Il Processo Civile Telematico (PCT) ha cambiato i Tribunali: analisi 144

In questo periodo è presente una forte correlazione tra l’organizzazione pubblica dei servizi e la tecnologia. Non si può dire molto, essendo ancora in fase abbastanza embrionale, degli effetti organizzativi che avrà il processo amministrativo telematico, però si è consci delle conseguenze, problemi e prospettive dal punto di vista organizzativo che ha generato il processo civile telematico (PCT), dopo anni di utilizzo e soprattutto ora che per molti atti e procedimenti è stato reso obbligatorio. Le conseguenze sia micro che macro dell’introduzione del PCT all’interno dell’organizzazione nei Tribunali sono state oggetto di progettazione e sviluppo di tantissimi rinnovamenti che sono stati realizzati a livello locale nello specifico a livello di singolo ufficio giudiziario.

Sono diversi gli effetti organizzativi che il PCT sta avendo sia a livello generale sia nazionale facendo riferimento delle esperienze e dei risultati iniziali d’innovazione ottenuti dai tribunali italiani20 che hanno affrontato il tema dell’innovazione tecnologica come spinta per rinnovare da un punto di vista organizzativo i loro servizi. Le dimensioni di sviluppo organizzativo che saranno presenti nell’analisi sono: l’impatto

20 _{Gli effetti del processo PCT da un punto di vista quantitativo sono riscontrabili sul sito del}

Dipartimento della Funzione Pubblica www.qualita.it dove saranno reperibili sia la banca dati dei progetti d’innovazione realizzati all’interno del progetto nazionale “Diffusione delle Best Practices negli Uffici Giudiziari Italiani” e “risorseperlagiustizia.it”, progetti che hanno integrato l’innovazione organizzativa con quella tecnologica, sia i risultati di un’attività di monitoraggio sugli effetti del progetto nazionale “giustizia on line” realizzato per supportare la diffusione del PCT in diverse Regioni.

145

del PCT sull’organizzazione dei singoli tribunali, l’evoluzione del sistema delle interdipendenze tra uffici giudiziari e la prospettiva territoriale della giustizia.

1. L’impatto del PCT sull’organizzazione dei singoli tribunali. La nascita di questo processo è dovuta non tanto al fatto di dare efficienza operativa ma efficacia dell’azione processuale, in altre parole con l’obiettivo principale di liberare all’interno dei tribunali risorse molto specializzate professionalmente (cancellieri e addetti amministrativi) da attività di archivio e d’imputazione dati a basso valore aggiunto per l’esito del processo civile, e indirizzarli alla gestione del contenzioso civile a supporto diretto dell’attività dei magistrati e nello stesso tempo per aumentare le capacità di lavoro dei giudici in modo da rendere più semplici la redazione degli atti incrementando degli aiuti a supporto dei processi decisionali. PCT nasce per semplificare e automatizzare le attività connesse con la gestione cartacea del processo al fine di restituire centralità nel contenzioso civile alla dimensione orale (Liccardo, 2015). PCT nel corso del tempo ha avuto altre conseguenze, tra le tante è servito a garantire uguali standard di prestazioni degli Uffici Giudiziari nonostante che dal 1999 al 2015 si ebbe un calo di personale dovuto dal blocco del turn over delle figure amministrative, in modo tale che si riducesse in maniera indicativa, gli oneri di accesso e di godimento delle informazioni da parte dell’utenza professionale, che non era più costretta a recarsi personalmente negli Uffici Giudiziari per depositare e ritirare copie degli atti processuali e delle informazioni che riguardavano l’iter del contenzioso. Sia il corpo della magistratura che gli apparati amministrativi hanno risposto in maniera positiva al progetto PCT senza avere cadute di prestazioni o crisi rilevanti a livello di singolo Ufficio Giudiziario. Questo, però, ha comportato diversità nei livelli di efficacia e qualità dei servizi da tribunale a tribunale, secondo come questa innovazione tecnologica sia stata affrontata. Gli uffici che hanno dato migliori performance sono quelli che hanno associato all’introduzione del processo civile telematico interventi di riorganizzazione dei servizi di cancelleria, sviluppando servizi di assistenza per gli utenti specializzati all’utilizzo della strumentazione telematica. In determinati uffici la “rivoluzione” del PCT ha fatto in modo di sviluppare nuovi ruoli e nuove competenze della gestione con l’obiettivo di accompagnare e monitorare il processo innovativo. Grazie alla nascita degli staff

all’innovazione è stato possibile recuperare una visione unitaria e integrata dell’azione

del tribunale, potenziando le capacità del vertice dell’organizzazione (Presidente del Tribunale e Dirigente Amministrativo) e presidiando l’organizzazione stessa dell’ufficio

146

in modo tale da moltiplicare le capacità d’intervento e di sostegno al lavoro delle line del tribunale.

2. L’evoluzione (o l’auspicata rivoluzione) del sistema delle interdipendenze tra uffici giudiziari. PCT è una tecnologia sistemica che abilita nuovi servizi e funzioni. Questa caratteristica richiede una forte integrazione nei continui processi d’input-output ovvero ha bisogno di controllare che i processi all’origine e a valle siano coerenti con le esigenze degli attori coinvolti. Per questo dopo aver avviato il processo di PCT bisogna controllare che tutte le fasi di lavoro dei processi di produzione documentale appartengano alla stessa tecnologia. Questo comporta per gli uffici la necessità di affrontare in maniera sinergica e unitaria i molti flussi documentali e di scambio tra di loro. Appare chiaro come sia necessaria un continuo scambio d’informazioni tra gli uffici all’interno dei tribunali, ma nei fatti ogni singolo Ufficio Giudiziario è autonomo e indipendente dagli altri quindi non ha alcun obbligo apparente a concordare prassi e procedure di scambio informativo e organizzativo. È stato quindi fondamentale costruire un flusso d’informazioni che sta sviluppando processi di reingegnerizzazione dei flussi di lavoro tra uffici giudiziari diversi. Occorre rivisitare, approfittando anche delle diverse dimensioni delle singole organizzazioni degli Uffici Giudiziari, il sistema di allocazione dei dirigenti amministrativi, dirigenti che oltre ad essere sempre previsti e assegnati dovranno assumere dirigenze di più Uffici Giudiziari molto connessi tra di loro (Tribunali e Procura per esempio) prevedendo la dirigenza di un singolo ufficio solo quando la realtà risulti essere veramente complessa. I dirigenti che avranno le responsabilità organizzative di flusso di lavoro avranno la possibilità di superare le barriere organizzative artificiali, che sono molto costose, e quando si troveranno in regime di mancanza di personale e in particolar modo di specifiche professionalità, potranno sviluppare staff amministrativi a supporto dei processi d’informatizzazione e organizzazione del lavoro per più Uffici Giudiziari in modo tale da poter operare su scala più ampia e quindi anche con più possibilità di qualificazione delle professionalità. 3. La prospettiva territoriale della Giustizia. L’ultima dimensione di sviluppo organizzativo fa riferimento al mondo della Giustizia e degli Uffici Giudiziari all’interno del loro ambiente territoriale di riferimento, spostando l’attenzione sulla capacità complessiva di offrire una risposta efficace ai problemi e alle domande degli utenti della giustizia. Quando si parla di Giustizia si fa riferimento, oltre agli Uffici Giudiziari presenti sul territorio, indirettamente anche ad altri attori locali come Comuni, Camere di Commercio, ASL. Lo sviluppo negli anni a livello locale di

147

“tavoli”, “patti” e altro tipo di accordi fra Uffici Giudiziari e amministrazioni locali hanno fatto in modo che gli Uffici Giudiziari ottenessero risorse aggiuntive per gestire i servizi per attivare i loro progetti d’innovazione e oggi per fare in modo che la logica di azione del Processo Telematico sia trasferita anche alle procedure amministrative che coinvolgono gli enti locali territoriali. Questo ha causato una forte cooperazione fra Uffici Giudiziari ed enti locali territoriali aprendo l’organizzazione degli Uffici Giudiziari a una visione più ampia ma anche più specificata e adatta al ambiente territoriale e della comunità locale servita.