per determinare i propri prezzi di vendita, utilizzando il seguente schema:

costo delle materie prime + costo della manodopera + quota delle spese generali =

Costo totale + Margine di utile =

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Inoltre, è necessario implementare un sistema che presenti elementi contabili che consentano a coloro che si occupano della gestione d’azienda di prendere decisioni in maniera responsabile.38

A tal proposito, è importante chiarire il concetto di costo e definirne le sue classificazioni. La nozione di costo è spesso ambigua in quanto viene utilizzata per descrivere idee molto diverse tra loro. Il significato di una frase del tipo “il costo per il bene A è 2,30”, per esempio, non può essere compresa appieno. Il termine “costo” assume una maggiore significatività quando ad esso vengono associati degli aggettivi, come nei casi di “costo pieno”, “costo differenziale” o “costo opportunità”. Ciò nonostante, tale associazione non è sufficiente a spiegare in maniera completa il concetto costo, a meno che non si delinei il contesto in cui esso viene impiegato. A prescindere dalle denominazioni specifiche, si cerca di darne una definizione generale: “il costo è la valorizzazione monetaria delle risorse utilizzate per un qualche scopo.”39 Pertanto, il costo indica il valore monetario di ogni fattore produttivo disponibile, che verrà consumato per il conseguimento degli obiettivi prefissati, come nel caso delle materie prime e della manodopera diretta necessari per la produzione di beni e servizi. Da tale espressione, si deducono tre concetti importanti intrinsechi alla nozione di costo:

1. Il costo misura, in termini monetari, l’impiego delle risorse. Ad esempio, per la produzione di un prodotto o di un servizio si utilizzano certe quantità di materiali diretti, ore di lavoro e altre risorse;

2. Misura il costo in termini monetari: la moneta diventa il denominatore comune che permette di sommare tutte le quantità di risorse diverse utilizzate nella produzione poiché espresse nella stessa unità di misura. Una delucidazione viene fornita dal seguente esempio: si supponga che per produrre il bene X sia necessaria un’ora di manodopera e cinque chilogrammi di un determinato materiale, che non possono essere sommati perché espressi in unità di misura differenti. Se si considera, però, il valore monetario delle singole quantità come 15€/h e 2€/kg, tali quantità diventano sommabili, conducendo a un costo totale di 25€;

3. La rilevazione dei costi ha uno scopo, un oggetto del costo, che può essere un prodotto, un progetto, un servizio o qualsiasi altra unità di cui si vuole conoscere il valore monetario delle risorse impiegate per il suo realizzo. L’oggetto di costo è un bene, un

38 _{LO MARTIRE G., Il controllo di gestione: i sistemi tradizionali di calcolo dei costi, il sistema dei centri di}

costo, il sistema del margine di contribuzione, F. Angeli, Milano, 1999, pag. 17; cfr. TULLIO A., Analisi dei costi e contabilità industriale. Teoria e pratica del controllo di gestione, IPSOA, Milano, 2013, pag. 37.

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progetto, un servizio o un’altra attività di cui si misurano i costi. Nel caso di una fabbrica che produce diversi modelli dello stesso bene, tale concetto può essere definito più o meno ampio. Quando si considerano tutti i modelli fabbricati in un determinato periodo di tempo, viene preclusa la possibilità di misurare il diverso consumo di risorse dei vari modelli. Se, invece, ciascun singolo modello diviene oggetto di costo, il lavoro necessario alle rilevazioni sarebbe sproporzionato rispetto all’utilità dell’informazione. Per implementare un sistema di rilevazione e controllo dei costi sono necessari determinati requisiti: l’equità, l’analiticità e l’operatività.

Per equità si intende l’attribuzione a ogni prodotto di tutti i componenti di costo ad esso direttamente e chiaramente relativi, limitando l’utilizzo di criteri soggettivi per tale operazione. Tale requisito evita che le spese generali siano imputate a discapito di alcuni prodotti per avvantaggiarne altri. Un sistema di costi non equo, infatti, sovraccaricherebbe le spese generali su alcuni prodotti, sottocaricandone gli altri. Ne consegue che i primi avranno dei prezzi elevati in quanto devono assorbire una quota di spese generali cospicua, mentre i secondi avranno dei prezzi di vendita bassi in relazione alla minor quota di spese generali assegnatagli. Pertanto, il mercato decreterà l’insuccesso dei primi poiché troppo cari e accetterà i secondi poiché venduti sottocosto. In questo caso, un prodotto è considerato di successo o ha insuccesso non sulla base delle sue caratteristiche oggettive, ma relativamente alla politica delle vendite fondata sull’imputazione delle spese generali.

Un sistema si dice analitico, quando ad ogni prodotto si attribuiscono in maniera dettagliata i diversi componenti di costo ad esso relativi. Ogni voce di costo è suddivisa analiticamente tra i vari centri e reparti. Questa caratteristica permette il confronto tra dati consuntivi e programmati per ciascun centro e reparto, di modo che le responsabilità siano attribuite in maniera oggettiva. Se non fosse analitico, conterebbe su dati medi, non cogliendo l’andamento dei fenomeni aziendali attinenti ai singoli reparti. È il caso, per esempio, di un’azienda che prevede di utilizzare 100 ore di manodopera diretta, ma effettivamente ne utilizza 110. Da ciò scaturisce che la produttività media è inferiore del 10% rispetto alle previsioni, ma tali dati non forniscono nessuna informazione a livello di singolo reparto. Un sistema analitico, invece, è in grado di rilevare l’attività e i comportamenti dei singoli reparti e di esaminarne i risultati. L’operatività di un sistema di costi, infine, consiste nella discriminazione tra costi fissi e variabili, che consente di scegliere in maniera oggettiva tra le diverse alternative di gestione. Un sistema non operativo non presenta dati contabili utili nelle decisioni relative

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all’accettazione o meno di un ordine a un certo prezzo, alla convenienza di un investimento, ecc.40