Quando l’Ombudsman decide di chiudere un’indagine, informa il reclamante circa i risultati e le conclusioni. Se il caso è chiuso con
nessun riscontro di maladministration, occorre evidenziare che non
si tratta necessariamente di un esito negativo per il reclamante, il quale potrà almeno giovarsi dei chiarimenti offerti dalla amministrazione interessata circa la propria condotta amministrativa. Inoltre, persino nei casi di nessun riscontro di maladministration, l’Ombudsman può rilevare l’opportunità per l’amministrazione di migliorare la qualità dei propri servizi per il futuro. In tale evenienze, l’Ombudsman formulerà una osservazione complementare.
Laddove possibile, l’Ombudsman tenta di trovare rapidamente una soluzione positiva con la collaborazione dell’istituzione o l’organo coinvolto, prima di avviare una indagine formale. In pratica, questa cooperazione può condurre ad una risoluzione
dell’amministrazione che soddisfi in toto il reclamante. L’obiettivo
dell’Ombudsman in questi casi è quello di risolvere il conflitto rapidamente, senza dover avviare una inchiesta ordinaria sulla presunta maladministration. Questo tipo di soluzione è normalmente conseguita nei casi concernenti l’incapacità di riscontrare tutta la corrispondenza. Infatti, poco dopo l’inizio dell’attività dell’Ombudsman, divenne chiaro che una semplice telefonata dell’ufficio dell’ombudsman all’amministrazione censurata risultava spesso risolutiva per il cittadino reclamante. In precedenza, nei casi in cui l’intervento per le vie brevi consentiva al denunciante di avere un
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Cfr. inchiesta officiosa OI/5/1999/(IJH)/GG, compendiata in RAOE 2001, p. 215, dove fu rivolto un invito al pubblico ad esprimere opinioni sui problemi determinati dai ritardi nei pagamenti della Commissione.
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immediato riscontro alla propria corrispondenza, l’Ombudsman soleva informare l’autore del reclamo che non c’erano più motivi per avviare una indagine. Dal punto di vista statistico, questi casi erano registrati nella seguente categoria: «nessun motivo per avviare una indagine». Nel 1998, questa pratica di rilevazione statistica è stata rivista e si è deciso che siffatti casi devono essere classificati come «risolti
dall’amministrazione»183. Recentemente, l’Ombudsman ha cominciato
a fare maggior uso di procedure informali, giovandosi in particolare di accordi di cooperazione siglati con le amministrazioni interessate. Il Consiglio, ad esempio, ha designato un funzionario della sua Segreteria, al quale l’Ombudsman può rivolgersi con la prospettiva di concordare una soluzione rapida ed informale.
Se tuttavia una indagine già iniziata rivela un caso di
maladministration, l’Ombudsman europeo «ricerca, per quanto
possibile cooperando con l'istituzione interessata, una conciliazione amichevole atta ad eliminare tale caso di cattiva amministrazione e a soddisfare il denunciante»184. In tale ipotesi, un altro esito positivo può essere la c. d. soluzione amichevole, nella foggia di un equo compromesso accettabile per entrambe le parti, come pagamenti ex
gratia senza riconoscimento di responsabilità e senza creare un
precedente vincolante185.
Se una risoluzione rapida o un compromesso sono impossibili o fallimentari, l’Ombudsman ha due forme di decisione a sua disposizione. La più soft (e più frequentemente utilizzata) è l’osservazione critica indirizzata all’istituzione o all’organo
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Cfr. RAOE 1998, p. 28-29. ovviamente, non tutti reclami relativi a casi si corrispondenza inevasa possono essere risolti con interventi telefonici o telematici. A volte è necessario indagare, soprattutto quando vi sono delle fondare ragioni per sospettare che l’originaria incapacità di riscontrare prontamente la corrispondenza non sia frutto di una isolata svista amministrativa, ma sia il sintomo di una inefficienza a carattere sistematico.
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Art. 6 delle Disposizioni di esecuzioni.
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Per esempio, a seguito di un reclamo all’Ombudsman, l’Università di Stoccolma ha ricevuto il pagamento per un progetto di ricerca, reclamo 1173/2003/(TN)IJH, in RAOE 2003, p. 11.
interessati. L’osservazione critica viene normalmente formulata quando: a) non è più possibile eliminare il caso di maladministration; b) il caso non sembra presentare implicazioni di carattere generale; c)
non è necessaria una azione supplementare186 e d) l’Ombudsman
ritiene inutile un progetto di raccomandazione o una relazione speciale al Parlamento (nei casi in cui l’amministrazione non recepisca il progetto di raccomandazione). Una osservazione critica conferma al reclamante la fondatezza della sua denuncia e spiega all’amministrazione coinvolta in cosa è sbagliato il suo comportamento amministrativo, aiutandola ad evitare, pro futuro, gli stessi errori187.
Lo strumento più appuntito dell’Ombudsman europeo è il
progetto di raccomandazione, che si fa nelle situazioni in cui il caso
di maladministration è particolarmente serio e può essere ancora eliminato o ha implicazioni generali. In siffatte circostanze, a norma dell’art. 3 (6) dello Statuto, «l’istituzione o l'organo interessato è tenuto a trasmettergli entro tre mesi un parere circostanziato».
Se l’istituzione o l’organo comunitari non rispondono adeguatamente al progetto di raccomandazione, l’Ombudsman può, come ultima azione sostanziale, trasmettere una relazione speciale al Parlamento europeo. Ciò avviene nelle situazioni in cui l’Ombudsman si aspetta di ricevere un forte sostegno dal Parlamento europeo. Dal 1995, sono state trasmesse poche relazioni speciali (una delle ultime nel 2007) concernenti questioni come l’accesso ai documenti, la codificazione dei principi della buona amministrazione sottoforma di un codice amministrativo recante norme vincolanti e procedure di reclutamento ed impiego nell’ambito dell’Unione. La relazione
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Art. 7 delle Disposizioni di esecuzioni. L’osservazione critica può essere integrata da una osservazione supplementare, sebbene questo non sia espressamente previsto nelle Dde. Cfr., p. e., la decisione sul reclamo 1288/99/OV, compendiata in RAOE 2002, p. 98.
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Nel 2007, l’Ombudsman europeo ha condotto uno studio sulle azioni supplementari intraprese dalle istituzioni attinte dalle osservazioni critiche o supplementari fatte nel 2006. Lo studio è consultabile nel sito web dell’Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).
speciale può includere anche raccomandazioni. I Regolamenti del Parlamento europeo attribuiscono alla Commissione per le petizioni la responsabilità di mantenere i rapporti con l’Ombudsman. Al meeting delle Commissioni per le petizioni del 12 ottobre 2005, l’Ombudsman europeo si è impegnato, in base a quanto previsto dall’art. 205, comma 3, del Regolamento del Parlamento europeo, a comparire davanti alla Commissione, le volte in cui presenta una relazione speciale al Parlamento.