Il controllo del credito commerciale.

Il credito commerciale, dopo la sua concessione, necessita di essere continuamente monitorato.

Ciò in quanto esso rappresenta una quota notevole del capitale investito, peraltro soggetto al rischio di mancato incasso, in molteplici realtà aziendali.

Un sistema informativo adeguato consente di generare celermente, anche a livello di ogni singolo cliente, una serie di informazioni, che dovranno poi essere elaborate dal personale addetto.

In primo luogo, i responsabili del controllo devono periodicamente sottoporre a verifica, per ognuna delle esposizioni, l'importo e la scadenza dei crediti e che non venga superata la soglia di fido predeterminato.

Ma l'azione di riscontro può spingersi oltre, fino ad interessare l'analisi dei pagamenti, dei ritardi, nonché degli insoluti.

Il sistema di controllo deve consentire di:

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rilevare gli scostamenti fra i valori preventivati e quelli effettivi;

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analizzare le possibili cause che hanno determinato tali scostamenti;

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porre in essere le necessarie azioni correttive o rettificare gli obiettivi148_.

Fondamentale risulta il primo punto, ovvero quello inerente la corretta rilevazione dei valori effettivi, al fine di poterli opportunamente confrontare con quanto preventivato. Un errore in questa fase potrebbe infatti compromettere il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal vertice aziendale in sede di determinazione della politica di gestione.

Invero, operare su dati fallaci comporta, in primo luogo, l'impossibilità di individuare le cause effettive degli scostamento e, secondariamente, la scelta di politiche di fronteggiamento sostanzialmente scorrette.

A ben guardare, numerosi sono, nella prassi, gli strumenti impiegati per raggiungere lo scopo.

Si tratta, prevalentemente, di indici, appositamente studiati per consentire di

monitorare le variabili citate e da esse trarre utili spunti di riflessione. Di seguito verranno descritti quelli di impiego più frequente.

Il tempo medio di incasso.

L'indicatore più noto nella verifica della riscossione dei crediti è costituito dal “tempo medio di incasso”, conosciuto anche con il nome inglese di “days of sales outstanding” o, più semplicemente, “DSO”.

Esso si ottiene rapportando, con riferimento ad un determinato periodo di tempo, i crediti commerciali complessivi con le vendite giornaliere effettuate “a dilazione”. In termini matematici, l'espressione è la seguente:

DSO: Crediti commerciali del periodo / Vendite medie giornaliere a credito del periodo

ovvero, più analiticamente:

DSO: Crediti commerciali del periodo / (Vendite a credito del periodo/n° giorni del periodo)149_.

Si tratta di un “indice di durata”, in quanto definisce la “durata media” delle dilazioni concesse.

Un indice analogo, il quale mette in rilievo il “tasso di rotazione” ovvero il turnover, dei crediti, è il seguente:

Turnover: Vendite a credito del periodo / Crediti commerciali del periodo.

Man mano che cresce il tempo medio di incasso, diminuisce il tasso di rinnovamento

149Le vendite a credito inserite al denominatore devono corrispondere a quelle medie giornaliere, pertanto, il valore delle vendite del periodo deve essere diviso per il numero dei giorni del periodo preso in considerazione. Ne consegue che sarà pari a 30 se riferito al mese “commerciale”, a 28, 30 e 31 se riferito al mese “civile”, a 360 se riguardante l'anno commerciale, a 365 se l'anno è calcolato con il calendario civile.

dei crediti e viceversa.

Tali indicatori sono importanti in quanto consentono, se confrontati nel tempo, di verificare l'andamento della celerità nei pagamenti, quindi nei “ricambi” del credito concesso alla clientela.

Tuttavia, lo si deve rilevare, talvolta il loro significato può risultare fuorviante.

Una prima fonte di errore è causata dalla mancanza di omogeneità fra numeratore e denominatore: e ciò per almeno due ordini di motivi.

Un primo motivo di disomogeneità è rappresentato dall'IVA. Il valore dei crediti commerciali comprende anche l'IVA addebitata in fattura, mentre le vendite sono espresse al netto di tale imposta. Per evitare che il valore del DSO e del Turnover risultino – rispettivamente – sovra e sottostimato, occorre operare un'apposita rettifica. L'azione più semplice in tal senso consiste nel detrarre l'imposta dal valore dei crediti complessivi, in modo da rendere omogenei, quindi comparabili, numeratore e denominatore150_.

Un'altra anomalia è costituita dal fatto che viene confrontata una grandezza “stock” - i crediti commerciali - ritraibile dallo stato patrimoniale, ed una grandezza “flow” - le vendite - il cui valore si attinge invece dal conto economico.

In altri termini, si pongono in relazione un valore statico ed uno dinamico.

Per ovviare a tale inconveniente, viene suggerito di sostituire il valore dei crediti alla fine del periodo con la “media” del periodo, ovvero con la semisomma dei crediti all'inizio e al termine del medesimo.

Le formule proposte risultano pertanto così modificate:

DSO [(Crediti comm. all'inizio del periodo + Crediti comm.

alla fine del periodo) / 2] / [(Vendite a credito del periodo / n° giorni del periodo)]

Turnover Vendite a credito del periodo / [(Crediti comm. all'inizio

del periodo + Crediti comm. alla fine del periodo) / 2]

150Ipotizzando che l'IVA sia pari al 20 % per tutte le compravendite del periodo, la rettifica citata viene operata in maniera molto semplice, effettuando un'operazione di “sopracento”. Si calcola cioè una proporzione dove l'importo dei “crediti lordi” viene fatto pari a 120 (ricavo più imposta) e quello dei crediti netti risulta pari a 100. Di conseguenza, per ottenere il valore dei “crediti netti” da inserire nelle formule è sufficiente moltiplicare l'importo dei primi per 100 e dividerlo per 120.

In tal modo, la grandezza ascrivibile ai crediti commerciali tende ad assumere la caratteristica di “flusso”, rendendosi così correttamente confrontabile con le vendite. Un altro problema di significatività degli indici in questione è legato alle fluttuazione delle vendite ed al periodo prescelto per il calcolo del fatturato giornaliero e credito. Invero, se nel periodo preso in considerazione si sono verificate oscillazione delle vendite che, nel complesso, si elidono, gli indici manifesteranno risultati sostanzialmente stabili, pur in presenza di una certa variabilità.

Analogamente, possono venire segnalati incrementi o decrementi degli indici anche se le abitudini di pagamento risultano sostanzialmente invariate.

Tale effetto distorsivo si presenta con minore intensità se il calcolo viene effettuato per periodi brevi, come quindici giorni o un mese.

Per periodi lunghi, si può invece ricorrere ad un valore medio, determinato in base a diversi indici di breve termine.

I due indici non risultano indifferenti neppure ad eventuali cambiamenti nel peso dei diversi prodotti commercializzati o delle vendite effettuate nelle differenti aree geografiche, a fronte dei quali si possono manifestare termini di pagamento diversi. Infine, un ulteriore motivo di incongruenza è rappresentato dagli effetti indotti da mutamenti nelle percentuali di vendite effettuate a clienti appartenenti a diverse categorie di rischio, le quali, di norma, prevedono tempi di pagamento molto diversi. Quest'ultimo inconveniente è superabile introducendo una variante alle formule proposte in modo da determinare il “tempo medio ponderato di incasso”.

Il tempo medio ponderato di incasso.

La formula che conduce alla determinazione del “tempo medio ponderato di incasso” rappresenta una variante di quella del DSO e consente di eliminare le influenza dovute al diverso profilo di rischio del portafoglio clienti.

Per calcolare tale indice occorre disporre di una serie di informazioni aggiuntive, rappresentate essenzialmente dal rating dei diversi clienti – ovvero da una classificazione dei medesimi in funzione di diverse classi di solvibilità – e dalla percentuale media di perdite che ciascuna categoria provoca.

Una volta effettuata la segmentazione dei crediti nelle diverse classi, il calcolo dell'indice viene operato utilizzando la formula di base per ciascuna categoria.

Pertanto, ciò consente di formulare giudizi mirati sulla situazione delle scadenze inerenti le dilazioni, in funzione della diversa “qualità” della clientela.

L'anzianità della clientela.

Altro tipo di analisi estremamente utile ai fini del monitoraggio dei crediti commerciali è rappresentato dalle indagini svolte sul “grado di anzianità della clientela”.

La sua applicazione comporta la suddivisione dei crediti per differenti categorie di scadenze, di norma espresse in periodi di trenta giorni, e consente di raggiungere importanti finalità conoscitive.

In primo luogo, permette di predisporre un elenco dei clienti che richiedono una particolare attenzione.

Si tratta di quei debitori che manifestano esposizioni con età ben superiori alla media, a dimostrazione del loro cronico ritardo nei pagamenti.

Inoltre, l'analisi storica delle diverse distribuzioni delle età dei crediti nei periodi precedenti, fornisce valide indicazioni in merito al presumibile momento dell'incasso delle partite in atto.

Infine, grazie alla funzione “previsionale” sulla dimensione e sulla distribuzione temporale dei flussi degli incassi, la classificazione dei crediti per scadenze agevola il processo di formazione del budget.

Tuttavia, anche l'analisi in questione presenta vari inconvenienti, il più importante dei quali è rappresentato dalla sua dipendenza rispetto alle fluttuazioni del fatturato da un periodo all'altro.

Tali inconvenienti possono essere superati utilizzando ulteriori tecniche di indagine, come “l'analisi del profilo degli incassi” e “l'analisi della variazione”.

L'analisi del “profilo degli incassi”.

Tale metodologia consiste nel mettere in relazione le riscossioni dei crediti alle vendite che li hanno originati.

Mediante questo metodo si individua, esaminando le esperienze passate, il profilo degli incassi di uno specifico intervallo di tempo.

Tale strumento consente di evidenziare la percentuale dei crediti scaduti ma non ancora riscossi rispetto alle vendite effettuate nel periodo considerato.

Ciò permette di individuare, contemporaneamente, le performance di riscossione dell'azienda e di pagamento dei clienti, il tempo medio di permanenza dei crediti e le modalità di estinzione dei medesimi.

I successivi profili di riscossione vengono valutati in base al modello così individuato, ovviando in tal modo all'influenza delle fluttuazioni delle vendite sui giudizi di affidabilità della clientela.

L'interpretazione di tali dati consente di valutare l'efficacia dell'attività di riscossione dell'azienda.

Tuttavia, neppure il richiamato modello è esente da difetti.

Più in particolare, non consente di stabilire con precisione quali siano le cause che comportano una variazione dei crediti in un determinato periodo.

Per questo motivo, sono stati studiati ulteriori modelli esplicativi.

L'analisi della “variazione”.

Sono stati messi a punto da diversi autori alcuni modelli che permettono di individuare le motivazioni della variazione complessiva dei crediti in un certo periodo.

Essa può infatti essere causata da mutamenti delle vendite o della capacità di incasso, oppure da questi due fattori congiuntamente.

I primi ad interessarsi alla specifica problematica sono stati Carpenter e Miller, il cui modello è stato successivamente affinato da Gentry e De La Gorza.

Essi hanno costruito dei modelli che consentono, appunto, di scomporre le variazioni dei crediti mercantili in funzione delle componenti che le hanno generate.

Tale scomposizione, permettendo di individuare le cause della variazione del credito commerciale, agevola la formulazione di giudizi più pertinenti ed oculati sul loro stato di salute.

Il controllo interno specifico del ciclo vendite-crediti151 _.

I controlli specifici sono quelli predisposti nell'ambito delle singole procedure informativo-contabili al fine di fornire una ragionevole sicurezza che la registrazione e l'elaborazione dei dati e la produzione dei risultati siano correttamente eseguite.

I controlli specifici riguardano direttamente il processo di formazione di una singola voce di bilancio e possono essere raggruppati in:

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controlli sui dati in entrata: vengono adottati per fornire una ragionevole sicurezza che i dati ricevuti per essere elaborati siano preventivamente autorizzati, siano convertiti in forma intellegibile dall'elaboratore, non vengano persi o alterati irregolarmente;

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controlli sulle elaborazioni: vengono adottati per fornire una ragionevole sicurezza che il processo elaborativo venga eseguito correttamente e conformemente alle procedure approvate per singolo sistema automatizzato;

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controlli sui risultati: vengono adottati per fornire una ragionevole sicurezza che i risultati prodotti dalle elaborazioni su qualsiasi tipo di supporto essi risiedano, siano corretti, coerenti con quelli prodotti da precedenti elaborazioni e vengano consegnati soltanto al personale autorizzato a disporne.

Il controllo interno nell'area vendite-crediti deve essere in grado di prevenire, rilevare e correggere eventuali errori o lacune che si possono verificare dal momento in cui arriva l'ordine del cliente al momento in cui perviene il pagamento della fattura relativa. È fondamentale il ruolo della procedura di gestione delle attività del ciclo ordini-vendite-crediti.

Generalmente una corretta procedura prevede degli ordini scritti, redatti in tante copie quanti sono gli uffici interessati, più una per il cliente. È necessaria una modulistica adeguata: ciascun ufficio deve ricevere una copia di quei documenti che lo interessano, da custodire in un proprio archivio a garanzia e prova della correttezza del proprio operare, sopratutto ogni qual volta si renda necessario individuare eventuali responsabilità. Così un ordine deve essere redatto in almeno quattro copie, di cui una

151LUCIANO MARCHI, Revisione aziendale e sistemi di controllo interno, Giuffrè, Milano, 2012, pag. 193 e seguenti.

per il cliente e le rimanenti tre per uso interno: ufficio commerciale, ufficio amministrativo e magazzino.

Al momento in cui viene predisposta la spedizione, viene emessa la bolla di uscita dal magazzino e di trasporto dei beni, documento redatto in quattro copie, una per il cliente destinatario della merce e le rimanenti tre per uso interno: magazzino, ufficio commerciale e ufficio amministrativo.

Terzo documento, questo di natura fiscale, da emettere a cura dell'ufficio amministrativo, è la fattura, redatta sulla base delle bolle in tre copie, la prima delle quali, l'originale, va al cliente e delle rimanenti, una va all'ufficio commerciale e l'altra resta all'ufficio amministrativo.

Ciò che importa rilevare è che ad ogni passaggio sussista un appropriato controllo in modo che sia spedita solo la merce che è stata ordinata, che la spedizione sia indirizzata a clienti sicuramente solvibili, che sia fatturato tutto e solo quanto è già stato inviato e infine che venga curato il pagamento di quanto è stato addebitato al cliente. È importante che sussista una serie di controlli preventivi, concomitanti e successivi che permetta di effettuare solo ed esclusivamente quelle vendite economiche che avranno “buon fine”. Ogni ufficio deve rispettare il proprio ruolo senza oltrepassare i limiti posti. Sopra a tutti sta la Direzione generale, che in ogni momento può smentire questo o quello ufficio a favore di un altro, sempre assumendosene la responsabilità.

Un particolare e fondamentale tipo di controllo successivo è costituito dai cosiddetti “accoppiamenti” mediante i quali i documenti successivi vengono accoppiati fisicamente ai precedenti in modo da verificarne la corrispondenza. Pertanto la bolla dovrà essere accoppiata con l'ordine perché in tale modo si può verificare che gli ordini autorizzati sono stati evasi tutti ed esattamente. Dall'accoppiamento bolla-ordine si può verificare la corrispondenza qualitativa e quantitativa tra quanto spedito e quanto richiesto dal cliente. Se questa sussiste è opportuno archiviare il tutto definitivamente. In caso contrario, i due documenti vengono inseriti in un archivio temporaneo, denominato ad esempio “ordini da evadere”, in modo da poter successivamente completare o correggere la spedizione a seconda che la prima sia

stata incompleta o errata. Sulla base della bolla e cioè della merce spedita, l'ufficio amministrazione deve procedere alla fatturazione il più presto possibile in modo che, decorrendo i termini del pagamento dalla data o dal ricevimento della fattura si anticipino al massimo i tempi dell'incasso e quindi si riducano al minimo i costi finanziari della vendita. Inoltre deve procedere all'aggiornamento delle contabilità di magazzino e generale in modo da dare per entrambe una situazione sempre più rispondente alla realtà in qualsiasi momento. Infine deve curare l'incasso dell'importo della fattura.

È opportuno evidenziare una seconda procedura da sottoporre a verifica per poter valutare l'area dei clienti. Si tratta della procedura degli incassi che si collega a quella della vendite. In essa si devono ravvisare quegli stessi conflitti di interessi tra vari uffici in modo da ottenere un controllo interno efficiente. Così l'ufficio abilitato a ricevere il pagamento deve essere diverso da quello incaricato del versamento in banca dell'ammontare o da quello addetto all'aggiornamento della contabilità.

Il questionario sul controllo interno del ciclo “Vendite-Crediti-Incassi”.

Il questionario sul controllo interno riferito al ciclo “Vendite-Crediti v/clienti-Incassi” persegue i seguenti obiettivi:

1. gli ordini dei clienti devono essere opportunamente registrati, al fine di poter disporre di una evidenza degli impegni di vendita assunti ancora da evadere; 2. gli ordini ricevuti devono essere sottoposti a controllo da parte di persone

indipendenti che approvino le condizioni ed accertino l'affidabilità del cliente. Devono essere spedite merci solo a fronte di ordini approvati;

3. tutte le merci spedite ed i servizi resi devono essere tempestivamente fatturati; 4. deve essere stabilito un controllo sui resi da clienti e sui reclami pervenuti, al

fine di determinare le passività relative ed effettuare le opportune registrazioni di magazzino;

5. tutti gli addebiti e/o accrediti a clienti devono essere controllati ed approvati per verificarne la validità prima dell'invio degli stessi al cliente e della loro registrazione sui partitari;

6. tutte le operazioni autorizzate devono essere registrate sul partitario clienti; 7. devono essere stabiliti appropriati controlli sugli effetti (o ricevute bancarie) dei

clienti;

8. devono essere stabiliti appropriati controlli al fine di assicurarsi che tutti gli incassi da clienti siano versati in banca;

9. le registrazioni in contabilità generale devono essere effettuate accuratamente, 10. devono essere stabilite opportuni controlli sui crediti scaduti e sugli insoluti da

clienti;

11. deve essere garantito un adeguato controllo sulle vendite per contanti, se queste vengono effettuate.

Il questionario deve essere utilizzato dal revisore in maniera elastica sulla base della sua competenza ed esperienza ed in rapporto alla specifica situazione aziendale controllata. In ogni caso, il revisore deve riepilogare e commentare i risultati dell'analisi, evidenziando i punti deboli del sistema, i rischi conseguenti, sia effettivi che potenziali, e i possibili interventi della Direzione aziendale per eliminare o attenuare le debolezze riscontrate.

Nel documento La gestione del credito commerciale (pagine 132-142)