4. La nuova norma UNI EN ISO 9001:2015 Parte 1
4.1 La nuova norma UNI EN ISO 9001:2015
Per assicurare l’aggiornamento degli standard, le norme ISO subiscono un processo di revisione ogni 5-10 anni, allo scopo di “stare al passo” coi cambiamenti attinenti agli aspetti del panorama economico, politico, sociale.
Con la sigla ISO 9000 si identifica una serie di normative e linee guida sviluppate dall’ Organizzazione Internazionale per la normazione o ISO, che definiscono i requisiti per la realizzazione, in un’organizzazione, di un Sistema di Gestione della Qualità al fine di condurre i processi aziendali, a migliorare l’efficacia e l’efficienza nella realizzazione del prodotto, nell’erogazione del servizio, ottenendo ed incrementando la soddisfazione del cliente. A tal proposito deve essere ricordata la definizione di sistema di gestione inteso come insieme di procedure che un’organizzazione deve seguire per raggiungere i suoi obiettivi, attraverso l’adeguamento ad un preciso standard da impiegare nella sua realizzazione; nello specifico un Sistema di Gestione Qualità è l’insieme delle attività interdipendenti attraverso le quali l’organizzazione soddisfa i requisiti dei suoi clienti e delle parti interessate in tema di qualità, attraverso l’adattamento allo standard ISO 9001, la normativa di riferimento per chi vuole sottoporre a controllo qualità il proprio processo produttivo in modo ciclico, partendo dalla definizione dei requisiti dei clienti, arrivando al monitoraggio di tutto il percorso-processo produttivo.
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Figura 2 - L’evoluzione delle norme della serie ISO 9000
La norma ISO 9001, come mostrato nella Figura 2, è stata emessa nel 1987, rivista una prima volta nel 1994 e revisionata sostanzialmente nel 200036. Il 14 novembre 2008 l’ISO
ha pubblicato l’edizione ISO 9001:2008, una “light review”, a cui non sono stati aggiunti o tolti requisiti ma, meglio specificati quelli esistenti, recepita nello stesso anno dall’UNI, con la UNI EN ISO 9001:2008. I cambiamenti che hanno orientato la nuova edizione della norma ISO 9001:2015, sono iniziati dalla crisi economico-finanziaria di fine 2008 che ha portato ad un ambiente maggiormente globale, complesso e dinamico. Una crisi che mise “KO” mercati e aziende, in cui solo le imprese economicamente virtuose, ossia in grado di contare sulla propria redditività e su forti fonti di autofinanziamento, riuscirono a garantire la permanenza all’interno del sistema economico. Una decadenza generata dalla maggiore difficoltà nel reperimento delle risorse economico-finanziarie, che prima erano facilmente reperibili presso gli istituti di credito e di finanziamento a medio-lungo termine, innalzando non di poco il debito di finanziamento. Per le imprese diventò fondamentale ridefinire le loro politiche di approvvigionamento37 e di vendita, per far fronte ai fabbisogni finanziari, ai flussi
36 La “chiave di volta” per l’affermazione su scala internazionale delle norme sulla gestione per la qualità è stata la
pubblicazione del pacchetto Vision 2000, che identifica una serie di norme e linee guida sviluppate dall’ISO, basate su un modello di assicurazione qualità utile per organizzare e tenere sotto controllo i processi aziendali indirizzandoli alla soddisfazione del cliente. Esso comprende le seguenti norme: UNI EN ISO 9000, definisce i fondamenti e la terminologia del nuovo sistema normativo, definendo il lessico per la 9001 e 9004; UNI EN ISO 9001, specifica i requisiti di un sistema di gestione per la qualità che un’organizzazione deve soddisfare per fornire prodotti che rispettano i requisiti cogenti e dei clienti, accrescendo la soddisfazione di quest’ultimi attraverso l’applicazione efficace del sistema; UNI EN ISO 9004, una norma complementare alla 9001, fornisce linee guida per migliorare le prestazioni e garantire l’efficacia del sistema. Tale pacchetto ha avuto il merito di facilitare l’evoluzione da un concetto di qualità di tipo contrattualistico, il concetto di assicurazione qualità, focalizzato sulla fornitura di un prodotto-servizio conforme e le relative garanzie, ad un modello di gestione per la qualità più pervasivo, basato sul cosiddetto “approccio per processi” e sull’adozione del ciclo PDCA, facendo leva su concetti come soddisfazione del cliente, orientamento al cliente, miglioramento continuo. La Vision 2000 ha rappresentato una “rivoluzione culturale” e contribuito in maniera decisiva a creare una cultura della qualità.
37 L’approvvigionamento è il reperimento delle materie prime, beni e servizi necessari al funzionamento di un’attività produttiva
o al sostentamento della famiglia o di una comunità. Le fasi di approvvigionamento, per le attività economico-produttive, possono essere sintetizzate nel modo seguente: valutazione dei fabbisogni quantitativi, qualitativi ed economico-finanziari;
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di cassa, alla capacità di autofinanziarsi, quindi alla forza contrattuale nella gestione del debito di finanziamento38. Il tutto dimostrò come i processi aziendali e le loro dinamiche non
potevano essere considerati indipendentemente dall’incidenza economico-finanziaria dei rispettivi risultati.
Accanto ai tradizionali strumenti di controllo costituiti dalla contabilità generale, dalla contabilità industriale, dal business plan e dai bilanci di verifica e di esercizio39, si sono così
maggiormente diffuse e applicate moderne tecniche di controllo, orientate al monitoraggio dei flussi economico-finanziari mirati alla verifica dei costi e dei ricavi, con riferimento sia alla capacità reddituale (potenziale capacità di produrre un reddito, ossia una flusso di ricchezza durante un periodo di tempo specifico) che ai valori di fatturato (somma dei ricavi dell’impresa); diventando sempre più utile l’applicazione di un controllo totale del sistema di gestione, non solo basato sul controllo dei rischi, ma bensì sulla prevenzione degli stessi, il cosiddetto Risk Management, consistente nel pianificare i propri processi mettendo in luce gli elementi di criticità in modo da individuare le attività, le logiche, le informazioni, i dati da raccogliere, necessari per fornire gli strumenti di analisi e prevenzione opportuni per garantire il conseguimento degli obiettivi definiti.
Le cause, cosi come lo stesso processo di revisione della norma ISO 9001:2008 hanno radici lontane, nel febbraio 2009 il comitato tecnico dell’ISO TC176-SC2 “Quality Systems”, in occasione del meeting internazionale di Tokyo, decise di elaborare un’indagine on-line, su scala mondiale, indirizzata agli utilizzatori degli standard ISO 9001 ed ISO 9004, al fine di comprendere le aspettative ed ottenere informazioni per assicurare la continua rilevanza di mercato delle norme stesse. L’indagine, avviata tra ottobre 2010 e febbraio 2011, ha
pianificazione degli acquisti e delle consegne; valutazione dei mercati di approvvigionamento e richiesta dei preventivi ad un numero adeguato di fornitori al fine di permettere confronti competitivi; valutazione delle offerte e decisione sui tempi di consegna, bilanciando le esigenze derivanti dai fabbisogni produttivi e di esercizio con le disponibilità effettive dichiarate dai fornitori; scelta del prezzo-costo valutando i prezzi unitari, il lotto d’acquisto in funzione del prezzo, congruenza delle specifiche di prodotto richieste, qualità, tempi di consegna, condizioni finanziarie, oneri di trasporto e grado di affidabilità del fornitore circa i parametri di scelta citati.
38 Il finanziamento è il mezzo attraverso il quale gli investimenti sono possibili. In ambito economico l’investimento è definito
come l’atto finanziario di una figura, detta investitore, mirata a incrementare il capitale e l’acquisizione o la creazione di nuove risorse dedite al processo produttivo con il fine di incrementare il profitto futuro. In economia aziendale sono debiti di finanziamento o finanziamenti diretti, gli apporti di capitale che provengono da fonti esterne all’impresa come istituti di credito, banche, allo scopo di sopperire alle necessità economiche della stessa, in particolare negli investimenti che vengono coinvolti nel processo produttivo. Esso si inserisce nella situazione patrimoniale dei finanziamenti che attingono al capitale di terzi.
39 Di seguito le definizioni dei classici strumenti di controllo aziendali. La contabilità è il sistema di rilevazione continua di ogni
evento di rilevanza economica. L’ambito tipico di utilizzo della contabilità è qualsiasi struttura operativa, sia pubblica che privata. In azienda ci sono due funzioni fondamentali: mercantile-commerciale, che collega l’azienda con il mondo esterno e riguarda l’acquisto di materie prime e la vendita di prodotti o servizi; industriale-tecnica, che sta all’interno e riguarda i processi di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti. Da questa distinzione derivano due metodi di gestione contabile: contabilità generale, registra tutti i fatti amministrativi intercorsi tra l’azienda e l’ambiente esterno. I dati rilevati sono solo quelli accertati, sono sintetici e storici; contabilità industriale, registra solo fatti di gestione interna. I dati rilevati possono essere analitici, riclassificando costi e ricavi rilevati dalla contabilità generale, possono derivare da previsioni o essere predeterminati, sono attuali. Mentre il business plan è un documento che sintetizza i contenuti e le caratteristiche di un progetto imprenditoriale, viene utilizzato sia per la pianificazione e gestione aziendale che per la comunicazione esterna, in particolare verso potenziali finanziatori o investitori. Invece Il bilancio d’esercizio è l’insieme dei documenti contabili che un'impresa deve redigere periodicamente, ai sensi di legge, allo scopo di perseguire il principio di verità ed accertare in modo chiaro, veritiero e corretto la propria situazione patrimoniale e finanziaria, al termine del periodo amministrativo di riferimento, nonché il risultato economico dell'esercizio stesso. Infine il bilancio di verifica è il documento che riepiloga ad una certa data i saldi e i movimenti di tutti i conti aziendali.
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fornito i primi input al futuro processo di revisione. Sempre all’interno dell’ISO TC176-SC2 si procedette a richiedere agli stati membri, attraverso le rispettive commissioni tecniche nazionali, di fornire contributi per nuovi temi da inserire nella nuova edizione della ISO 9001 ai fini della definizione delle specifiche di progetto, nonché di avviare un ampio confronto sulla revisione dei principi relativi alla gestione per la qualità.
Nel 2012, al termine del riesame formale dello standard ISO 9001, emerse la decisione di procedere con la revisione della norma. L’Italia, attraverso l’UNI e nello specifico con la Commissione Tecnica “Gestione per la qualità e metodi statistici”, ricoprì un ruolo importante riguardo le attività in esame. Sin dall’inizio del processo di revisione, la Commissione Tecnica predispose un documento nazionale, denominato “Position Paper40”,
sul processo di revisione della ISO 9001, nel quale erano elencate con chiarezza, tanto le criticità della precedente edizione, quanto le aspettative per una revisione che fosse profonda ed il più possibile adeguata alle specificità del tessuto socio-economico italiano, dominato da piccole-medie imprese.
L’iter che ha preceduto la pubblicazione della norma è suddiviso in più steps, iniziati nel 2013 e terminati nel 2015, così formati:
Ø Commitee Draft (CD1)
La prima bozza dello standard che è stata predisposta dal Comitato Tecnico TC 176-SC 2, la quale circolava tra i membri ISO perché potessero decidere come proseguire il lavoro di sviluppo.
Ø Commitee Draft (CD 2)
Realizzazione della seconda bozza di norma, a seguito di commenti e valutazioni dei membri appartenenti ai TC degli enti nazionali rappresentati nel TC ISO.
Ø Draft International Standard (DIS)
40 Si riporta di seguito una sintesi dei 10 punti fondamentali della versione ufficiale del “Position Paper” nazionale (documento
ISO-TC 176-SC 2 N1116, novembre 2012) riferito al processo di revisione della ISO 9001: 1. Sviluppare una norma più esplicitamente correlata ai principi della gestione per la qualità e al valore percepito da organizzazione, clienti e parti interessate; 2. Una più forte relazione fra le norme della famiglia ISO 9000, tra la ISO 9001 e le ISO 9000 e ISO 9004, quale insieme stabile di norme di riferimento per tutto il corpo normativo sulla gestione per la qualità; 3. Enfatizzare il legame tra l’applicazione del SGQ e gli indirizzi strategici complessivi dell’organizzazione, fornendo strumenti all’Alta Direzione anche in termini di valutazione di “ritorno dagli investimenti”; 4. Enfatizzare il legame tra la politica per la qualità e il contesto esterno e interno dell’organizzazione, valutando altresì l’inclusione di elementi quali sviluppo sostenibile, responsabilità sociale, business continuity; 5. Sviluppare una norma più attraente per le piccole e micro imprese, dunque un documento sintetico, essenziale e scritto in un linguaggio semplice; 6. Basare l’applicazione della norma sull’effettiva conoscenza e condivisione dei suoi contenuti e metodi di applicazione all’interno dell’organizzazione, fornendo strumenti per una comprensione profonda dei requisiti e relativa attuazione, con particolare enfasi sulla partecipazione attiva e competenza delle persone; 7. Richiedere all’organizzazione di indicare quali approcci strutturati, metodi, strumenti intende adottare per soddisfare i requisiti del sistema gestione qualità; 8. Richiedere all’organizzazione di sviluppare un approccio strutturato alla valutazione dei rischi associati a ciascuno dei processi del SGQ e come supporto al processo decisionale; 9. Evitare, per quanto possibile, la focalizzazione sull’uso della norma a fini certificativi, cercando di attirare l’attenzione dell’Alta Direzione sui benefici effettivamente ricavabili dall’applicazione della norma stessa, fornendo strumenti di autovalutazione; 10. Una maggiore apertura e trasparenza verso i clienti-parti interessate, anche offrendo possibilità di valutazione-auditing di alcuni elementi del SGQ.
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Documento in forma di bozza dello standard, al quale potevano essere apportate modifiche formali ma non sostanziali. In questa fase inoltre gli standard erano soggetti a commenti da parte del pubblico, anche di chi non faceva parte del TC.
Ø Final Draft International Standard (FDIS)
Ultima bozza emessa e soggetta ad ulteriore inchiesta pubblica. Ø International Standard (IS)
La forma ufficiale di norma ISO, pubblicata il 15 settembre 2015, fu ratificata dal Presidente dell’UNI e divenne parte del corpo normativo italiano il 23 settembre dello stesso anno. Come definito dall’Associazione Internazionale degli Organismi di Accreditamento o IAF, le aziende, certificate in riferimento alla revisione 2008 della ISO 9001 devono effettuare la transizione alla nuova versione entro settembre 2018 ma, dalla data della pubblicazione, possono già certificarsi in riferimento alla nuova normativa. Per tutti i 36 mesi successivi alla data di pubblicazione della norma ISO 9001:2015, saranno valide sia le certificazioni emesse a fronte della ISO 9001:2008, sia le certificazioni emesse a fronte delle nuove ISO 9001:2015. A settembre 2018, dopo 3 anni dalla pubblicazione del nuovo standard, le certificazioni accreditate emesse a fronte delle ISO 9001:2008 perderanno di validità e verranno revocate, quindi dovranno essere aggiornate ed emesse in accordo alla ISO 9001:2015. La transizione potrà avvenire nel corso di un regolare audit di ri-certificazione o di sorveglianza ma, se l’organizzazione lo riterrà opportuno, potrà richiedere di effettuare la transizione, programmando un audit supplementare oltre quelli già previsti dal classico ciclo triennale. L’ orizzonte di validità della norma è decennale, valido dal 2015 al 2025.
Figura 3 - Periodo di transizione verso la nuova ISO 9001:2015