Anche in riferimento ai luoghi ed ai tempi di conservazione dei registri di carico e scarico si può constatare una sostanziale sovrapposizione delle formulazioni ante e post quarto correttivo: aldilà, infatti, di minimi cambiamenti, di tipo lessicale o giustificati dall’esigenza di rendere compatibile questa disciplina con il sistema informatico di tracciabilità, la nuova regolamentazione rimane ancorata ai medesimi principi della precedente.
Ai sensi dell’art. 190, comma 2 (già comma 3), “i registri di carico e scarico sono tenuti presso ogni impianto di produzione o, nel caso in cui ciò risulti eccessivamente oneroso, nel sito di produzione, ed integrati con i formulari di trasporto dei rifiuti, di cui all’articolo 193, comma 1, o con la copia della scheda del sistema di controllo della tracciabilità dei rifiuti trasmessa dall’impianto di destinazione dei rifiuti stessi”. I registri devono essere conservati, nei modi e nei luoghi appena definiti, per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione, ad eccezione dei registri relativi alle operazioni di smaltimento dei rifiuti in discarica che, fino alla piena operatività del Sistri, devono essere conservati a tempo indeterminato ed al termine dell’attività devono essere consegnati all’autorità che ha rilasciato l’autorizzazione.
Ebbene, se ai sensi dell’art.190 del Codice dell’Ambiente sussiste in via generale un obbligo di tenuta del registro presso ogni impianto di produzione, di stoccaggio, di recupero e di smaltimento di rifiuti, in dottrina ci si è chiesti “se tale disposizione possa considerarsi assolta ricorrendo anche ad una semplice copia fotostatica di tale documento ovvero ad una copia autentica o se ciò non posso avvenire se non con la tenuta e la conservazione nel luogo di produzione dei documenti in originale, esponendo il responsabile a tutti i rischi anche penali conseguenti all’eventuale deterioramento, perdita, distruzione, ecc., di essi”168.
Innanzitutto si deve considerare che, pur a fronte della regolare apertura del Registro con annotazioni e aggiornamento corretti, la tenuta in luogo diverso da quello di produzione espone il responsabile a rischi sanzionatori e che la omessa o incompleta tenuta si realizza anche “allorché difetti una delle condizione indicate per la regolarità della registrazione, e cioè la numerazione e vidimazione di ciascun foglio del registro e la successiva annotazione con le informazioni sulle caratteristiche qualitative e quantitative dei rifiuti, con le modalità ed entro i tempi indicati dalla legge”169.
168 Così si esprime M.BENOZZO, La tenuta dei registri di carico e scarico tra copie e
originali, in Ambiente & Sviluppo , fasc. 3, 2015, p. 174.
Ed infatti, non si ritiene possa adempiersi all’obbligo di tenuta del Registro per relationem, ossia attraverso l’utilizzazione di altra documentazione, in quanto la legge impone un rigore formale nella conservazione, come sottolineato dalla giurisprudenza in più circostanze170, sicché una semplice copia del Registro nel luogo di produzione, non certificata conforme all’originale in nessuna delle sue parti, non può garantire quella certezza di veridicità di contenuto e delle relative annotazioni tale da ovviare una sanzione immediata. In dottrina si ritiene peraltro che in attesa della definitiva introduzione nel sistema di gestione dei rifiuti del Sistri con le sue annotazioni elettroniche e la tenuta informatica di ogni dato, l’obbligo di tenuta dei Registri nei luoghi di produzione possa essere legittimamente assolto anche ricorrendo “alla copia di di tali documenti autenticata da pubblico ufficiale secondo la procedura di cui all’art. 18. del d.p.r. n. 445/2000 ovvero autenticata in autocertifcazione nelle modalità di cui all’art.47 del medesimo provvedimento che gli enti pubblici hanno il dovere di accettare, a pena di sanzioni espressamente previste dall’art. 74 del d.p.r.”171.
Come è noto, per copia autentica di un documento s’intende la sua copia ottenuta con qualsiasi procedimento che dia garanzia della sua riproduzione fedele e duratura e dichiarata conforme all’originale. Una copia autentica che risponda a questi due presupposti può essere validamente prodotta ed utilizzata nei rapporti con la pubblica amministrazione in luogo del suo originale. Siffatto istituto è, appunto, disciplinato dall’art. 18 del d.p.r. 22 dicembre 2000, n. 445 il quale prevede che l’autenticazione consista nell’attestazione di conformità con l’originale apposta alla fine della copia a cura del pubblico ufficiale autorizzato, con indicazione di data e luogo del rilascio, del numero dei fogli impiegati e del suo nome e cognome e qualifica, si conclude con l’apposizione della firma per esteso, unitamente al timbro dell’ufficio.
L’art. 19 del medesimo decreto equipara a questa procedura di autenticazione quella cui viene sottoposta la copia di un documento con l’attestazione di conformità all’originale resa direttamente dall’interessato nella forma della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’art.47. Questa possibilità, però, non è prevista in via generale per ogni tipologia di atto o documento, ma solo per le pubblicazioni editoriali, i titoli di studio o di servizio, i documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati, nonché gli atti e i documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione. Considerando la disciplina e le finalità del registro di carico e scarico si può ritenere che questi rientri,
170 Ad es. Cass., sez. I, 27 agosto 2004, n. 17115. 171 M.BENOZZO, ult.op.cit., p. 178.
sicuramente, nelle ultime due categorie riportate cosicché possa, anch’esso, essere oggetto della disciplina richiamata.
In conclusione, sostiene la dottrina che ad ogni nuova annotazione di carico o scarico nel Registro, l’originale dei documenti dovrebbe essere fotocopiato e sottoposto ad autentica con esibizione e attestazione da pubblico ufficiale, ovvero autenticato dal produttore con la formula di autocertificazione. Ovviamente, l’autocertificazione richiede l’accertamento preventivo della conformità della copia con l’originale, stante la possibilità costante e sempre esercitabile dell’autorità di controllo di chiedere comunque l’esibizione degli originali (ai sensi degli artt.71 e 72 del d.p.r. 445/2000) e quindi di accertare direttamente la corretta riproduzione e conformità della copia esibita che, laddove difettasse totalmente o in qualche sua parte, esporrebbe peraltro la singola impresa non già a sanzioni penali o amministrative di valore notevole bensì alla mera sanzione pecuniaria ex comma 5 dell’art.258, d.lgs. 152/2006 per tenuta in luogo diverso di Registro comunque esistente.