Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno

Il paragrafo 8.4 della ISO 9001:2015 si pone lo scopo di accertare che i processi, i prodotti- servizi che l’organizzazione acquista da un fornitore esterno consentano di garantire al proprio cliente la conformità del prodotto-servizio finale, costituendo un’adeguata valutazione al fine di limitare il più possibile gli eventuali rischi e cogliere le opportunità. Per prodotto-servizio acquistato s’intende tutto ciò che è all’interno di un prodotto, che serve per fabbricarlo, per testarlo o per consegnarlo. I requisiti di questo punto della norma sono simili a quelli contenuti nel paragrafo 4.1 e 7.4 della ISO 9001:2008, ma nella versione attuale i concetti di controllo degli acquisti-prodotti-servizi e dei processi affidati in outsourcing sono stati riassunti in quest’unico punto. Tutti i prodotti-servizi di origine esterna, indipendentemente dal fatto di esseri forniti da un fornitore, da un’azienda che faccia parte dello stesso gruppo dell’organizzazione, da un partner o da un subappaltatore, devono essere controllati. Rispetto al precedente punto 7.4 che richiedeva che le organizzazioni mantenessero registrazioni dei criteri per la selezione dei fornitori, la nuova ISO 9001:2015 chiede anche di stabilire criteri specifici per monitorare le performance dei fornitori, nonché di mantenere informazioni documentate dei risultati della valutazione, del monitoraggio e della rivalutazione delle performance. Inoltre il requisito della ISO 9001:2008 che affermava che si facessero controlli sui prodotti acquistati per controllarne l’aderenza ai requisiti, è stato sostituito con quello di controllare che i prodotti acquistati non abbiano effetti negativi sulla capacità dell’organizzazione di consegnare al cliente prodotti-servizi conformi.

Lo standard 2015 oltre che il processo di definizione dei controlli da applicare ai fornitori esterni, ai prodotti-servizi forniti, chiede di verificare l’eventuale impatto dei processi, dei prodotti-servizi forniti sull’organizzazione e di valutare la percezione che essa ha dell’efficacia dei controlli applicati da parte del fornitore. Il rapporto tra organizzazione e fornitori si sviluppa in 4 fasi nelle quali, l’organizzazione: dà una valutazione iniziale, effettuata in base all’impatto che il fornitore potrebbe avere sul prodotto-servizio finale, a criteri specifici stabiliti per la selezione e la prima valutazione dei fornitori; raccoglie, revisiona e trasmette al fornitore ogni informazione utile per poter collaborare al meglio; verifica il processo, prodotto-servizio approvvigionato; rivaluta periodicamente i fornitori. L’organizzazione è tenuta a stabilire ed utilizzare processi che consentano un’idonea valutazione, selezione e controllo di ciò che viene ricevuto dall’esterno, fissando criteri precisi per la valutazione, la selezione e il monitoraggio delle performance dei fornitori che dovranno essere rivalutati, in periodi stabiliti, in base alla loro capacità di fornire processi, prodotti-servizi conformi, quando: il prodotto-servizio diventa parte di un prodotto o di un

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servizio che l’organizzazione fornisce a un cliente e deve essere gestito all’interno del processo di approvvigionamento; i fornitori esterni inviano un prodotto-servizio direttamente al cliente finale di un’organizzazione a proprio nome, senza che essi transitino dall’azienda, è il caso di prodotti-servizi che l’organizzazione vende ma che altri si preoccupano di produrre, erogare e di far avere direttamente ai suoi clienti. Una volta che l’ordine viene registrato e che il lavoro viene affidato all’esterno, l’organizzazione deve esercitare appositi controlli su tutto il processo; infine un processo o una parte viene affidato dall’organizzazione all’esterno in outsourcing, essa è coinvolta nella produzione del prodotto-servizio, ma alcuni aspetti vengono affidati a fornitori esterni. I controlli andranno determinati dall’organizzazione in base al possibile impatto che i prodotti-servizi forniti dall’esterno possono avere sulla capacità dell’organizzazione di aderire ai requisiti della clientela e all’efficacia dei controlli eseguiti dal fornitore sul prodotto-servizio che fornisce all’organizzazione. Inoltre è importante che l’organizzazione, per la corretta gestione delle verifiche dei fornitori, indichi la tipologia, l’estensione da applicare, dove, quando e da chi deve essere fatta.

I fornitori valutati e scelti in base alle migliori caratteristiche offerte, relative alla loro capacità, disponibilità, prezzo, situazione economica, qualità del loro sistema, per garantire la conformità dell’output richiesto, devono ricevere dall’organizzazione le giuste informazioni dei requisiti, che ha stabilito, in merito: ai processi, prodotti e servizi forniti; all’approvazione per il rilascio di prodotti-servizi e per ogni processo di approvazione associato; alle metodologie, processi o strumenti richiesti; alla competenza e alla qualificazione del personale; alle interazioni con i controlli e il monitoraggio dei sistemi di gestione dell’organizzazione che saranno estesi al fornitore; alle attività di verifica e validazione che verranno estese ai fornitori presso la loro sede; all’esigenza di accordi relativi alla riservatezza di certe informazioni e alla necessità di dichiarazioni particolari; all’importanza della gestione dei rischi; al bisogno di procedere con eventuali azioni correttive. Una volta che avranno erogato il servizio, andranno monitorati tramite misurazioni utili per migliorare la loro gestione da parte dell’organizzazione e le performance, tenendo conto dei seguenti criteri: il rispetto delle tempistiche di consegna e della quantità concordata; il giusto luogo di consegna; la corretta identificazione delle merci- prodotti consegnati; il rispetto dell’imballaggio di fornitura; il rispetto dei requisiti del contratto o dell’ordine; la correlazione dei prodotti con i risultati dei test richiesti; se le merci e i prodotti consegnati superino i test interni dell’azienda; le performance delle merci e dei prodotti devono essere soddisfacenti per ciò che riguarda l’impiego concordato con il fornitore; la comunicazione con il fornitore deve essere semplice ed efficace; la soluzione efficiente di eventuali problemi da parte del fornitore.

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Per quanto riguarda, invece, le informazioni documentate l’organizzazione deve mantenere registrazioni relative alla selezione, al monitoraggio, alla valutazione e alla periodica rivalutazione del fornitore.